Al igual que las empresas, es importante conservar sus talones de pago hasta que pueda conciliarlos con los informes anuales, lo que significa que debe conservar sus talones de pago durante 6-7 años. Es importante mantener registros de su información financiera, incluidos los talones de pago. Las empresas pueden requerir docenas de tipos de documentación fiscal y de apoyo durante un máximo de seis años. Si usted es una empresa, mantener registros de impuestos durante seis o más años puede ocupar espacio y los costos pueden aumentar. Evite el aumento de los costos de almacenamiento de documentos: trabaje con Lápiz azul hoy y considere el almacenamiento fuera del sitio. Obtenga un presupuesto en 30 minutos para el galardonado servicio de almacenamiento de documentos de GTA.
Cuánto Tiempo Debe Conservar Los Talones De Pago En Canadá
La Agencia de Ingresos de Canadá (CRA, por sus siglas en inglés) establece que cuando se trata de registros de impuestos sobre la renta, debe conservar todos los documentos de respaldo durante seis años. Incluso si no necesita adjuntar ciertos registros a sus declaraciones de impuestos, aún es importante mantenerlos archivados en caso de una revisión.
De acuerdo con la CRA, durante una revisión, incluso pueden solicitar documentos no oficiales, como cheques cancelados o estados de cuenta bancarios, que sirvan como prueba de cualquier deducción o crédito que haya reclamado.
Debido a que es muy importante tener a mano todos los documentos de respaldo, muchos sugieren que conserve sus talones de pago y otros documentos financieros durante siete años, solo para estar seguro. El período de seis años comienza al final de la temporada de impuestos y se basa en la fecha de su archivo. Si presenta su declaración de impuestos tarde, ¡el período de seis años también comienza tarde! Es por eso que lo mejor es conservar todos los documentos de respaldo durante siete años como una buena regla general (fuente).
Cuánto Tiempo Debe Conservar los Talones de Pago en Canadá – Una Infografía
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Guardar Talones De Pago-Información Para Empresas
Saber por cuánto tiempo almacenar documentos y registros de empleados es muy importante en el lugar de trabajo. Una buena organización es útil para todos y también es importante para cumplir con las reglas y regulaciones gubernamentales. Aferrarse a los documentos, ya sea demasiado o no lo suficiente, en realidad puede terminar costando mucho a las empresas. Esto es lo que necesita saber sobre cómo conservar talones de pago y otros documentos importantes.
Cuánto Tiempo Debe Conservar Los Talones De Pago: Conservar Durante 6-7 Años
Es importante conservar los talones de sueldo de los empleados hasta que pueda conciliarlos con los informes anuales. Una vez finalizado el período de seis (o siete) años, debería ser seguro utilizar una solución de trituración segura para garantizar la confidencialidad. Asegúrese de que los talones de pago se almacenen en un lugar seguro, ya que los registros de pago se consideran información personal. Lea más sobre el derecho a la privacidad de un empleado en la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá aquí.
Cómo Conservar los Talones de Pago-Mejores Prácticas
Según el Ministerio de Trabajo de Ontario (MOL): «La Ley de Normas de Empleo (ESA) requiere que los empleadores mantengan registros escritos sobre cada empleado durante un período de tiempo determinado. Los registros pueden ser conservados por el empleador o por alguien autorizado para conservarlos en nombre del empleador.»
Es importante que los empleadores mantengan los talones de pago y otra información personal y financiera de los empleados de manera organizada y segura. Solo unas pocas personas autorizadas deben poder acceder a los registros de los empleados. Puede optar por mantener los talones de pago en papel y en línea, por si acaso sucede algo.
Dónde Guardar los talones de pago
¿Cómo puede asegurarse de que las copias físicas y de computadora de los talones de pago y otros registros sean seguras? El uso de un servicio de administración de registros puede ayudarlo a mantenerse organizado y garantizar que la información confidencial permanezca privada.
Si elige almacenar sus registros en el sitio, es una buena práctica almacenarlos en una habitación o ubicación con acceso limitado. También es posible que desee asegurarse de que la ubicación de almacenamiento sea segura contra incendios y protegida de visitantes no deseados.
Mantenimiento De Talones De Pago-Información Para El Mantenimiento De Registros Personales
Conserve sus talones Durante 6-7 Años
Al igual que las empresas, es importante conservar sus talones de pago hasta que pueda conciliarlos con los informes anuales, lo que significa que debe conservar sus talones de pago durante 6-7 años.
Cómo Conservar los Talones de Pago: Mejores prácticas
¡El mantenimiento de registros personales puede ser un desafío! Muchas personas luchan por mantenerse organizadas en casa. Esto puede hacer que la temporada de impuestos se sienta como una pesadilla completa. Sin embargo, hay muchos métodos de mantenimiento de registros y organización personal que pueden ayudar. Todo el mundo es diferente, y a menudo toma algunos intentos antes de sentirse satisfecho con un nuevo sistema. Echa un vistazo a este video rápido de YouTube a continuación por Do It On A Dime que muestra lo sencillo que es organizar tus archivos importantes.
Para el mantenimiento de registros personales, también es importante mantener sus propios talones de pago durante seis o siete años. Escritora Gail Vaz-Oxlande de MoneySense.com plantea dos preguntas al pensar en qué documentos conservar o tirar:
- ¿Es probable que necesite el documento de nuevo como referencia?
- ¿Está obligado a mantener este documento en el registro en caso de que el gobierno o un funcionario decida revisarlo?
Cuando se trata de talones de pago, la respuesta a ambas preguntas anteriores es: ¡sí! También puede usar esas preguntas generales cuando se trata de otros documentos que no está seguro de conservar o triturar. Cuando trate de decidir qué conservar, recuerde que es importante conservar los registros financieros.
¿Por qué las personas deben conservar los talones de pago si su empleador debe mantener registros de pago en sus archivos? Es importante que tanto usted como su empleador lleven un registro de estos registros financieros. Debe declarar sus ingresos durante la temporada de impuestos, y mantener organizados sus talones de pago le ayudará a evitar cualquier problema potencial, como la multa por «incumplimiento repetido de declaración de ingresos».
Dónde guardar los talones de pago
Puede ser una buena idea guardar los talones de pago y otros documentos financieros importantes en un archivador separado en casa. Si lo prefiere, incluso puede optar por comprar un archivador a prueba de fuego solo para estar más seguro. Para mayor seguridad, compre un archivador con cerradura. Hay muchos tipos y estilos diferentes de archivadores para adaptarse a cada presupuesto y preferencia personal.
Llevar un registro de Documentos importantes
Ya sea que sea empleado o propietario de un negocio, mantener registros financieros durante seis o más años puede parecer una tarea desalentadora. Hay métodos de hágalo usted mismo, así como organizaciones que ayudarán a que esta tarea parezca menos abrumadora.
- Plantillas de talón de pago sin Smartsheet para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus talones de pago, deducciones, tiempo de vacaciones y más.
- Meridian – Gestión de nómina (debe ser miembro)
- Blue-Pencil – Programa de gestión de documentos y registros para ayudar a almacenar y mantener organizados sus talones de pago
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