Aunque el mundo puede moverse cada vez más hacia oficinas sin papel, la realidad es que la mayoría de las empresas aún operan con mucho papeleo. Si bien es necesario conservar muchos documentos, usted sabe que hay muchos que se pueden descartar. Algunos documentos de bajo riesgo pueden ser desechados o reciclados, pero muchos documentos de alto riesgo contienen información confidencial que podría ponerlo a usted y a su negocio en riesgo si lo obtiene alguien con intención maliciosa.
¿Qué Documentos Debo Triturar?
Realizar un seguimiento de los períodos de trituración y retención de diferentes documentos puede parecer un trabajo a tiempo completo por sí solo. Entonces, ¿qué documentos debe triturar y cuándo debe triturarlos?
Si bien su negocio puede variar, hay ciertos documentos que deben triturarse para su propia seguridad. Por ahora, vamos a ceñirnos a cinco tipos de documentos que deberían ocupar un lugar destacado en su lista.
- Facturas de tarjetas de crédito y servicios públicos
- Estados de cuenta bancarios
- Formularios I-9
- Formularios W-2 y W-4
- Registros de impuestos
Los estados de cuenta de tarjetas de crédito y facturas de servicios públicos son documentos que deben ocupar un lugar destacado en la lista de cualquier persona para su trituración. Las facturas de esa naturaleza tienden a tener información muy sensible. Por lo tanto, una vez que se confirme el pago y ya no necesite hacer referencia a esa factura, asegúrese de que el documento esté destruido.
Por tentador que pueda ser aferrarse a ese tipo de facturas incluso después de tener confirmación de pago y resolución, la mejor manera de evitar el robo de identidad de esos documentos es destruirlos. Dicho esto, si estas facturas son relevantes para sus declaraciones de impuestos, se aplican las pautas de trituración a continuación.
Se recomienda guardar los estados de cuenta bancarios durante un año y luego triturarlos. Lo mismo ocurre con los talones de pago. Una vez más, estos son documentos que tienen el tipo de información financiera importante que los ladrones de identidad están buscando.
Si está buscando recibir sus estados de cuenta bancarios en línea – o facturas para el caso, querrá asegurarse de que su negocio se realice de forma segura sin papel.
Los formularios de impuestos I-9 afirman la identidad de un empleado y deben conservarse durante tres años o durante 1 año después de la terminación de un empleado, lo que sea la cantidad de tiempo más larga, por lo que generalmente serán tres años. Estos documentos contienen toda la información que alguien necesitaría para robar la identidad de alguien y deben destruirse de forma segura.
Debe destruir de forma segura los documentos W-2 y W-4 después de conservarlos durante cuatro años. Una vez más, estos son documentos de personal que contienen información altamente confidencial, como números de seguro social y códigos de identificación fiscal.
Una empresa debe conservar los registros de impuestos durante tres años, ya que puede modificar una declaración de impuestos en ese período de tiempo. Siete años es el número convencional porque si el IRS lo auditara, necesitaría esa información antes de que pueda destruir estos documentos de forma segura.
¿Debo Triturar Los Estados De Cuenta De Cuentas Cerradas?
Sí. Una vez que haya confirmado que la cuenta se ha cerrado y que el dinero se ha transferido (o eliminado), debe destruir los estados de cuenta y otra información confidencial relacionada con la cuenta. Lo mismo ocurre con las tarjetas de crédito caducadas y otra documentación similar. Sin embargo, si cualquiera de estos registros puede ser requerido para una auditoría, entonces se aplican las reglas de registro de impuestos y deben destruirse después de que haya transcurrido ese período de tiempo.
¿Cómo Se Deshace De Los Documentos Comerciales?
Si bien algunas personas se sienten seguras al usar una trituradora de oficina en casa para atender sus necesidades de destrucción de documentos, no están equipadas para el gran volumen de documentos que tienen muchas empresas. La trituración personal también puede llevar mucho tiempo y no es tan segura como usar un servicio profesional. La destrucción adecuada de documentos no es solo algo que hacer por la bondad de su corazón tampoco’s es la ley.
Los Cuartos de almacenamiento Son Los Expertos En El Manejo de Sus Necesidades de Destrucción de Documentos
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