Microsoft Word es uno de los programas más comunes utilizados en los negocios de hoy en día. La investigación muestra que casi 600,000 compañías en los Estados Unidos usan Office 365, y por lo tanto usan Microsoft Word como su procesador de textos principal.
Mientras que escribir documentos es la función principal de Microsoft Word, puede servir a su negocio de muchas otras maneras.
¿Qué es Microsoft Word?
Microsoft Word es parte de la gran suite de Microsoft Office que también incluye PowerPoint y Excel. Hay varias versiones diferentes, incluidas Home & Business, Home & Student y Professional.
«Microsoft Word es el procesador de textos más popular y compatible, disponible en todas las plataformas», dijo Colin Palfrey, director de marketing de Majesty Coffee. «Los archivos son compatibles hacia adelante y hacia atrás en todos los dispositivos, ofreciendo un estándar universal para escritores.»
¿Cuáles son los usos comerciales de Microsoft Word?
Teniendo en cuenta que Microsoft Word tiene tantas funciones y características, no es de extrañar que la gente haya comenzado a utilizarlo cada vez más para sus operaciones comerciales.
«Escribir propuestas y contratos oficiales es una gran parte de lo que uso para MS Word», dijo Palfrey. «También escribo correos electrónicos en MS Word para asegurarme de que el formato y la gramática/sintaxis son correctos.»
Las siguientes son algunas de las formas específicas en que puede incorporar Microsoft Word a sus procesos de negocio.
Uso compartido de documentos
Dado que Microsoft Word es compatible con cualquier plataforma o dispositivo, los documentos que cree en el procesador de textos se pueden compartir con cualquier persona, incluso con aquellos que no tengan una suscripción a Microsoft Word.
«Para mí, una gran característica es poder extraer las presentaciones que he hecho en una Mac y verlas en cualquier dispositivo, porque todos mis dispositivos pueden mostrar el mismo archivo», dijo Palfrey.
Opciones de plantilla
Microsoft Word tiene miles de plantillas, tanto integradas como descargables, que le brindan una manera fácil de comenzar con documentos comerciales como cartas, informes y propuestas. Estas son algunas de las plantillas de MS Word más populares para fines comerciales:
- Calendario
- Carta comercial
- Hojas de vida y cartas de presentación
- Boletín de noticias
- Informe comercial
- Propuestas comerciales
- Factura
- Presupuesto
- Folletos y volantes
- Anuncio de jubilación
- Certificados (empleado del mes, por ejemplo)
- Carta de referencia
- Materiales de marketing
- Informes de empleados
«MS Word tiene plantillas para crear de todo, desde minutas de reuniones hasta folletos de productos», dijo Allan Borch, fundador de Dotcom Dollar.
Creación de contratos
Puede usar Microsoft Word para crear su propio contrato o plantillas de contrato. Si bien el programa no tiene una plantilla descargable para contratos comerciales, es bastante fácil encontrar una con un estilo que le guste en otro lugar, copiarla y pegarla en un nuevo documento y agregar su información. (Tenga en cuenta que sea cual sea la ruta que tome con sus contratos, es importante que los revise un abogado.)
Colaboración en equipo
Con las opciones de uso compartido, puede enviar documentos a colegas para que trabajen en ellos. Pueden hacer un seguimiento de sus cambios para que sea más fácil ver lo que han agregado o eliminado. Los cambios rastreados también les permiten escribir notas y preguntas en los márgenes para ser respondidas por cualquier otra persona que trabaje en el documento.
Combinación de correspondencia
Esta función le permite crear una variedad de documentos que se pueden personalizar para cada persona que los recibe. Esto podría ser un boletín de correo electrónico, una invitación a una reunión o correspondencia comercial general.
En este caso, debe asociarse algún tipo de hoja de cálculo o lista con el documento para que Microsoft Word sepa qué nombres y direcciones incluir en los marcadores de posición.
¿Cuáles son otros usos de Microsoft Word?
Microsoft Word se puede usar no solo para negocios, sino también para diversión y comodidad general. Puede usar este software de oficina para una gran cantidad de tareas que no sean escribir una carta, escribir un ensayo o redactar un memorándum.
Calendario
Microsoft Office incluye plantillas de calendario listas para personalizar. Si no desea utilizar uno de los calendarios de Microsoft, puede crear uno propio y personalizarlo como desee en el software. Simplemente cambiando el diseño de un documento a horizontal e insertando una tabla de siete columnas de ancho y cinco o seis filas de largo, puede crear un calendario mensual de página completa para realizar un seguimiento de su horario.
Para crear un calendario más pequeño, puede usar la orientación vertical en su lugar e incluir un encabezado en la parte superior de la página con la parte del calendario en la parte inferior de la página. Incluso puedes insertar imágenes, marcas de agua u otras ilustraciones para personalizarlas antes de colocarlas en tu nevera.
Papelería o membrete
Con la amplia selección de imágenes prediseñadas que incluye Microsoft Office, puede crear fácilmente papelería personal o membretes profesionales. En primer lugar, elija un fotograma completo o parcial para insertar en la página. A partir de ahí, lo personalizas con tus propias imágenes, marcas de agua y diferentes fuentes para embellecer la página. Microsoft Word también incluye plantillas de papelería y membrete que puedes usar si no quieres crear las tuyas propias.
Postales
En lugar de pagar por postales caras en su viaje, puede esperar hasta llegar a casa y crearlas usted mismo con imágenes de su propia cámara. Microsoft Word facilita la creación de tarjetas postales con una configuración de 4 x 6 pulgadas. Al hacer clic en la pestaña Diseño de página y luego cambiar el tamaño del documento al tamaño de postal, puede comenzar a personalizarlo. Incluso puede imprimir la postal en una foto o cartulina para que sea más duradera cuando la envíe por correo.
Boletines de noticias
Gracias a la función de múltiples columnas de Microsoft Word, puede crear fácilmente boletines de noticias familiares o de negocios. En primer lugar, elija orientación vertical u horizontal. A continuación, puede personalizarlo de la manera que desee. Puede agregar columnas y poner una línea continua entre ellas para una separación más clara. Microsoft Office incluye algunas plantillas de boletines listas para usar con las que puede trabajar si no desea tomarse el tiempo para crear las suyas propias.
Folletos o invitaciones
Ya sea que necesite un folleto para una venta de garaje o una fiesta de trabajo o una invitación para la fiesta de cumpleaños de su hijo, puede crearlo fácilmente en Microsoft Word. Si quieres ser creativo, puedes empezar desde un documento en blanco y crear un volante o una invitación desde cero. Si no se siente con ganas, puede elegir entre muchas plantillas de volantes e invitaciones listas para usar en Microsoft Office para una creación rápida.
Ya sea que esté redactando correos electrónicos, escribiendo propuestas o personalizando una de las muchas plantillas disponibles en Microsoft Word, no hay duda del valor del procesador de textos para fines comerciales.