¿Qué entendemos por gestión de inventario?
La gestión de inventario es el proceso de ordenar, manejar, almacenar y usar los activos no capitalizados de una empresa, también conocido como su inventario. Para algunas empresas, esto implica materias primas y componentes, mientras que otras solo pueden tratar con artículos terminados listos para la venta.
De cualquier manera, la gestión de inventario se reduce al equilibrio: tener la cantidad correcta de existencias, en el lugar correcto y en el momento adecuado. Y esta guía le ayudará a lograr precisamente eso.
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Gestión de inventario minorista
Minorista es el término general utilizado para describir las empresas que venden productos físicos a los consumidores. Si bien no es exclusivo del comercio minorista, la gestión de inventario tiende a desempeñar un papel más importante en esta industria que en cualquier otra.
Por lo tanto, nos centraremos principalmente en la gestión de inventario desde una perspectiva minorista dentro de esta guía.
La venta al por menor se puede dividir en varias áreas:
- Desconectado. Cuando una empresa vende a través de una tienda física o una ubicación física.
- En línea. Donde una empresa vende a través de Internet a través de un sitio web de comercio electrónico o mercado.
- Multicanal. Cuando una empresa vende en varios lugares diferentes, generalmente una combinación de sitios web y mercados en línea.
- Omnicanal. Donde una empresa proporciona una experiencia unificada e integrada para los clientes en todos los diferentes canales en línea y fuera de línea en los que vende.
Las empresas también pueden optar por operar a través de canales mayoristas. Esto implica vender inventario (generalmente a granel) directamente de empresa a empresa (B2B) o participar en comercio electrónico B2B.
Por lo tanto, el inventario de una empresa deberá gestionarse de acuerdo con cuál de estos modelos minoristas opera.
Gestión de inventario en acción
Hemos cubierto la amplia definición de gestión de inventario. Pero, ¿qué es lo que realmente implica cuando se trata de hacer que ocurra una buena gestión de inventario?
Conclusión:
Desea mantener los niveles de inventario equilibrados en todo momento sin tener demasiado o muy poco de cada producto en stock.
Esto suena simple, pero rara vez lo es. En realidad, una buena gestión de inventario se reduce a la comprensión:
- Tipos de inventario. Para que sepa qué tipo de inventario está en dónde y pueda tener una visibilidad completa sobre él.
- Previsión de inventario. Así que sabe cuánto stock se necesita para satisfacer la demanda en un período de tiempo próximo.
- Compra de inventario. Para que sepa cuándo y cómo crear órdenes de compra para volver a ordenar nuevas existencias.
- Almacenamiento de inventario. Para que sepa cuánto de cada artículo de inventario se puede alojar adecuadamente y a dónde enviarlo.
- Análisis de inventario. Por lo tanto, puede usar métricas para tomar decisiones más informadas sobre su inventario a medida que pasa el tiempo.
- Técnicas de manipulación. Para que pueda reservar, guardar, recoger, empacar y enviar inventario de manera rápida y eficiente cuando sea necesario en sus diversas ubicaciones.
- Seguimiento multicanal. Por lo tanto, tiene visibilidad de dónde está exactamente su inventario, así como adiciones (compras) y sustracciones (ventas & contracción), para dar una cifra lo más cercana posible a una cifra de existencias en vivo.
- Contabilidad de inventario. Para que pueda registrar adecuadamente su inventario en documentos financieros.
- Sistemas de gestión de inventario. Por lo tanto, puede automatizar la mayor parte del proceso de gestión de inventario posible.Elegir un Sistema de Gestión de Inventario
Estos son los ingredientes básicos de la gestión de inventario de calidad. Y tendrá que adoptar un enfoque sistemático con el fin de equipar mejor su negocio para el crecimiento a largo plazo.
Afortunadamente, ampliamos cada uno de estos puntos en profundidad dentro de los diferentes capítulos de esta guía.
