Si usted es el representante personal o albacea del patrimonio de una persona, deberá clasificar las pertenencias de la persona fallecida y distribuir sus bienes personales a las personas nombradas en el testamento de la persona fallecida o en un memorando de propiedad personal separado.
Mientras que ciertos artículos de las pertenencias de una persona fallecida, como joyas, fotografías, pinturas, cubiertos, vajilla y muebles, pueden ser más fáciles de distribuir porque son artículos que los miembros de la familia desean recibir debido a su valor monetario y sentimental, otros artículos, como estados financieros, pólizas de seguros, facturas de servicios públicos y declaraciones de impuestos, pueden ser menos sencillos.
¿Qué documentación debe conservarse?
Como abogados de administración de bienes, recomendamos que se conserven los siguientes documentos:
- Certificado de nacimiento y defunción original (tanto para la persona fallecida como para cualquier cónyuge que haya fallecido antes);
- Certificado de matrimonio original, acuerdo prenupcial y decreto de divorcio;certificados originales de acciones, bonos y otros activos;
- Declaraciones de impuestos de los últimos tres años y documentos de respaldo (por ejemplo, Formulario W-2, Formulario 1099, Formulario 1099-R, recibos de deducciones benéficas, etc.);
- Declaraciones de impuestos sobre donaciones;
- Declaraciones de impuestos sobre sucesiones para cónyuges fallecidos;
- Registros de cheques, estados de cuenta bancarios, estados de cuenta de jubilación, estados de cuenta de tarjetas de crédito, estados de cuenta médicos y facturas de servicios públicos para el año de fallecimiento (y para cualquier año anterior para el que el difunto no haya presentado una declaración de impuestos sobre la renta);
- Documentos del plan de jubilación (por ejemplo, papeleo de pensión, contratos de anualidades, etc.); y
- Documentos de seguro (póliza de seguro de vida,póliza de seguro de vivienda / cobertura general, etc.).
¿Qué hacer si no está seguro de si debe conservar un documento?
Como regla general, si un documento que no está nombrado en la lista anterior parece importante, es mejor guardarlo que tirarlo a la basura. Si no está seguro de si debe conservar un documento en particular, debe enviarlo a su abogado de administración de bienes, quien puede revisarlo y asesorarlo sobre cómo proceder.
¿Cuánto tiempo deben conservarse estos documentos?
Con la excepción de los certificados de nacimiento, los certificados de defunción, los certificados de matrimonio y los decretos de divorcio, que debe conservar indefinidamente, debe conservar los demás documentos durante al menos tres años después del fallecimiento de una persona o tres años después de la presentación de cualquier declaración de impuestos sobre el patrimonio, lo que ocurra más tarde.
¿Qué se debe hacer con la documentación restante?
Una vez que clasifique los documentos de la persona fallecida y separe los documentos anteriores, es posible que se quede con un montón de documentos. En general, es una buena idea triturar los documentos que contienen información personal o financiera para disminuir el riesgo de robo de identidad.
Si no tiene una trituradora o el volumen de papeles es tal que no sería práctico triturarlos en casa, puede contratar a una empresa de gestión de documentos para que recoja los papeles y los triture de forma segura en una instalación externa. El costo de contratar una compañía de administración de documentos generalmente es un gasto reembolsable del patrimonio.