Los dispositivos móviles son omnipresentes y se han convertido en una parte integral de nuestras vidas. ¿Te imaginas vivir sin tu teléfono móvil? ¡Realmente nos hace preguntarnos qué hacíamos antes de que estos dispositivos que cambian la vida llegaran a nuestras manos! Hoy en día, usamos nuestros teléfonos inteligentes para muchas tareas rutinarias, como revisar correos electrónicos, comunicarse con familiares y amigos, llamadas de conferencia, compras, banca y mucho más. ¿No sería bueno si pudiéramos extenderlo a todas las comunicaciones relacionadas con el trabajo también? Será útil acceder a toda nuestra información de Outlook, incluidas las tareas, los calendarios y los contactos a través de nuestros teléfonos inteligentes, para que podamos estar al tanto de nuestros compromisos de trabajo, independientemente de nuestra ubicación física. Esto también es bueno para las organizaciones porque puede mejorar la productividad de sus empleados. Pero ¿es esto posible? Sí, a través de un protocolo llamado Exchange ActiveSync.
¿Qué es Exchange ActiveSync?
Microsoft
Exchange ActiveSync es un protocolo propietario que sincroniza su dispositivo móvil con su buzón de correo de Exchange, para que pueda acceder a su correo electrónico, calendario, contactos, tareas y mucho más. Se basa en XML y se comunica con un dispositivo móvil mediante HTTP o HTTPS.
Este protocolo, desarrollado por Microsoft, está habilitado de forma predeterminada cuando instala Exchange 2016, por lo que no necesita hacer nada adicional para configurarlo.
Además, este protocolo está diseñado para funcionar bien en redes de alta latencia y bajo ancho de banda, para que pueda acceder a toda su información desde cualquier ubicación en todo el mundo, incluso si la intensidad de la señal de los datos móviles o inalámbricos no es tan grande.
Microsoft ha pensado en todo para Exchange ActiveSync, incluido el aspecto de seguridad, ya que intercambiará información confidencial a través de Internet abierta. Esta es la razón por la que utiliza servicios de cifrado estándar de forma predeterminada. También puede configurar Exchange ActiveSync para que utilice el cifrado de capa de sockets de seguridad (SSL) para las comunicaciones entre Exchange server y su dispositivo móvil.
Además de estos aspectos, aquí hay un vistazo detallado a las características de Exchange ActiveSync.
Características de Exchange ActiveSync
A continuación se muestran las características más destacadas de Exchange ActiveSync.
- Admite mensajes HTML.
- Facilita agrupar mensajes de correo electrónico por conversación.
- Ofrece la opción de sincronizar o no sincronizar una conversación.
- Sincroniza los mensajes de servicio de mensajes cortos (SMS) con el buzón de correo de un usuario.
- Admite la visualización del estado de respuesta de mensajes.
- Recupera mensajes lo más rápido posible, según la velocidad de Internet.
- Proporciona información sobre los asistentes a una reunión.
- Admite una búsqueda exhaustiva de toda la información en Exchange server.
- Ofrece la opción de restablecer el PIN
- Protege el dispositivo con una directiva de contraseña avanzada.
- Le permite configurar respuestas automáticas cuando está fuera del trabajo o fuera de la oficina.
- Admite la sincronización de tareas.
- Proporciona información de disponibilidad de los contactos.
Estas características mejoran en gran medida la facilidad de uso de Exchange ActiveSync y lo convierten en una herramienta útil para cualquier persona que quiera mantenerse al tanto de lo que sucede en el trabajo, incluso cuando está en movimiento.
¿Cómo usar Exchange ActiveSync?
Dado que exchange ActiveSync está habilitado de forma predeterminada, no se requiere un proceso de instalación independiente. Todos los usuarios que utilizan Exchange Server 2016 o Exchange Online pueden sincronizar su dispositivo móvil con Exchange server automáticamente.
Control para administradores de Exchange
Microsoft
Como administrador de Exchange, puede controlar la configuración y administrar la forma en que los empleados usan esta función. En términos generales, a continuación se muestran algunos aspectos que puede controlar.
- Habilite o deshabilite Exchange ActiveSync para los usuarios en cualquier momento.
- Establezca directivas de seguridad, como la longitud mínima de la contraseña, el máximo de intentos de contraseñas fallidas, etc.
- Realice un borrado remoto para borrar todos los datos de un teléfono móvil perdido o robado, para que la información confidencial de la empresa no caiga en manos equivocadas.
- Exportar datos de usuario a muchos formatos.
- Cree una amplia gama de informes para identificar problemas y mantenerse al tanto de las diferentes métricas de uso.
- Configure reglas de acceso a dispositivos para restringir los tipos de dispositivos móviles que se pueden sincronizar con Exchange server.