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La importancia de la gestión de inventario
Una buena gestión de inventario es una parte vital de la gestión de una empresa minorista. Sin inventario, el negocio no tiene valor, ya que ya no tiene existencias con las que generar ingresos.
Una buena gestión de inventario ayuda a proporcionar una experiencia de cliente perfecta, mejorar el flujo de caja y maximizar los beneficios, evitar la contracción y el desperdicio, y optimizar el proceso de cumplimiento. Todo lo cual lo convierte en una tarea imperiosa para los minoristas serios.
Un negocio minorista es inútil sin su inventario. Por lo tanto, si bien puede que no sea el tema más emocionante, la gestión de inventario es de vital importancia para la longevidad de su negocio.
Una buena gestión de inventario ayuda con:
- Experiencia del cliente. No tener suficiente stock para cumplir con los pedidos puede causar ventas excesivas y, en última instancia, clientes insatisfechos.
- Mejora del flujo de caja. Poner dinero en efectivo en demasiado inventario a la vez significa que no está disponible para otras cosas, como nómina o marketing. Tener un control firme de los niveles de inventario es clave para mantener un buen flujo de caja.
- Evitar la contracción. Comprar demasiado del inventario incorrecto y / o no almacenarlo correctamente puede llevar a que se convierta en «muerto», estropeado o robado.
- Optimización del cumplimiento. El inventario que se guarda y almacena correctamente se puede recoger, embalar y enviar a los clientes de forma más rápida y sencilla.
¿Cuáles son los cuatro tipos de inventario?
Hay varios tipos diferentes de inventario que una empresa puede encontrar mientras maneja y controla sus existencias. Los principales son:
- Materias primas.
- Inventario de trabajo en curso (WIP).
- productos Terminados.
- Mantenimiento, reparación & mercancías de operaciones (MRO).
También incluimos los materiales de embalaje como un quinto tipo de inventario que un minorista de comercio electrónico puede necesitar llevar un registro.
¿Cómo hacer un seguimiento del inventario?
El seguimiento de inventario se puede realizar de diversas maneras, desde papel de pluma &, hasta hojas de cálculo en línea y software de inventario completo. Cubrimos cada método en detalle (incluida una plantilla de hoja de cálculo) en nuestro capítulo dedicado al seguimiento del inventario.
Cuantos más canales de venta vendas (y más ventas hagas en cada uno), más difícil se vuelve esta práctica. Por lo tanto, la mayoría de las empresas minoristas multicanal en crecimiento buscarán algún tipo de sistema automatizado para encargarse del seguimiento de inventario para ellos.
¿Cómo administrar el inventario de manera efectiva?
El primer paso es comprometerse con una previsión regular y bien organizada. Necesita tener una idea sólida de exactamente cuánto inventario tiene a mano y planea vender en un próximo período, para poder planificar las necesidades de reabastecimiento.
A continuación, tendrá que comprar un nuevo inventario de manera oportuna, preferiblemente en función de puntos de reordenación específicos. Y también asegúrese de tener la estructura organizativa adecuada configurada en su almacén para permitir un almacenamiento óptimo, una reducción mínima y un cumplimiento rápido y sistemático.
Una hoja de cálculo bien configurada o un sistema automatizado es esencial para administrar el inventario a través de múltiples canales de venta. De esta manera, sabrá exactamente dónde está el inventario, cuánto tiene a mano y minimizará las posibilidades de vender lo que tiene en exceso o en exceso.
¿Cuáles son los métodos de gestión de inventario?
Los métodos son algo que exploramos específicamente en nuestro capítulo sobre técnicas de gestión de inventario. Pero aquí hay algunos ejemplos de alto nivel de métodos para controlar el inventario:
- Elija una opción de cumplimiento adecuada.
- Tome en serio la previsión.
- Establece puntos de reordenación para cada producto.
- Utilice EOQ para obtener cantidades de pedido óptimas.
- Dé a cada variante un contenedor de almacén dedicado.
- Vender primero el inventario anterior.
