El reciente seminario web «Investigaciones sin dudarlo» aprobado por HRCI de KPA pasó a los libros de historia como nuestro seminario web más popular de todos los tiempos. También fue coorganizado por FordHarrison, el bufete de abogados asociado de KPA.
Naturalmente, los empleadores que asistieron al seminario web tuvieron muchas preguntas. A continuación se presentan las preguntas más comunes que se hicieron a nuestros expertos y sus respuestas a las mejores prácticas.
Q: ¿Cuál es la responsabilidad de Recursos Humanos cuando un empleado presenta una queja sobre otro empleado acosándolo, pero luego el demandante dice que solo se está desahogando y no quiere presentar una queja «oficial»?
A: En cualquier momento que una queja o inquietud se presente a la atención de Recursos Humanos o de la gerencia, usted tiene el deber de investigar completamente el asunto. Incluso si los empleados indican que «solo se están desahogando.»Si ocurre un comportamiento inapropiado, debe estar seguro y abordarlo lo antes posible para evitar problemas o reclamos futuros.
Q: Si no le preguntamos directamente al acusado: «¿Acosó a Nancy?», entonces, ¿cuál debería ser nuestra pregunta?
R: Debería comenzar haciendo preguntas más generales, como, » ¿Háblame de tu relación de trabajo con Nancy?»o» Háblame de tus interacciones diarias con Nancy.»A continuación, puede pasar a una pregunta más precisa sobre la situación:» Hábleme de un incidente que ocurrió en la cita XYZ entre usted y Nancy.»
Trate de evitar poner al acusado a la defensiva preguntando directamente: «¿Acosó sexualmente a Nancy?»
Q: El empleador tiene la obligación de denunciar el acoso sexual a la policía?
A: No, el empleador no tiene la obligación de denunciar el acoso sexual a la policía. Sin embargo, si resulta en una agresión sexual, debe denunciarlo a la policía y alentar a la víctima a presentar una denuncia policial. Como empleador, usted quiere estar seguro de que está protegiendo todo su lugar de trabajo.
P: ¿Es válido preguntar al acusado si está dispuesto a someterse a un polígrafo, incluso si el empleador no planea hacerlo realmente?
A: No, si el empleador no tiene la intención de administrar una prueba de polígrafo, no recomendaría hacer la pregunta. Si el empleado dice que sí, y el empleador no cumple, muestra una falta de credibilidad por parte del empleador.
P: En base a la NLRB, ¿se nos permite solicitar a la víctima que mantenga la confidencialidad de las cosas?
A: Hubo un fallo judicial en 2017 sobre investigaciones y confidencialidad en el que la Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB, por sus siglas en inglés) anunció una nueva regla que prohíbe a los empleadores usar políticas generales que prohíban las discusiones de los empleados sobre las investigaciones en curso.
La NLRB declaró que un empleador solo puede prohibir las discusiones sobre investigaciones en curso si demuestra, caso por caso, que tiene una justificación comercial legítima y sustancial que supera los derechos de la Sección 7 de un empleado.
Durante el curso de cualquier investigación, el empleador debe determinar si los testigos necesitan protección, si las pruebas están en peligro de ser destruidas, si el testimonio está en peligro de ser inventado o si hubo necesidad de evitar un encubrimiento.
Para obtener información adicional sobre este tema, puede consultar:
Las restricciones de la NLRB en las Solicitudes de Confidencialidad de los Empleadores en las Investigaciones en el lugar de trabajo Permanecen Después de la Decisión del Circuito de D. C.
P: ¿Deben nuestras preguntas y respuestas de investigación ser escritas/grabadas textualmente o podemos resumir las respuestas?
A: Sus preguntas deben estar completamente escritas y documentadas. Las respuestas pueden resumirse. Sin embargo, si hay una frase o cita que es una pieza importante de la investigación, debe documentar plenamente que con comillas, notando que es una cita directa.
P: ¿Está bien pedir a los empleados que completen un formulario de queja inicial por escrito si vienen a mi oficina para hablar sobre una situación que ocurrió en el trabajo?
R: Sí, se consideraría una mejor práctica que el empleado presente una queja por escrito al empleador. El empleado debe firmar y fechar la declaración escrita.
Puede instruirlos para que proporcionen la mayor cantidad de detalles posible sobre la situación y el nombre de cualquier testigo potencial.
P: ¿Cuáles son sus recomendaciones con respecto a los testigos que escriben declaraciones como parte del proceso de entrevista?