Como administrador de Exchange, estas características le brindan un control completo sobre quién accede al servidor de Exchange de la organización y cómo.
Crear un perfil de Exchange ActiveSync
Debe crear un perfil de Exchange ActiveSync en Outlook para acceder a la información del buzón de correo en su dispositivo móvil. Así es como puedes configurarlo.
- Vaya al panel de control y seleccione correo. Haz clic en»mostrar perfiles»
- Da un nombre a tu perfil y pulsa confirmar.
- Elija «configuración manual o tipos de servidor adicionales» y haga clic en siguiente.
- Seleccione la segunda opción en esta pantalla, que es «Outlook.com o servicio compatible con Exchange ActiveSync.»Haga clic en siguiente.
- En la siguiente ventana, ingrese su nombre, nombre de usuario, contraseña, nombre de servidor y haga clic en siguiente. Si el usuario no es del dominio principal, también debe ingresar el nombre de dominio. Por ejemplo, [email protected].
- Outlook realizará algunas pruebas para verificar la conexión. Haga clic en cerrar después de que Outlook complete todas las pruebas.
- Finalmente, haga clic en Finalizar. Ahora está listo para conectarse a Exchange server desde su dispositivo móvil.
Deshabilitar Exchange ActiveSync
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Como administrador de Exchange, puede deshabilitar Exchange ActiveSync en cualquier momento. Hacerlo para toda la organización:
- Vaya a Herramientas administrativas > Administrador de servicios de información de Internet (IIS).
- Expanda el administrador de IIS, haga doble clic en el nombre del servidor y haga doble clic para expandir la carpeta «grupos de aplicaciones».
- Haga clic con el botón derecho en «MSExchangeSyncAppPool «y seleccione» detener » de la lista.
Esto debería deshabilitar Exchange ActiveSync para toda la organización. Para habilitarlo, siga el mismo procedimiento, pero en lugar de «detener», haga clic en «iniciar» en el menú contextual.
Deshabilitar Exchange ActiveSync para un solo usuario
A veces, es posible que desee habilitar o deshabilitar Exchange ActiveSync para un solo usuario en lugar de para toda la organización. Los pasos para este proceso son:
- Abra la consola de administración de Exchange.
- Vaya a » configuración del destinatario «y seleccione» buzón de correo».»
- Elija «propiedades» en el panel de acciones. Alternativamente, haga clic con el botón derecho en el buzón del usuario y elija «propiedades».»
- Haga clic en la pestaña «características del buzón».
- Seleccione » Exchange ActiveSync «y haga clic en «desactivar».»Finalmente, haga clic en «Aceptar» y listo.
También puede ejecutar este comando en el shell de administración de Exchange para deshabilitar Exchange ActiveSync para un usuario.
Set-CASMailbox -Identity<SMTP Address of user> -MobileSyncEnabled $false
Para habilitar, siga el mismo procedimiento, pero en lugar de «deshabilitar» elija «habilitar». El comando en el shell de administración de Exchange es
Set-CASMailbox -Identity <SMTP Address of user> -ActiveSyncEnabled $true
Tenga en cuenta que necesita un rol de administrador de la organización de Exchange para habilitar y deshabilitar Exchange ActiveSync.
Limitaciones de Exchange ActiveSync
Aunque Exchange ActiveSync es una gran herramienta para acceder a su servidor de Exchange, todavía viene con algunas limitaciones que debe conocer antes de comenzar a usarlo.
- No puede crear carpetas de tareas, contactos o información de calendario adicionales. Solo puede ver lo que ya está disponible en Exchange server.
- La lista global de direcciones no se sincroniza.
- No puedes compartir ninguna carpeta. Esto es obvio si se tiene en cuenta el aspecto de seguridad de la organización.
- No se pueden sincronizar borradores, notas ni estado de tareas.
- Los recibos de entrega y lectura no funcionan en ActiveSync.
A pesar de estas limitaciones, Exchange ActiveSync le ofrece una gran flexibilidad, ya que le permite acceder a su buzón de correo en cualquier momento a través de su dispositivo móvil.
Como puede ver, Exchange ActiveSync es un protocolo desarrollado por Microsoft para facilitar la comunicación entre el servidor Exchange de la organización y el dispositivo móvil de un empleado. Y como dijimos antes, viene como parte de Microsoft Exchange 2016, por lo que no requiere ninguna configuración adicional.
Desde el punto de vista de los administradores de Exchange, esta característica les da un buen control sobre la información a la que se accede, y también el proceso para habilitar y deshabilitar Exchange ActiveSync es fácil. Por estas razones, es probable que sea una gran adición al arsenal de herramientas de cualquier administrador de Exchange.
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