Es importante mantener registros de propiedades por una serie de razones financieras y legales. Ya se trate de documentos fiscales, solicitudes de préstamos futuros o documentos legales, debe asegurarse de tener acceso a una copia física de la información relevante. Pero no hay una política definitiva sobre cuánto tiempo debe conservar los registros de propiedad: hay muchos tipos diferentes de documentos, y algunos solo necesita conservarlos por un período de tiempo específico.
¿Qué tipos de registros debe mantener?
Hay dos categorías principales de registros de propiedad que deben conservarse: registros permanentes y temporales.
Registros permanentes
Los registros permanentes son aquellos que deben conservarse durante el tiempo que permanezca en la propiedad. Este tipo de documentos incluyen:
- Impuesto sobre actos jurídicos documentados
- Impuesto sobre transacciones de bienes raíces (solo disponible en Gales)
- El contrato de compra
- Cartas y documentos del abogado
- Documentos hipotecarios
- Contrato de venta
Registros temporales
Los registros temporales se refieren al funcionamiento de la propiedad, así como a las facturas, recibos y facturas de la propiedad. Estos incluyen:
- Honorarios de abogados
- Cheques de seguridad de gas y electricidad
- Pagos de intereses hipotecarios
- Impuestos municipales y facturas de servicios públicos
- Documentos de seguro de propiedad
- Reparación y mantenimiento generales
Si utiliza un edificio para fines no domésticos (como una tienda, oficina o almacén, por ejemplo) es probable que tenga que pagar tarifas comerciales. Estos son registros de impuestos que también vale la pena conservar durante el uso de la propiedad.
Entonces, ¿por cuánto tiempo debe mantener los registros de propiedad?
Los registros temporales deben mantenerse durante tres a siete años, ya que esto le ayudará a mantenerse al tanto de la administración de su hipoteca (si tiene una) y de su propiedad en general.
Puede ser tentador almacenar todos sus registros digitalmente, pero es importante mantener los originales en formato impreso. Si tiene que ir a la corte por algo relacionado con la propiedad, necesitará copias impresas de todos estos registros.
También es muy importante almacenar todas las copias impresas en un lugar seguro, que incluye alarmas de intrusos, detección de incendios y CCTV. Si esa no es una instalación inmediatamente disponible para usted, puede hacer que abogados guarden sus documentos en un almacenamiento seguro, o puede subcontratar a un servicio de administración de registros. También deben mantenerse en orden cronológico para facilitar su recuperación.
Administrar sus registros de propiedad
Adquirir el hábito de una buena administración de documentos puede llevar algún tiempo. Necesitará crear espacio de almacenamiento para sus registros y un calendario para la retención y la destrucción eventual. Tómese un tiempo al comienzo de cada mes para ordenar y archivar nuevos registros, considerando si son permanentes o temporales, y si pueden almacenarse indefinidamente o si necesitarán ser recuperados de manera regular.
Si va a almacenar sus registros durante mucho tiempo, vale la pena invertir en cajas de archivo especializadas para proteger sus documentos. Si solo va a hacer copias electrónicas, al menos asegúrese de crear múltiples copias de seguridad de sus archivos. Sin embargo, vale la pena repetir que debe conservar copias físicas de los documentos originales siempre que sea posible.
Si desea obtener más información sobre la administración de sus registros de propiedad, póngase en contacto con nuestros expertos en administración de registros y escaneo de documentos en Access Records Management hoy mismo. Podemos ayudarlo a administrar y almacenar todos sus registros, desde la propiedad hasta el negocio y el personal.
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