PRINCE2-Una Metodología de Gestión de Proyectos Estructurada
PRINCE2 (Proyectos EN Entornos Controlados) es un método basado en procesos para una gestión de proyectos eficaz. PRINCE2 es un estándar de facto utilizado por el Gobierno del Reino Unido, ampliamente reconocido y practicado en el sector privado en el Reino Unido e internacionalmente.
Antes de ser específico sobre PRINCE2, estos son algunos puntos generales sobre la gestión de proyectos. Deberían ayudar a poner todo en contexto.
Siempre que queramos hacer algo, construir algo, lograr algo o ir a algún lugar, necesitamos responder algunas preguntas:
- ¿Qué estamos tratando de hacer?
- ¿Cuándo empezaremos?
- ¿Qué necesitamos?
- Podemos hacerlo solos, o necesitamos ayuda?
- ¿Cuánto tiempo tardará?
- ¿Cuánto costará?
Estas son las preguntas habituales que se hacen al inicio de cualquier proyecto, y las respuestas son los componentes básicos de la gestión de proyectos. Definen lo que queremos hacer y la mejor manera de hacerlo.
La gestión estructurada de proyectos ordena el proyecto en pasos definidos para hacerlo lógico y organizado. PRINCE2 es la descripción escrita de este enfoque.
Sabemos por experiencia que los proyectos desorganizados y mal controlados suelen ir desastrosamente mal. La ambulancia de Londres y el Túnel del Canal experimentaron públicamente fallas en el sistema y un enorme gasto excesivo. Existen métodos estructurados de gestión de proyectos para prevenir tales desastres.
El framework PRINCE2 dice que un proyecto debe tener:
- Un arranque organizado y controlado, p.ej. organice y planifique antes de saltar.
- Un centro organizado y controlado, es decir, mantener los proyectos organizados y controlados.
- Un extremo organizado y controlado, es decir, cuando tienes lo que quieres y el proyecto ha terminado, ordena los cabos sueltos.
Para describir lo que debe hacer un proyecto y cuándo, PRINCE2 tiene una serie de procesos. Estos cubren todas las actividades necesarias en un proyecto, desde el inicio hasta el cierre.
Roles de Gestión de proyectos PRINCE2
Gerente de Proyecto
El Gerente de Proyecto asume la responsabilidad de organizar y controlar.
El Gerente de proyecto seleccionará a las personas para que realicen el trabajo del proyecto y se asegurará de que se realice correctamente y a tiempo.
El Gerente de proyecto elabora los planes de proyecto que describen lo que hará el equipo de proyecto y cuándo espera terminar.
Cliente, usuario y proveedor
El cliente o ejecutivo paga por el proyecto.
El usuario es la persona que va a utilizar los resultados o el resultado del proyecto, o que se verá afectada por el resultado de un proyecto.
En algunos proyectos, el cliente y el usuario pueden ser la misma persona. El proveedor o especialista proporciona la experiencia necesaria para realizar el trabajo del proyecto (es decir, diseñar y construir el resultado).
todos Ellos necesitan organizar y coordinar para que el proyecto presenta los resultados requeridos a tiempo, dentro del presupuesto y a la calidad.
Tablero de proyecto
Cada proyecto PRINCE2 tiene un tablero de proyecto. Está compuesto por el cliente( o ejecutivo), alguien que representa al lado del usuario y alguien que representa al proveedor o especialista.
En PRINCE2, son el cliente, el usuario senior y el proveedor senior, respectivamente.
El Director del proyecto informa regularmente a la junta del proyecto. Se informa a la junta de los progresos realizados y de los problemas previsibles.
El tablero del proyecto proporciona al Director del proyecto un conjunto de decisiones necesarias. Ellos determinan cómo se desarrollará el proyecto y cómo se superarán sus problemas.
Técnicas de gestión de proyectos PRINCE2
Aseguramiento de proyectos
Aseguramiento de proyectos proporciona una visión independiente de cómo avanza el proyecto. En PRINCE2, hay tres puntos de vista de aseguramiento: negocio, usuario y especialista. Cada punto de vista refleja los intereses de los tres miembros de la junta del proyecto.
Business assurance está comprobando que el proyecto sigue siendo viable en cuanto a costos y beneficios. La garantía del usuario es comprobar que se cumplen los requisitos de los usuarios. La garantía especializada o técnica asegura que el proyecto está entregando una solución adecuada.
En algunos proyectos, la verificación es realizada por un equipo de verificación de proyectos dedicado. De lo contrario, los miembros individuales de la junta del proyecto pueden hacer el trabajo de aseguramiento.
Soporte de proyectos
En la mayoría de los proyectos se necesita mucho trabajo administrativo: mantener a todos informados, organizar reuniones, mantener los planes actualizados, buscar cosas, mantener archivos, etc. Los gerentes de proyecto a menudo hacen todo este trabajo por sí mismos, particularmente en proyectos más pequeños. Si se están ejecutando muchos proyectos al mismo tiempo, se puede configurar una Oficina de Soporte de Proyectos para que se encargue de algún trabajo.
Alcance de PRINCE2
En los proyectos actuales, a menudo hay diferentes grupos de personas involucradas. Incluyen al cliente, a uno o más proveedores y, por supuesto, al usuario. En la gestión de proyectos, alcance significa determinar lo que el proyecto debe lograr y cómo hacerlo. Eso no siempre es fácil con todos estos diferentes grupos involucrados.
PRINCE2 proporciona un lenguaje común a todas las partes interesadas. Reunir a clientes y proveedores generalmente implica contratos y gestión de contratos. Estos aspectos están fuera de PRINCE2. Sin embargo, el método reconoce la necesidad de los controles y puntos de interrupción de un proyecto. Esto permite que los proyectos tengan éxito en un marco contractual.
Control de cambios
PRINCE2 hace más que describir a las diferentes personas involucradas en un proyecto y de qué son responsables. El método también explica cómo gestionar el riesgo, cómo gestionar la calidad y cómo controlar los cambios en el proyecto. La gestión de riesgos consiste en determinar qué podría salir mal y planificar qué hacer si lo hace. La Gestión de la Calidad es comprobar la calidad del trabajo realizado en el proyecto. Esto es probándolo o revisando el trabajo de alguna manera.
siempre Hay cambios durante la vida de un proyecto. La gente cambia de opinión y suceden otras cosas que afectan lo que está haciendo el proyecto. PRINCE2 tiene una técnica para controlar el impacto de los cambios. Esto es para evitar que el proyecto vaya en la dirección equivocada. PRINCE2 Agile va aún más lejos. Integra metodologías que hacen que los proyectos sean más flexibles y receptivos.
Por lo tanto, PRINCE2 es un método para administrar proyectos. Te ayuda a determinar a quién involucrar y cuáles son sus responsabilidades. Le da un conjunto de procesos para trabajar y explica qué información recopilar a lo largo del camino. Pero PRINCE2 no hace el trabajo por ti. No puede garantizar que sus proyectos tengan éxito. Los buenos proyectos, que ofrecen resultados de calidad, a tiempo y dentro del presupuesto, dependen de la calidad de las personas involucradas. Esto incluye a todos, desde el Tablero del proyecto hasta los miembros individuales del equipo.
Después de leer esta breve introducción a PRINCE2, el siguiente paso es ir a un curso de capacitación y obtener más información.