Actualizado en septiembre de 2020
HR Pregunta:
Hemos recibido un montón de curriculums vitae recientemente, algunos han sido para puestos que hemos publicado y otros no han sido solicitados. ¿Tenemos que conservar todos estos currículos y, de ser así, cuánto tiempo necesitamos conservar los currículos y las aplicaciones?
HR Respuesta:
En primer lugar, abordemos qué hacer con los CV no solicitados. No está obligado a almacenar currículos no solicitados; sin embargo, es importante ser coherente con su enfoque. Si hay curriculums vitae no solicitados que ha guardado para su consideración adicional, su mejor enfoque es mantener todos los curriculums vitae no solicitados durante el mismo tiempo que conserva los curriculums vitae solicitados.
Para los currículos y solicitudes que ha recibido en relación con una vacante de empleo, hay algunas leyes federales que requieren que los empleadores retengan las solicitudes de empleo y los documentos relacionados por un período de uno a dos años a partir de la fecha de la decisión de contratación (la fecha en que se llenó el puesto, no se publicó). Los empleadores son responsables de seguir las leyes federales bajo las cuales están cubiertos, así como cualquier requisito contractual que puedan tener (es decir, contratos sindicales) que puedan requerir tiempo adicional para mantener registros.
Otro elemento importante a tener en cuenta con respecto al mantenimiento de registros de solicitantes es que se le requiere mantener no solo las solicitudes de empleo para un puesto, sino todo el registro de contratación. Los registros de contratación podrían incluir cosas tales como solicitudes, currículos, herramientas de selección y evaluaciones, verificaciones de antecedentes y verificaciones de referencias. Cualquier cosa que use para ayudarlo con una decisión de empleo se considera parte de sus registros de contratación.
Las principales leyes federales que abordan los requisitos de retención de registros de empleo incluyen:
- Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964: Requiere que los empleadores mantengan varios registros de empleo, incluidas las solicitudes de empleo, durante un año a partir de la fecha en que se recibió la solicitud.
- Ley de Discriminación por edad en el empleo: Requiere que los empleadores retengan las solicitudes de empleo durante un año. Sin embargo, hay un lenguaje que indica que si sabe que el solicitante es mayor de 40 años, debe conservarlo hasta por dos años.
- Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act): Requiere que los empleadores retengan solicitudes y documentos de trabajo por un año. Hay algunas variaciones en función de si las solicitudes se solicitan o no, pero la retención máxima es de dos años.
- Orden Ejecutiva 11246-Si usted es un contratista del gobierno y tiene menos de 150 empleados o un contrato de al menos 1 150,000, debe conservar estos registros por un año. Si tiene al menos 150 empleados o más y un contrato de 1 150,000, debe mantener los registros durante dos años. Si tiene un curriculum vitae a mano de una búsqueda anterior y decide considerarlo para una nueva posición meses más adelante, deberá conservar ese curriculum vitae o solicitud durante el tiempo requerido en función de la última visualización del documento (p. ej., 1-2 años después de la fecha de llenado de la segunda posición).
Una advertencia: si se presenta un cargo por discriminación o una práctica laboral ilegal contra el empleador, las solicitudes de empleo deben conservarse hasta que el asunto se resuelva. Esto puede ser complicado si alguien reclama discriminación porque no obtuvo una promoción; el empleador debe conservar todas las solicitudes recibidas para esa promoción hasta que se resuelva la reclamación. Con una larga demanda y litigio, esto podría ser una cantidad de tiempo extendida.
En términos generales, una buena práctica es mantener los currículos y las solicitudes de personas no contratadas durante dos años a partir de la fecha en que se complete el proceso de contratación para un puesto (es decir, desde el momento en que el nuevo empleado comienza a trabajar). Recuerde consultar las leyes estatales además de las regulaciones federales al determinar cuánto tiempo debe mantener los registros de los empleados.
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