- Priorizar con análisis ABC.
- Siempre realiza un seguimiento de tus métricas.
- Verifique la precisión con recuentos regulares.
- Automatice tanto como sea posible.
Términos clave de gestión de inventario
La gestión de inventario es un tema complejo. Y hay muchos sistemas, procesos y piezas generales que entran en el rompecabezas.
Aquí hay un glosario de términos clave que es probable que encuentre:
| Inventario promedio | El inventario promedio disponible durante un período de tiempo determinado, calculado sumando el Inventario Final (EI) al Inventario Inicial (BI) y dividiéndolo por dos. |
| Costo medio de inventario | Método de valoración de inventario que basa su cifra en el costo medio de los artículos a lo largo de un período contable. |
| Pedido pendiente (BO) | Un pedido de un producto que actualmente está agotado y, por lo tanto, aún no se puede completar para el cliente. |
| Escáner de código de barras | Dispositivo que se utiliza para identificar digitalmente los artículos a través de un código de barras único y, a continuación, realizar tareas de inventario y cumplimiento, como la reserva, la selección, los recuentos, etc. |
| Inventario inicial (BI) | El valor de cualquier inventario disponible no vendido al comienzo de un período contable. |
| Paquetes | Un grupo de productos individuales en un inventario que se reúnen para vender como una virtud de un único SKU. |
| Costos de transporte | Los costos totales asociados con el mantenimiento y almacenamiento de inventario en un almacén o instalación hasta que se venda al cliente. |
| Costo de los bienes vendidos (COGS) | Costos directos de compra y / o producción de cualquier bien vendido, incluido todo lo que se utilizó en él: materiales, mano de obra, herramientas utilizadas, etc. NO incluye los costos indirectos, como la distribución, la publicidad, los costos de la fuerza de ventas, etc. |
| Existencias muertas | Inventario que permanece sin vender durante un período de tiempo lo suficientemente largo como para que se considere obsoleto y prácticamente invendible. |
| Inventario final (EI) | El valor de cualquier inventario disponible no vendido al final de un ejercicio contable. |
| First-in-first-out (FIFO) | Un método de valoración de inventario que asume que las acciones que se compraron primero, también son las primeras en venderse. |
| Recuento de inventario | También conocido como inventario, este es el proceso sistemático de hacer un recuento físico del inventario para verificar la precisión. |
| Contracción de inventario | La contracción de inventario es un término contable para indicar artículos de inventario que han sido robados, dañados que no se pueden reparar o perdidos entre el punto de compra y el punto de venta. |
| Valoración de inventario | El proceso de dar un valor monetario al inventario no vendido con el fin de mostrarlo como activo de la empresa en los registros financieros. |
| Variante de inventario | Las variaciones de un solo producto que una empresa puede tener en su inventario. Por ejemplo, llevar una camiseta de varios colores y tallas. |
| Visibilidad del inventario | La capacidad de una persona o empresa para ver exactamente dónde está su inventario y cómo se está utilizando. |
| Last-in-first-out (LIFO) | Un método de valoración de inventario que asume que los productos más recientes agregados a su inventario son los que se venderán primero. |
| Plazo de entrega | El tiempo que tarda un proveedor en entregar un nuevo stock en la ubicación deseada una vez que se ha emitido una orden de compra. |
| Multicanal | Un modelo minorista que vende en múltiples lugares diferentes, generalmente en línea a través de una combinación de sitios web y mercados. |
| Omnicanal | Un modelo minorista que va más allá de la multicanal para integrar todos los canales de ventas en línea y fuera de línea de una empresa en una experiencia de cliente unificada. |
| Cumplimiento de pedidos | El proceso de obtener el pedido de venta de un cliente desde su almacén o centro de distribución hasta que esté en su posesión. |
| Gestión de pedidos | El proceso sistemático de gestión de pedidos detrás de la organización, gestión y cumplimiento de todos los pedidos de venta que entran en una empresa. Desde la recepción de pedidos y el procesamiento de pagos, hasta la recogida, el embalaje, el envío, la gestión de devoluciones y la comunicación con los clientes. |
