En la era de los mensajes de texto y las redes sociales, las costumbres tradicionales, como confirmar su asistencia a un evento, pueden parecer anticuadas. Sin embargo, independientemente de si recibe una invitación de evento en papel o una invitación de GEVME a través de su sitio de redes sociales favorito, es normal solicitar y proporcionar una respuesta de confirmación de asistencia. ¿Te estás preguntando cómo CONFIRMAR tu asistencia a un evento por correo electrónico?
¿Qué significa RSVP?
RSVP es una abreviatura de la frase francesa «répondez s’il vous plait», que significa»por favor responda». Tradicionalmente, las invitaciones enviadas por correo incluyen un sobre impreso y una tarjeta de respuesta para facilitar la respuesta del destinatario. Esta es una de las formas de manejar una invitación de boda RSVP, y el costo del franqueo de devolución y la impresión adicional vale la pena para que la feliz pareja tenga un número exacto para su gran día.
RVSP vs regrets only
Dependiendo de las instrucciones de la invitación, puede enviar un correo electrónico al remitente con la confirmación de asistencia, lo que ahorra tiempo y dinero. Incluso si la respuesta por correo electrónico es aceptable, es posible que tenga preguntas sobre cómo formatear su respuesta: RVSP o Solo arrepentimientos. La frase «RSVP, solo se arrepiente», o simplemente «Solo se arrepiente», es una variación moderna popular que implica «Si no responde, se tomará como una aceptación». La frase «Solo lamenta» se refiere a la suposición de que una declinación se redactará con alguna variación de «Lamentamos no poder asistir…».
Tipos de confirmación de asistencia
Una confirmación de asistencia a un evento por correo electrónico se puede realizar de varias maneras. Hay tres elementos críticos para cualquier evento RSVP: la fecha límite de confirmación de asistencia, el nombre del invitado y la respuesta. También hay correos electrónicos formales e informales de confirmación de asistencia. Las opciones incluyen CONFIRMAR su asistencia por correo electrónico, texto o mensaje directo en las redes sociales, dependiendo de su relación existente con el remitente y de cómo elija enviar la invitación original.
Cuando se debe enviar el RVSP
Haga su cita de confirmación de asistencia de dos a tres semanas antes de la fecha de su evento para tener tiempo suficiente para obtener un recuento final de personal para el proveedor de catering (una semana antes) y finalizar su tabla de asientos. Un RVSP formal a un evento se realiza en el caso de una conferencia, reunión, cumbre, boda, etc. También se envían confirmaciones de asistencia no formales para asegurarse de que todos vengan.
Si cree que necesita agregar una explicación para su ausencia, hágalo. A menudo, saber de antemano cuántas personas llegarán es más importante para el organizador del evento que las razones por las que no van a venir.
Eventos que requieren una respuesta
Una conferencia o una boda, fiestas de cumpleaños, aniversarios, fiestas corporativas, etc., solicite una respuesta que sea formal y cordial al mismo tiempo, así que asegúrese de usar un correo electrónico solicitando una confirmación de asistencia. Recuerde pedir una respuesta a cualquier invitación que lo requiera y confirmar su asistencia a cualquier cena u otro evento que requiera planificación basada en el número de invitados.
¿Qué sucede si no confirma su asistencia?
De hecho, algunas personas olvidan, mientras que otras postergan y luego se sienten culpables, por lo que tardan aún más en responder el correo electrónico de confirmación de asistencia para un evento. Demasiados anfitriones en el extremo no receptor de una confirmación de asistencia, parece que un invitado simplemente está esperando que algo» mejor » posiblemente llegue. Los organizadores de eventos también pueden llamar a aquellos que no responden por correo electrónico de manera oportuna o adecuada a una confirmación de asistencia.
Cómo confirmar su asistencia por correo electrónico a un evento
Si su respuesta de confirmación de asistencia debe ser formal o no, depende del tono de la invitación en sí.
Confirmación formal de asistencia
La respuesta a una invitación a una conferencia suele ser más formal que una invitación a una barbacoa con tus amigos. Debes decirle a la persona si vas a venir y traer a un invitado.
Confirmación informal de asistencia
Si la invitación es inesperada o si es conveniente para usted personalizar su respuesta, puede usar un lenguaje informal.
Cómo agradecer a su anfitrión
» Richard y Rebecca Rogers están encantados de aceptar (o lamentan no poder aceptar) su amable invitación a (el nombre del evento) el (la fecha del evento). Gracias por organizar este evento.»Esto proporciona toda la información que el anfitrión necesita para agregarle o marcar su nombre en la lista de asistencia.
Texto
Incluso en un formato de correo electrónico, una respuesta oficial debe seguir el texto de la invitación. Al crear un correo electrónico de confirmación de asistencia y durante el proceso de diseño de la invitación, puede llegar a la parte de confirmación de asistencia de su paquete de correo electrónico y descubrir que no ha pensado mucho en cómo debe redactarse este elemento.
Para planificadores
Utilice tarjetas de correo electrónico acompañadas de un sobre con sello postal. También puede ser una postal de dos caras, o simplemente puede indicar un sitio web para que los invitados interactúen con él o un número de teléfono para que los invitados llamen y den sus respuestas.
Crear una confirmación de asistencia
Capture los detalles de su evento, personalice su mensaje de correo electrónico, diseñe y estilice su invitación como desee, sin necesidad de conocimientos de programación, a través de la plataforma de marketing por correo electrónico de GEVME. Su base de datos se actualizará con cada respuesta a su evento que reciba a través de este intuitivo sistema de correo electrónico.
Las instrucciones de escritura sobre cómo responder
Facilitan que los huéspedes CONFIRMEN su asistencia. Sea claro en su solicitud y esté preparado para empujarlos. Usa un tono cortés pero firme. Evite darles un plazo demasiado corto.
Definir la fecha límite para una respuesta
Escribir una confirmación de asistencia a un evento con una fecha límite que no sea demasiado pronto ni demasiado lejana.
Cancelar o cambiar una confirmación de asistencia
Cambiar un «sí» a un «no» solo es aceptable en el caso de enfermedad o lesión, una muerte en la familia u otra ocasión extremadamente grave.
Correo electrónico de confirmación de asistencia de muestra
Para comprender los detalles de la escritura y las aplicaciones de confirmación de asistencia, consulte estas muestras de RVSP para ver un evento:
Potencia eventos en todo el mundo con la ayuda de GEVME
La plataforma de gestión de eventos de GEVME permite gestionar millones de invitados en todo el mundo. Envíe invitaciones digitales a los invitados o inserte su confirmación de asistencia en su sitio web y GEVME hará que el seguimiento de la asistencia sea muy sencillo.
Utilice una sola herramienta para necesidades específicas de confirmación de asistencia.
Utilice el software de marketing y gestión de eventos totalmente integrado de GEVME para impulsar cada paso del ciclo de vida de su evento. Utilice una sola herramienta para necesidades específicas de confirmación de asistencia o aproveche ciertas funciones personalizando sus correos electrónicos. Sus invitados pueden visitar su sitio web de confirmación de asistencia en línea y completar su confirmación de asistencia en línea personalizada en minutos.