R: Recomendamos encarecidamente recopilar declaraciones escritas del acusador, acusado y cualquier testigo. Estas declaraciones ayudarán a respaldar las notas de la entrevista.
Q: Hay preocupaciones de tener entrevistados firmar las notas de la discusión después de la entrevista para verificar que las notas son correctas?
R: No hay problema en pedir a los entrevistados que firmen sus declaraciones escritas. De hecho, se considera una buena práctica que los entrevistados firmen y fechen la declaración escrita.
P: ¿Cuál es su recomendación de retención de documentación?
A: Debe conservar la documentación de investigación mientras el empleado sea un empleado activo y al menos 3 años después de la fecha de terminación.
P: ¿Tiene alguna idea sobre la grabación de entrevistas?
A: No recomendamos grabar entrevistas.
P: ¿Cuánto tiempo debe durar una investigación? Cuando un denunciante está MUY MOLESTO y quiere que lo cuiden AHORA, ¿cómo lo manejo?
R: Una investigación debe comenzar inmediatamente después de que usted tenga conocimiento de una situación. Dependiendo de cuántos testigos estén involucrados y cuántas personas necesiten ser entrevistadas, una investigación debe tomar de 24 a 72 horas.
Q: ¿En qué momento después de recibir una queja por escrito o por correo electrónico de un empleado acosado, le hace saber a la parte acusada que hay una demanda de acoso en su contra? ¿Espera a que se lleven a cabo las investigaciones?
A: No está obligado a revelar los detalles de la reclamación ni a la persona que presentó la reclamación. Le recomendamos que no divulgue esta información para protegerse contra represalias y posibles reacciones adversas.
Durante sus entrevistas, le recomendamos que se centre en hacer preguntas sobre la(s) situación (s) reportada (s).
Q: Si los testigos discuten una entrevista/investigación con sus compañeros de equipo, ¿podemos disciplinarlos por hacerlo?
A: Debe asegurarse de haber dado la divulgación adecuada durante su entrevista de investigación. Enfatice que cualquier información compartida durante el proceso de investigación debe permanecer confidencial y no debe ser discutida con nadie fuera de la entrevista.
Si el empleado viola esta política, puede ser disciplinado.
P: ¿Puede obligar a un testigo a participar en una investigación si el acosado lo nombró como testigo? ¿Qué hace cuando los testigos potenciales se niegan a participar?
A: Si los empleados se niegan a participar en una investigación en el lugar de trabajo, pueden ser despedidos por causa justificada.
Hubo un caso judicial en 2016, Gilman v. Marsh & McLennan Cos., No. 15-0603-cv (L), en la que el Tribunal de Apelaciones de los Estados Unidos dictaminó que un empleado puede ser despedido por causa justificada si se niega a participar en una investigación.
El tribunal del segundo circuito declaró que el factor decisivo era si las órdenes de cooperar en las entrevistas eran razonables. De ser así, los empleados podrían ser despedidos por motivos justificados por negarse a » obedecer una orden directa, inequívoca y razonable del empleador.»
P: ¿Qué hace cuando el comportamiento ha sido reportado y la administración no aborda el comportamiento y continúa?
A: Si la persona a la que se hizo el reclamo no hace nada para investigar el reclamo, el empleado puede llevar el reclamo a otro miembro de la gerencia, o puede llevarlo directamente a la agencia estatal correspondiente o a la EEOC. Si usted es miembro de la gerencia y tiene conocimiento de un reclamo, tiene la responsabilidad de llevarlo a un nivel superior de la gerencia o a un propietario.
P: Fui al sitio web de la EEOC y no pude localizar los tipos de preguntas que utilizan en una investigación. ¿O debería haber hecho clic en el enlace para presentar un informe?
A: El enlace para acceder a las preguntas de la entrevista en el sitio de la EEOC es eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. Las preguntas se encuentran aproximadamente a la mitad de la página.
P: ¿Y si no se permite a nadie presentar una queja a Recursos Humanos? En nuestra organización, a los empleados se les dice que no pueden ponerse en contacto con Recursos Humanos para nada y que solo pueden acudir a su supervisor, incluso cuando tienen un problema con su supervisor.
A: Una de las funciones principales de recursos humanos es apoyar a los empleados y ayudar a que la empresa cumpla con las leyes laborales estatales y federales. Los recursos humanos desempeñan un papel importante en la mitigación de la exposición de una empresa a una posible responsabilidad por cuestiones relacionadas con el empleo.
