Por el Centro de Gestión de Riesgos sin Fines de Lucro
En caso de que necesite presentar una reclamación, ¿podría poner rápidamente sus manos en todas las pólizas de seguro que podrían cubrir un incidente, incluidas las reclamaciones vencidas?
Las pólizas de seguro cubren eventos que se abordan mediante reclamaciones presentadas al transportista en algún momento en el futuro. En el momento en que se produce el evento que desencadena una reclamación, la póliza de seguro original que cubre ese evento puede haber expirado, y la nueva póliza puede contener disposiciones diferentes. Las preguntas que debe hacerse son: «¿Qué política se aplica, la antigua o la nueva? ¿Y qué proporciona exactamente la política aplicable?»
A veces, un reclamo de responsabilidad civil que tiene lugar durante el período de la póliza no se descubrirá hasta después de que la póliza caduque, tal vez años después. Un buen ejemplo de este tipo de reclamación de cola larga es la pérdida por fraude que está cubierta por una póliza de seguro contra delitos. El fraude puede ocurrir durante un período de años y no ser descubierto hasta mucho después de que la póliza haya expirado.
Políticas que faltan
¿Y si no pudo encontrar sus políticas caducadas? ¿Puede contar con que su corredor o agente tenga una copia a mano? En un número sorprendente de casos, incluso las compañías de seguros no pueden localizar una copia de las pólizas vencidas. Las empresas que no hacen nada más que arqueología para encontrar el rastro de papel que respalde tales afirmaciones lo hacen bastante bien. Pero, ¿por qué gastar el dinero después del hecho cuando puede poner en marcha un sistema simple que mantendrá sus políticas organizadas y disponibles?
Políticas de presentación
Las buenas prácticas de gestión de riesgos exigen tener un sistema para presentar políticas caducadas, pero ¿por cuánto tiempo deben mantenerse las políticas caducadas en el archivador?
Leyes estatales
Las leyes estatales varían, pero generalmente requieren que los agentes de seguros conserven copias de las pólizas de sus clientes durante 6-7 años. Dado que una organización sin fines de lucro no siempre puede contar con tener acceso a los archivos del agente de seguros cuando sea necesario, cada organización sin fines de lucro también debe mantener copias de las pólizas vencidas.
Recomendaciones de NRMC
El Centro de Gestión de Riesgos para organizaciones sin Fines de Lucro recomienda que la política de retención de documentos de una organización sin fines de lucro exija que todas las políticas, excepto las de reclamaciones, se mantengan de forma permanente. Ahora que las pólizas están disponibles electrónicamente (puede escanear sus pólizas en su sistema informático o solicitar que la compañía de seguros proporcione la póliza en formato electrónico), el almacenamiento ocupa mucho menos espacio físico. En lugar de archivadores desbordantes o estanterías llenas de carpetas de 3 anillos, puede guardar políticas en su servidor. Por supuesto, tendrá un sistema de copia de seguridad de sonido, archivará copias impresas de las políticas fuera del sitio e informará al personal clave de la oficina o a los voluntarios clave dónde se mantienen las copias de seguridad y las copias impresas. También querrá ejecutar pruebas de los medios de copia de seguridad para asegurarse de que puedan restablecerse en una situación de emergencia.