La temporada de impuestos se acerca, y muchos empleados se preguntan cuánto tiempo sus empleadores actuales o anteriores han mantenido sus formularios W-2 archivados. La retención de registros varía dependiendo de la documentación en cuestión, pero hay regulaciones específicas con respecto a la retención de W-2. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) puede auditar a pequeñas empresas hasta tres años antes del año fiscal en curso. Esta es la razón por la que es imperativo conocer las regulaciones de retención del empleador, ya sea que sea un empleador o un empleado.
Si está buscando sus formularios W-2 de hace unos años, está de suerte. El IRS ordena a los propietarios de negocios que mantengan estos documentos archivados hasta por cuatro años. Muchos empleadores optan por mantenerlos más tiempo por si acaso, pero el requisito federal cuando se trata de la Copia D (copia del empleador) de los formularios W-2, la regla general es un mínimo de cuatro años. Si está buscando obtener copias de sus formularios W-2 dentro de este período de tiempo, su empleador debería poder enviárselos dentro de los 30 días posteriores a su solicitud.
Si nunca recibió un W-2 cuando se suponía que debía, su empleador aún debe tener una copia de su W-2 para el año en cuestión hasta seis años antes. Algunos W-2 terminan regresando como «no entregables», y el IRS requiere que estos W-2 se mantengan por un mínimo de seis años. Los seis años deben comenzar después de la fecha de entrega inicial. Si cambió su dirección, o el formulario se perdió en el correo, aún tendrá acceso a los formularios en cuestión siempre y cuando sea dentro de ese período de seis años.
La declaración de impuestos es un proceso agitado para muchos, por lo que no es raro que los formularios de impuestos se extravíen de alguna manera. Afortunadamente, no importa lo pequeña que sea la compañía para la que trabaja, todavía se les exige que conserven los formularios W-2 durante el período de cuatro años. Al ponerse en contacto con su empleador y solicitar una copia de su formulario de Copia D, estará listo para cualquier trato futuro con respecto a esos W-2 específicos.