Hay muchos tipos diferentes de documentos financieros que acumulará a lo largo de su vida, y a medida que envejezca y obtenga más productos financieros, es probable que el número crezca y se diversifique. Los documentos financieros pueden ser muy importantes, no solo para rastrear sus gastos, crédito e ingresos, sino también para usarlos como prueba al solicitar préstamos, corregir errores con su banco o revisar su evaluación de impuestos con HM Revenue and Customs (HMRC).
Algunos de estos documentos estarán en papel, pero cada vez más, los estados de cuenta y las facturas se envían electrónicamente. El papeleo en línea puede ahorrar espacio, dinero y árboles, pero también puede crear problemas completamente nuevos cuando se trata de almacenar y proteger sus documentos. Por ejemplo, la posibilidad de que se roben o pierdan documentos, lo que puede aumentar la probabilidad de robo de identidad.
¿Qué documentos financieros necesito conservar y por cuánto tiempo?
Los documentos clave incluyen artículos relacionados con el salario, como sus nóminas, P60 y P45, que pueden ser útiles si necesita probar sus ingresos por razones de impuestos o crédito. HMRC sugiere mantener las nóminas durante al menos 22 meses después del final del año fiscal en el que se emitieron. Sin embargo, si es posible, podría ser útil aferrarse a todas sus nóminas, o al menos a sus P60, para tener evidencia de cosas como las contribuciones al Seguro Nacional más adelante en la vida.
Los estados de cuenta bancarios y las facturas de servicios públicos no tienen que conservarse durante ningún período de tiempo específico, si no trabaja por cuenta propia, pero de nuevo puede ser útil mantener este tipo de registros durante al menos dos años, si no más. Incluso si actualmente no está planeando tomar un préstamo u otro producto financiero, si su prestamista le pide estados de cuenta bancarios del año pasado, será mucho más fácil mantener estos documentos a mano. Del mismo modo, los estados de cuenta de préstamos deben conservarse incluso después de haber realizado todos los reembolsos, para que tenga pruebas en caso de disputas.
La documentación del seguro debe conservarse hasta que expire la póliza, e incluso es posible que desee conservar las pólizas antiguas para comparar los términos, condiciones y costos con sus nuevos acuerdos.
Si está solicitando una hipoteca, los documentos anteriores se vuelven aún más importantes. Al presentar la solicitud, deberá proporcionar un comprobante de ingresos a su banco o sociedad de construcción para que puedan calcular cuánto podrá devolver. Esto incluye sus últimos tres meses de nóminas, su P60 más reciente y seis meses de estados de cuenta bancarios. Si solicita beneficios o tiene alguna inversión, también deberá mostrar documentación para dar a los prestamistas una imagen completa de sus ingresos.
¿Cómo puedo mantener seguros los documentos financieros?
Tanto los documentos en papel como los electrónicos deben mantenerse a salvo de pérdidas, daños y robos. Los documentos financieros pueden ser muy valiosos para los delincuentes que buscan cometer robo de identidad, en particular los estados de cuenta bancarios y las facturas de servicios públicos, que se pueden usar como prueba de identidad o dirección. Los estados de cuenta perdidos o destruidos también pueden ser un problema si necesita probar sus ingresos o resolver una disputa con respecto a un producto financiero.
Los documentos en papel que desee conservar deben almacenarse en un lugar seguro, como un archivador cerrado con llave o incluso en una caja fuerte si tiene una. Los documentos más antiguos, que haya decidido no conservar, deben triturarse antes de tirarse al contenedor de reciclaje o basura. Romper una carta no siempre es suficiente, ya que se puede volver a juntar para revelar información clave.
Los documentos electrónicos también deben guardarse bajo llave con contraseñas seguras y cifrado. Si almacena extractos bancarios o facturas en su correo electrónico o en un servidor en la nube, asegúrese de usar una contraseña segura y aleatoria para la cuenta y habilite la verificación en dos pasos cuando sea posible. Si almacena documentos en un disco duro, asegúrese de que estén en una carpeta protegida por contraseña en un equipo seguro.
Si se deshace de una computadora o un disco duro, asegúrese de transferir los archivos a un lugar seguro y luego limpie la unidad para borrar todos los archivos. Simplemente eliminar los archivos no siempre es suficiente, ya que se pueden recuperar con el software adecuado. Se pueden descargar programas especializados que sobrescribirán los datos antiguos, y también hay servicios que ofrecen «trituración» de discos duros, que destruirán físicamente computadoras y discos duros antiguos.
Si está preocupado por la seguridad de sus datos personales, su puntaje de Informe de Crédito Equifax &, que incluye WebDetect, es gratuito durante los primeros 30 días y luego está disponible por £7.95 mensuales, y le alerta diariamente si encontramos sus datos personales en sitios web utilizados por estafadores.