El papeleo puede ser un dolor de cabeza. Sin embargo, también es una parte integral de la gestión de su propia práctica dental.
Tiene que lidiar con las tareas de papeleo normales de administrar un negocio. Además, está manejando los registros médicos de su paciente. Esto puede ser complicado al considerar las regulaciones estatales y las leyes de privacidad.
¿Qué aspecto tiene el cumplimiento? ¿Cuánto tiempo tiene un consultorio dental para mantener los registros de los pacientes? ¿Dónde puedes guardarlos? Cuando puedes deshacerte de ellos, ¿cómo lo haces?
Para responder a esas preguntas, echemos un vistazo.
¿Por Qué Son Importantes Los Registros Dentales?
Un registro dental completo y preciso es muy beneficioso para el paciente. Con la información en el registro, los dentistas pueden proporcionar la mejor atención posible, incluso si nunca han visto al paciente antes.
Los registros dentales también son importantes para usted como dentista. Si alguna vez se encuentra en el extremo equivocado de una demanda por negligencia, puede presentar los registros como evidencia para defenderse.
Si alguna vez has visto un drama criminal en la televisión, lo sabrás. Los dientes de cada persona son únicos para ellos. Por lo tanto, las autoridades pueden utilizar los registros dentales para identificar cadáveres y personas desaparecidas.
¿Cuánto Tiempo Tiene un Consultorio Dental para Mantener los Registros de los Pacientes?
Sería bueno que hubiera una respuesta rápida y fácil a esta pregunta. Desafortunadamente, no lo hay.
Las leyes no solo varían según el estado, sino que también varían según el paciente. Para averiguar la información específica de su estado, debe comunicarse con la Junta de Odontología de su estado.
Como regla general, la mayoría de los estados requieren que conserve los registros durante 5 a 7 años. Sin embargo, el requisito real puede ser de tan solo 2 años hasta 10.
Tenga en cuenta que Medicare / Medicaid requiere 5 años de retención para fines de facturación. Por lo tanto, incluso si el requisito de su estado es menor, tendrá que mantener registros de los pacientes que usan estos servicios por lo menos durante 5 años.
Otras circunstancias especiales incluyen:
- Menores de edad: Por lo general, debe mantener registros durante un período de tiempo específico después de la mayoría de edad
- Un paciente incompetente: Generalmente hasta después de la muerte del paciente
- Disputa de servicio: No destruya el registro hasta que se resuelva la disputa, incluso si el período de retención ha expirado
Una vez que tenga la información de retención para su estado, asegúrese de que todo su personal entienda y siga el protocolo correcto para cada tipo de registro. No querrás meterte en problemas por dejar que un disco caiga entre las grietas.
¿Cómo Se Deben Almacenar Los Registros Dentales?
Debido a preocupaciones de privacidad, no debe almacenar registros dentales donde otras personas puedan acceder a ellos. Solo el personal autorizado, como el personal de su oficina, puede tener acceso a estos registros.
La mayoría de los consultorios dentales son lo suficientemente pequeños como para que el almacenamiento in situ de los registros en papel sea fácil y práctico. Sin embargo, deben almacenarse en un lugar seguro.
Las leyes de privacidad no exigen que los registros se almacenen en gabinetes con cerradura. Pero tenga en cuenta que es su responsabilidad asegurarse de que personas no autorizadas no accedan a los registros.
Por lo tanto, las grandes instituciones pueden determinar que es más seguro almacenar los registros en gabinetes cerrados con llave. Sin embargo, la mayoría de los consultorios dentales son pequeños y pocas personas tienen acceso a las salas de registros. Puede realizar su propia evaluación de riesgos y determinar qué método de almacenamiento es el adecuado para su consulta.
¿Qué Pasa Si Me Quedo Sin Espacio?
Después de haber estado en el negocio durante unos años (o si su práctica es un éxito rotundo!) puede comenzar a quedarse sin espacio de almacenamiento. En ese caso, tiene algunas opciones para hacer espacio adicional.
La primera, y la más fácil, es simplemente alquilar una unidad de almacenamiento externa. Asegúrese de que la instalación que elija sea lo suficientemente segura y cercana para un fácil acceso. Puede almacenar registros de pacientes inactivos allí para liberar espacio para los activos en su almacenamiento en el sitio. Haga clic para obtener más información.
Otra forma de ahorrar espacio es convertir registros en microfilm. El microfilm (o microficha) ocupa mucho menos espacio que los registros en papel.
También puede optar por un servicio de almacenamiento de registros. Este método le costará un poco de dinero a lo largo de los años. Además, deberá asegurarse de que se llenen los formularios y acuerdos adecuados para cumplir con las leyes de privacidad.
El almacenamiento electrónico es otra gran opción. Tendrá que asegurarse de elegir cuidadosamente su servicio de almacenamiento. Nunca dejes los registros de tus pacientes vulnerables al ataque de un hacker. Recuerde, usted es responsable de su confidencialidad e integridad.
Cómo deshacerse de los Registros dentales
Debido a preocupaciones de privacidad, no puede tirar los registros dentales a la basura y llamarlo bueno. Debe seguir un protocolo determinado y asegurarse de que la información de su paciente se mantenga confidencial. Esto es cierto incluso si el paciente de cuyos registros se está deshaciendo ha fallecido.
La forma más común de garantizar que los registros se destruyan completamente de forma segura es triturarlos. Algunas prácticas optan por hacer esto por sí mismas, mientras que otras subcontratan el trabajo a una empresa de trituración profesional. Tenga en cuenta que, al igual que con la empresa de almacenamiento, necesitará un acuerdo de privacidad.
En caso de que piense que una hoguera en el patio trasero es un buen método de destrucción, le haremos saber que no lo es. Las radiografías en los registros dentales liberan metales cuando se queman y esto no es saludable para usted ni para el medio ambiente.
En su lugar, gana un poco de dinero extra recuperando y vendiendo el contenido de plata de esos viejos rayos X.
Terminando
Entonces, ¿cuánto tiempo tiene un consultorio dental para mantener los registros de los pacientes? Esperamos haber ayudado a sacarle el misterio.
Descubra los plazos específicos de su estado y siga nuestros consejos prácticos para la retención y el almacenamiento. El protocolo adecuado se asegurará de que no abra su consultorio dental a problemas de privacidad.
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