| Sobreventa | Tomar pedidos en línea para un producto que resulta estar agotado (generalmente debido a una mala administración de inventario). Evitar las ventas excesivas es clave para proporcionar una experiencia de alta calidad a los clientes en línea. |
| Gestión periódica de inventario | Un tipo de sistema de inventario que implica el uso de procesos manuales para contar y actualizar periódicamente los niveles de existencias disponibles. |
| Gestión de inventario permanente | Un tipo de sistema de inventario que implica automatizar el seguimiento de su inventario para que se mantenga actualizado permanentemente en tiempo real. |
| Inventario de tuberías | Cualquier inventario que aún no ha llegado a su destino final de los estantes de almacén de una empresa, pero que actualmente está «en ruta» en algún lugar de su cadena de suministro, por ejemplo, que está siendo fabricado o enviado por el proveedor. |
| Orden de compra (PO) | Un documento comercial creado por una empresa para su proveedor, en el que se detallan las cantidades, los artículos y los precios acordados para nuevos productos que se agregarán al inventario disponible. |
| Orden de venta (SO) | Un documento creado cuando un cliente realiza una compra, que detalla qué productos deben recibirse y cuánto se ha pagado o se debe. |
| Unidad de mantenimiento de existencias (SKU) | Un SKU es un código alfanumérico único aplicado a cada variante del inventario de una empresa, que ayuda a identificar y organizar fácilmente un catálogo de productos. |
| Cadena de suministro | El flujo completo que un producto o mercancía lleva desde el origen hasta el consumidor, incluidas las materias primas, los productos terminados, los mayoristas, los almacenes y el destino final. Un minorista solo puede ser directamente responsable de ciertos segmentos de esta cadena de suministro, pero aún así debe ser consciente de ello en su totalidad para los productos que vende. |
| Logística de terceros (3PL) | Se refiere al uso de un tercero externo para manejar el almacenamiento, el inventario, el cumplimiento y/o el servicio al cliente en nombre de una empresa minorista. |
Fórmulas clave de gestión de inventario
No es solo una terminología común que necesita saber cuando se trata de gestión de inventario. También hay algunas fórmulas específicas de las que tomar nota.
Profundizaremos en cómo y cuándo usar estas fórmulas más adelante en esta guía. Pero aquí hay un recorrido rápido para usar como punto de referencia:
1) Rotación de inventario
La relación de rotación de inventario mide cuántas veces se vende su inventario en un período de tiempo determinado. Por lo tanto, es una métrica de análisis crítico que muestra la eficacia con la que se gestiona el inventario en general.
La fórmula toma el costo de los bienes vendidos (COGS) durante un período específico, y lo divide por el inventario promedio durante el mismo período.
En términos generales, las tasas de rotación de inventario más altas indican un mejor rendimiento y eficiencia. Esto se debe a que la empresa obtendría a través de sus existencias de inventario con más frecuencia, minimizando los costos de transporte por unidad.
Esto da una idea de la eficiencia general de una empresa y sus procesos de gestión de inventario. Cuanto mayor sea la tasa de rotación de inventario, más eficiente será una empresa para superar su inventario.
Calculadora de volumen de negocios de inventario
Ingrese sus datos anteriores para calcular sus resultados
Volumen de ventas de su inventario = 0 veces
Sus días en el inventario = 0 días
2) Tasa de venta directa
La tasa de venta directa toma la cantidad de inventario que recibe un minorista y la compara con lo que realmente se vende durante un período determinado. Por lo general, se expresa como un porcentaje:
Esto ayuda a analizar si su inversión en un producto en particular está funcionando bien. Las tarifas bajas de venta a través indican que está sobrecomprado o tiene un precio demasiado alto, mientras que las tarifas altas de venta a través indican que puede haber comprado por debajo o tener un precio demasiado bajo.
