Todos usamos el correo electrónico, pero ¿cuántos realmente saben cómo dirigir bien un correo electrónico? Conocer la ética y la forma correcta de abordar los correos electrónicos es crucial cuando se trata de asuntos oficiales donde dirigirse erróneamente a un destinatario puede descalificarlo o hacerlo parecer incompetente.
En primer lugar, veremos la ética involucrada en la comunicación por correo electrónico antes de profundizar en cómo dirigirse correctamente a un destinatario desconocido en un correo electrónico. Tener los conceptos básicos de etiqueta de correo electrónico le ayudará a apreciar completamente el formato de dirección correcto.
Tabla de Contenidos
Ética A Tener en cuenta En un Correo Electrónico Profesional
Cuando se trata de correo electrónico profesional, tienes que ser mucho más formal que al escribir correos electrónicos normales. La regla que regula el tipo de correos electrónicos que envías se llama Etiqueta de correo electrónico. Le ayuda a evitar el envío de correos electrónicos informativos extraños e irrelevantes. En otras palabras, te enseña a comunicarte apropiadamente.
Con estas sencillas reglas a continuación, conocerá lo que debe y lo que no debe hacer en un correo electrónico profesional.
1. Utilice Una Dirección De Correo Electrónico Profesional.
Si está utilizando su propia dirección de correo electrónico personal para actividades de empleo, asegúrese de que el correo electrónico transmita su nombre completo; un ejemplo es [email protected]
Es más apropiado para uso profesional. A diferencia del uso de apodos, identificadores, referencias oscuras o iniciales como [email protected] o [email protected].
Si trabaja en una empresa, debe utilizar la dirección de correo electrónico de la empresa. Es bueno tener dos direcciones de correo electrónico separadas, una para uso personal y la otra para fines comerciales o laborales. Le permitirá mantener mensajes de correo electrónico personales y no relacionados de la correspondencia comercial.
Para uso profesional, asegúrese de que su cuenta de correo electrónico esté firmada en Gmail, Yahoo o Hotmail, ya que son las más populares.
2. Elija Saludos de correo electrónico adecuados
Evite los estilos coloquiales de saludos, como si estuviera poniéndose al día con un viejo amigo, especialmente en los correos electrónicos. Esto incluye saludos informales como ‘Hey’, ‘What sap’ o ‘ Yo ‘ en un entorno de correo electrónico profesional. Son demasiado relajados e inapropiados. Además, su destinatario tendría una mala impresión sobre usted.
Si quieres ir un poco despreocupado, puedes usar ‘Hola’ o ‘Hola’ al dirigirte a tu destinatario. Hay más para saludar por correo electrónico que solo hola o hola, etc. A medida que lea más en el artículo, abordaremos qué saludos de correo electrónico debe usar.
3. Mantenga un tono profesional
Cuando se trata de correos electrónicos, es difícil saber cómo se lo percibe. Puedes ser agradable pero seguir siendo profesional. Debe evitar situaciones en las que sus palabras puedan ser mal interpretadas o mal comunicadas debido a diferencias culturales, especialmente en sus correos electrónicos.
Además, evite el humor si desea que su mensaje se tome en serio. Su mensaje podría perderse sin el tono o las expresiones faciales correctos. A menudo, las palabras habladas y percibidas como divertidas son diferentes cuando se escriben. También evite el uso de frases negativas o palabras extremas, especialmente cuando se pretenda lo contrario, porque lo hacen parecer molesto, preocupado o ansioso.
4. Utilice Líneas de Asunto Cortas Y Bien definidas
Es aconsejable tener una línea de asunto descriptiva clara. Diferenciará tu correo electrónico de los demás. Y también le da a su destinatario información sobre de qué se trata su correo electrónico antes de que lean su mensaje.
debe tener un máximo de seis palabras y debe ser muy corto. La línea de asunto debe escribirse con precisión y sin humor.
Las líneas de asunto deben escribirse con audacia. Esto ayuda a una fácil identificación, especialmente si el destinatario tiene muchos correos electrónicos inundando la bandeja de entrada. Si no tiene una línea de asunto o si la tiene, pero no le da a su destinatario una idea del contenido de su correo electrónico, hay una alta probabilidad de que su correo electrónico no se lea.