Le recomendamos que revise su política actual y le recomendamos encarecidamente que implemente una política de puertas abiertas. Una parte importante de una política eficaz contra el acoso es proporcionar múltiples métodos para reportar reclamos, que incluyen no solo al gerente directo del empleado, sino también a los recursos humanos, cualquier miembro de la gerencia y agencias externas.
Permitir que solo los empleados informen de problemas a su gerente es muy limitante, especialmente si el problema se relaciona con su gerente. Se debe proporcionar a los empleados más de una opción para informar de problemas e inquietudes.
Q: ¿Cómo puede prometer a los empleados que no habrá represalias si tan pronto como los supervisores se enteran de las quejas de los empleados, programan a las personas de manera diferente, las tratan de manera diferente, les dan tareas más difíciles, etc.??
A: Si un gerente toma una acción negativa contra un empleado en base a que el empleado presenta una queja o preocupación con respecto a ese gerente o cualquier otra persona, se debe disciplinar al gerente y recordarle la política contra represalias de la compañía. Tomar represalias contra un empleado por una actividad protegida es ilegal y podría resultar en una demanda muy costosa para la empresa.
A continuación hay un enlace a la EEOC con información adicional sobre represalias.
Represalias: Consideraciones para Gerentes de Agencias Federales
P: ¿Y si no se trata de un problema de acoso sexual verbal, sino de una ofensa visual? Además, ¿qué pasa si los empleados confunden el acoso sexual como «simplemente haciendo el tonto»?»
A: Independientemente de si la ofensa es verbal o visual, querrá investigar el asunto.
Mientras realiza una investigación, puede determinar con mayor frecuencia que no, que una queja de acoso representa un comportamiento inapropiado en el lugar de trabajo. El empleado que muestra el comportamiento inapropiado debe ser asesorado y potencialmente disciplinado.
Esta es también una oportunidad para comunicar a todos los empleados las expectativas de comportamiento en el lugar de trabajo.
P: Si una persona está presentando una queja contra alguien, ¿no tiene el acusado el derecho a saber quién es el acusador y la queja específica? Sé que aconsejaste no hacer preguntas importantes y no solo preguntar abiertamente «¿hiciste xyz??», pero en algún momento, deben saber cuál es la queja exacta y quién se quejó, ya que no debe haber ninguna expectativa de confidencialidad durante una investigación.
A: Una investigación siempre debe mantenerse confidencial y solo los que la llevan a cabo deben tener todos los detalles.
Un empleador no está obligado a revelar quién presentó una inquietud y los detalles de la inquietud/queja. Usted quiere asegurarse de la confidencialidad tanto como le sea posible. Las preocupaciones sobre represalias y reacciones adversas se vuelven aún más significativas si el acusador y la reclamación específica se revelan al acusado.
Como tal, no está obligado a informar al acusador sobre los resultados específicos de la investigación ni la acción específica que se tomó, solo que se llevó a cabo una investigación y se tomaron las medidas apropiadas.
P: Si una persona presenta una denuncia, es testigo, es el acusado, etc. durante una investigación, regresa a su área de trabajo o incluso fuera del trabajo y discute el caso, las preguntas formuladas, sus respuestas con otros testigos potenciales can ¿puede el empleador disciplinarlos o al menos deberíamos hacerles saber que su actividad ha sido reportada y darles una advertencia verbal? Creo que para entonces ya pueden haber contaminado a otros testigos e incluso haber causado más interrupciones en las operaciones.
A: Desea asegurarse de que está abriendo sus entrevistas de investigación con la declaración sobre confidencialidad y las consecuencias si se viola la confidencialidad.
Si le preocupa la confidencialidad, es posible que desee colocar a las personas involucradas en una licencia administrativa pagada hasta que se complete su investigación. Si un empleado está en licencia administrativa, debe asegurarse de comunicar las expectativas de confidencialidad y comunicación con sus compañeros de trabajo mientras esté en licencia.
Si un empleado habla con compañeros de trabajo u otros testigos, debe asegurarse de tomar medidas disciplinarias inmediatas que podrían incluir el despido. Vera HR de KPA ofrece acceso en línea y de guardia a un equipo de expertos en recursos humanos certificados con conocimiento de las leyes estatales y federales.
Esto es solo una muestra de la información útil que se comparte en los seminarios web de KPA. Regístrese para una próxima sesión hoy.
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