Es una excelente manera de tomar decisiones sobre futuras cantidades de compra de un producto o de un proveedor en particular.
3) Días de inventario pendiente (DIO)
Días de inventario pendiente (DIO) mide el número típico de días que tarda el inventario en convertirse en ventas.
Es difícil obtener información a partir de un solo cálculo. Pero debe analizar los estándares típicos de la industria y también realizar un seguimiento de si está en tendencia hacia arriba o hacia abajo a medida que pasa el tiempo.
4) Stock de seguridad
El stock de seguridad es el stock de respaldo necesario para resolver problemas de suministro inesperados y/o cambios repentinos en la demanda.
Tenga en cuenta que desea tener suficiente stock de seguridad para satisfacer la demanda. Pero no tanto que el aumento de los costos de transporte suponga una tensión en el flujo de caja.
5) Punto de reordenación
El punto de reordenación ayuda a determinar cuándo pedir un nuevo inventario. Es un punto específico en el tiempo que actúa como un disparador para volver a ordenar tan pronto como las existencias han disminuido a ese nivel determinado.
Es importante tener en cuenta el tiempo de entrega de nuevo stock al configurar los puntos de reordenación. Debe sobrar suficiente stock para mantenerse al día con la demanda antes de que el inventario recién comprado esté disponible para la venta.
6) Cantidad de pedido económico (EOQ)
EOQ es una fórmula que ayuda a calcular exactamente cuánto inventario pedir. Tiene en cuenta la demanda típica de una empresa, los costos de pedido y los costos de transporte para proporcionar la cifra más económica posible:
Obviamente, esta es una fórmula bastante complicada de usar. Pero cubrimos esto con mayor profundidad en el Capítulo 4: Compra de inventario.
Software de gestión de inventario
Un software o sistema de gestión de inventario hace todo el trabajo pesado para un negocio minorista cuando se trata de su inventario. Realiza un seguimiento automático de las adiciones y sustracciones de inventario, sin depender de procesos manuales, en papel o en hojas de cálculo.
Sistemas como este se están volviendo cada vez más populares entre las empresas en crecimiento a medida que abordan los desafíos del comercio minorista multicanal y omnicanal moderno.
Elegir un sistema de gestión de inventario adecuado para su negocio puede ser un proceso complicado. Pero aquí hay algunas características fundamentales de un buen software:
- Seguimiento en tiempo real. Sincroniza una cifra de inventario en tiempo real en todos los canales de ventas y almacenes.
- Previsión. Utiliza datos de ventas anteriores para proyectar los requisitos de inventario estimados en el futuro.
- Compras. Ayuda a administrar todos los proveedores y órdenes de compra para un reabastecimiento de existencias rápido y fácil.
- Reglas & automatizaciones. Permite la creación de reglas de inventario, por ejemplo, para dictar cuánto stock se muestra en cada canal de ventas.
- Basado en la nube. Se accede desde cualquier lugar y los datos nunca se sobrescriben por los miembros del equipo que realizan cambios.
Muchos sistemas (como Veeqo) también ayudarán a administrar y automatizar una gran cantidad de otras tareas operativas, como ventas & pedidos al por mayor, selección & embalaje, envío y devoluciones.
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¿Puede Veeqo manejar la gestión de inventario por mí?
¡Sí! El software de gestión de inventario de Veeqo sincronizará el inventario multicanal, pronosticará los requisitos, organizará el stock del almacén, gestionará las órdenes de compra y también proporcionará la opción de ejecutar todo digitalmente a través de un escáner de códigos de barras. También hay funciones para manejar pedidos multicanal y envíos en el mismo sistema a
Esta guía inicial cubre todos los aspectos básicos de la administración de inventario. Pero hay mucho más en él que exploraremos en los próximos capítulos, comenzando a continuación con los diferentes tipos de inventario que debe tener en cuenta. También es posible que desee obtener más información sobre los informes de inventario.