5. Revisa La Longitud De Tu Párrafo.
La longitud de un correo electrónico puede ser muy difícil, especialmente cuando no hay recuento de caracteres. Evite los párrafos largos, como seis a diez párrafos. Un máximo de cinco párrafos debe ser su mensaje de correo electrónico. Con cuatro frases en cada párrafo.
Y asegúrese de que el correo electrónico indique claramente el propósito de su mensaje. Dado que su línea de asunto le da una pista al lector, el cuerpo del propósito del correo electrónico solo daría una explicación definida y precisa.
Ten en cuenta que, si tienes mucho que decir, comunícalo a través de otros canales. Un mensaje de correo electrónico no es un chat telefónico en el que puedas hablar durante horas hasta que tu teléfono se apague.
Cuando es demasiado largo, pone al destinatario fuera. Sé informativo y evita ser emocional.
6. Elige Tus Puntuaciones Cuidadosamente.
Tenga en cuenta las puntuaciones que utiliza en su correo electrónico. Cada oración debe tener los signos de puntuación terminales apropiados; ya sea un signo de interrogación (?), punto final (.), Coma (,), un signo de exclamación (!), o punto y coma (;).
Utilice signos de exclamación con la misma moderación que los signos de interrogación. Los signos de exclamación se consideran poco profesionales. Por lo tanto, es mejor que evite usarlos.
Use punto y coma (;) donde desee conectar dos oraciones relacionadas y coma (,) como una conjunción para conectar cláusulas independientes.
Signos de interrogación (?) se utilizan al final de declaraciones cuestionables y un punto al final de cada oración.
Un ejemplo: ¿Ha hablado con el departamento de Recursos Humanos? Si están dispuestos a negociar los términos de condiciones, habría un aumento en sus prestaciones.
7. Revise Su Mensaje Antes De Enviar El Correo Electrónico.
Antes de pulsar el botón enviar, compruebe si hay errores ortográficos, concordancia sujeto-verbo y otros errores gramaticales.
Revise su caso de sentencia. Utilice el tamaño de fuente estándar de 12 y el tipo de fuente de Calibri, Times New Roman o Arial. Evite las fuentes extravagantes o multicolores con colores que dañen los ojos y que requieran anteojos antes de que puedan leer el mensaje.
Utilice siempre el color estándar que es negro, no utilice negrita o cursiva con frecuencia. Evite errores que su lector definitivamente atrapará. No uses emojis, abreviaturas ni agregues la advertencia «enviado desde mi teléfono» en tu correo electrónico. Es muy poco profesional y da una mala percepción de ti.
Por último, compruebe si hay un bloque de firma si ha introducido el nombre y la dirección de correo electrónico correctos del destinatario antes de pulsar el botón «enviar».
Cómo enviar un correo electrónico a una persona desconocida
Sepa o no el nombre o el sexo del destinatario, es importante saber qué saludo es apropiado. Determinará si el destinatario sigue leyendo tu correo electrónico o no. En esta sección del artículo, identificaríamos las mejores formas de abordar tales situaciones y evitar el caso de enviar lo que no pretendía, a la persona desconocida.
Estos son algunos consejos a tener en cuenta al enviar un correo electrónico a una persona desconocida;
1. Dirígete al Destinatario Por El Nombre
El mejor saludo para usar cuando escribas un correo electrónico profesional es dirigirte al destinatario por su nombre. Si no conoce el género de la persona, puede intentar averiguar los detalles de la persona a la que está enviando su correo electrónico desde la empresa.
Por ejemplo, puede usar ‘Estimado’ o ‘Estimado’, pero no después de múltiples intercambios de correo electrónico. Además, es un poco anticuado y menos formal. Por lo tanto, una forma educada y modernizada de dirigirse a su destinatario debe ser, «Querido Nombre» o «Querido Apellido».»
En otras palabras, «Querida Sra. Catherine» o » Querido Sr. Jones. De esta manera, suenas más formal que el tono antiguo.
Para un intercambio de correo electrónico, puede responder dirigiéndose a él o ella con el nombre que usaron en su correo electrónico anterior.
2. Para un Género desconocido
Esta es la parte más difícil al escribir un correo electrónico formal. Si no puede obtener el nombre de su destinatario, puede usar «Estimado Señor/Señora», ya que es menos personal y educado. Se ha utilizado con frecuencia en un contexto africano. Es neutral, por lo que se puede usar incluso si no conoces el género del destinatario.
Pero si conoces el género del destinatario, puedes usar ‘DearMadam o DearSir’ dependiendo de si es él o ella. También es una de las mejores opciones para usar cuando se trata de correos electrónicos profesionales y cartas formales.
3. Usar Títulos de trabajo
Esto se aplica cuando conoce el título de trabajo del destinatario. Debe hacer uso de títulos de trabajo que coincidan con la posición del destinatario. Por ejemplo, «Estimado Gerente de Recursos Humanos» o «Al Gerente de Recursos Humanos». Esto le dice al destinatario que usted es muy consciente de la posición que ocupa y le da crédito adicional cuando se trata de solicitudes de empleo.
También puede usar el nombre de la empresa si no conoce el título del destinatario. Un ejemplo claro es, » Querida Compañía Incorp.»Esto demuestra que el correo electrónico está destinado a la empresa. Esto retrata el mensaje que conoce sobre la empresa del destinatario y también le da puntajes, especialmente si es para una solicitud de empleo.
4. Una dirección de correo electrónico Genérica
En caso de que envíe un correo electrónico a una dirección de correo electrónico genérica, puede usar «A quién le concierne». Suena pasivo y un poco agresivo; dependiendo del contexto que se haya utilizado. En algunos casos, el receptor podría creer que no le concierne y dejar de leer.
Está bien usarlo al escribir cartas de presentación para aplicaciones de trabajos porque es muy impersonal. Pero si está destinado a correos electrónicos de oficina, es posible que desee agregar «Gracias por su tiempo» en la oración para suavizar el tono.
5. Usar Saludos menos Formales
Bajo ninguna circunstancia, si utilizas ‘Hola’, ‘Saludos a’ o ‘Hola’ o ‘Hola’, Estas no son las mejores opciones para dirigir correos electrónicos a una persona desconocida, especialmente cuando intentas permanecer formal. Puedes usarlos si conoces al destinatario y si es para un contenido informal.
Cuando quieras seguir siendo menos formal o estricto, debes elegir ‘Hola Nombre’ o Hola nombre. En otras palabras, ‘HelloMrJames’ o ‘HiMrsLaura.»Estas son formas simples y ligeras de comenzar sus mensajes de correo electrónico. Si su destinatario es una mujer y no está seguro de si está casada para saber qué título usar, es mejor que use ‘Ms, esto cubre a las mujeres casadas y solteras.
Conclusión
Usar saludos profesionales es muy importante porque es lo primero que el destinatario ve en su correo electrónico. Esto no significa que deba comenzar su correo electrónico de manera hermosa y terminarlo horriblemente, dejando un sabor amargo en la boca de su destinatario. El uso de la línea de cierre de correo electrónico y las autorizaciones correctas deja las impresiones correctas, ya que es lo último que lee el destinatario.
Puede terminar con «Gracias», «Gracias por su tiempo», «con ganas de trabajar con usted», «Que tenga un día maravilloso» o «Con ganas de nuestra próxima conversación», como líneas de cierre. Y con buenas firmas como ‘Sinceramente’, ‘Con Saludos Cordiales’, ‘Atentamente’, ‘Respetuosamente’ o ‘ Cordialmente, entonces su bloque de firma y su nombre completo.
El uso de cualquiera de estas líneas de cierre y autorizaciones complementaría su saludo y mensaje de correo electrónico. Y es probable que influya en una respuesta rápida y positiva.
¿Cuáles son tus consejos sobre etiqueta de correo electrónico y cómo diriges correos electrónicos a un público desconocido?
Cinco Conclusiones Clave;
- Elige tu línea de asunto sabiamente. Debe ser breve y conciso.
- Use saludos profesionales, líneas de cierre y autorizaciones.
- Manténgase amable, formal y evite el sarcasmo a lo largo de su mensaje.
- Revisa tu gramática, puntuación y ortografía.
- Compruebe con frecuencia y responda a sus correos electrónicos con prontitud.