Definir claramente el alcance de su proyecto ayuda a gestionar eficazmente las expectativas de las partes interesadas y garantiza que todos los elementos del proyecto estén alineados con los objetivos, aumentando las posibilidades de éxito. Esto es lo que necesita saber sobre la definición del alcance del proyecto.
Definición del alcance del proyecto
El alcance del proyecto es un esquema detallado de todos los aspectos de un proyecto, incluidas todas las actividades, recursos, plazos y entregables relacionados, así como los límites del proyecto. El alcance de un proyecto también describe las partes interesadas clave, los procesos, las suposiciones y las restricciones, así como de qué se trata el proyecto, qué se incluye y qué no. Toda esta información esencial se documenta en una declaración de alcance.
La declaración de alcance del proyecto
La declaración de alcance del proyecto es un documento clave que proporciona a todas las partes interesadas una comprensión clara de por qué se inició el proyecto y define sus objetivos clave. La mayoría de las declaraciones de alcance del proyecto incluirán estos elementos.
- Una declaración de trabajo del proyecto (SoW), que es un desglose detallado de todo el trabajo a realizar por un equipo de proyecto y cualquier elemento importante que pueda afectar el resultado
- Restricciones que puedan limitar o afectar negativamente el resultado del proyecto, incluidos recursos, problemas de adquisición, plazos o falta de información
- Exclusiones de alcance, que pueden ser cualquier cosa que no forme parte del proyecto o sus entregables
- Hitos que proporcionan la fecha exacta en que se entregará o completará algo
- Los entregables finales que se entregarán se proporcionará al cliente al final del proyecto, por ejemplo, un informe, una función de software, cualquier información o análisis de procesos, o cualquier producto o servicio que un cliente necesite
- Criterios de aceptación que expliquen exactamente cómo se medirá el éxito
- Aprobación final en la que el cliente firmará la declaración de alcance que confirma que se han incluido todos los parámetros y que el documento es completo y preciso
Pasos clave para definir el alcance de su proyecto
Definir correctamente el alcance de un proyecto es la clave para administrar con éxito su proyecto. Estos son los pasos que puede seguir para definir el alcance de su proyecto.
- Trabaje con las partes interesadas clave para definir y crear una declaración de alcance identificando lo que está dentro y fuera de alcance. Colaborar con las partes interesadas ayuda a garantizar que las cosas esenciales no se caigan por las grietas.
- Identificar, documentar y comunicar suposiciones. Los supuestos son aquellos elementos que se relacionan con el proyecto y que se supone que son verdaderos durante la duración del proyecto. Los supuestos son necesarios para proporcionar una estimación del costo y el cronograma para entregar el alcance del proyecto durante la fase de planificación de un proyecto.
- Obtenga la aceptación de la declaración de alcance con las partes interesadas más afectadas para garantizar que todos estén en la misma página.
Ejemplo de alcance del proyecto
Digamos que eres un gerente de proyecto que define el alcance de un proyecto de marketing de contenidos. Una declaración de alcance del proyecto muy simple podría incluir lo siguiente.
Introducción
Este proyecto de marketing de contenidos se está llevando a cabo para la compañía XYZ con el propósito de crear un artículo para publicar en su sitio para crear conciencia de marca.
Alcance del proyecto
Este proyecto incluirá investigación, estrategia de contenido, redacción del artículo y publicación en el sitio web de XYZ bajo el blog de XYZ. También incluirá compartir el artículo en las redes sociales para el mes de abril de 2020. Todas las actividades serán conducidas por Joe Smith de la compañía ABC.
Entregables del proyecto
Los entregables del proyecto incluirán un artículo escrito bien documentado de hasta 1,000 palabras que se entregará por correo electrónico a [email protected] no más tarde de _ _ _ fecha.
Criterios de aceptación del proyecto
Jane en XYZ company revisará y aprobará la versión final del artículo antes de publicarlo.
Exclusiones del proyecto
Este proyecto no incluirá el pago a proveedores externos por investigación o servicios subcontratados.
Restricciones del proyecto
Las restricciones pueden incluir retrasos en la comunicación, cambios en el alcance o dificultades técnicas.
Una vez que la declaración de alcance del proyecto esté completa y aprobada, y un proyecto esté en marcha, el alcance del proyecto deberá gestionarse cuidadosamente para evitar el deslizamiento del alcance.
¿Qué es la fluencia del alcance?
Scrope creep se refiere a un escenario en el que los cambios ocurren después de que se ha iniciado el proyecto y los cambios no se definen o anticipan dentro de la declaración de alcance. Cuando se produce un desplazamiento del alcance, puede afectar negativamente el cronograma del proyecto, la calidad de entrega, los recursos, el presupuesto y otros aspectos. Administrar el alcance de su proyecto puede ayudar a evitar sorpresas no deseadas.
Gestión del alcance del proyecto
Además de la revisión y el seguimiento continuos de las actividades del proyecto, hay pasos que deben emprenderse para gestionar el alcance del proyecto a fin de evitar la pérdida de alcance.
- Identificar si hay cambios en los requisitos de su proyecto. Este es un paso vital, ya que estos cambios afectan directamente los objetivos del proyecto y todas las actividades relacionadas.
- Identifique cómo los cambios afectarán al proyecto. Antes de poder realizar ajustes en el alcance del proyecto, debe comprender dónde y cómo los cambios afectan el resultado.
- Obtenga aprobación para los cambios antes de proceder con un cambio en las actividades o la dirección.
- Implementar los cambios aprobados de manera oportuna para reducir las demoras y los riesgos.
Plantilla de alcance del proyecto
Introducción
La Introducción proporciona una descripción general de alto nivel del proyecto.
Alcance del proyecto
Indique el alcance del proyecto. Esto debe incluir lo que el proyecto incluye y lo que no incluye. Esto ayudará a aclarar lo que está incluido en el proyecto y ayudará a evitar cualquier confusión por parte de los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas.
Entregables del proyecto
Indique los entregables planificados para el proyecto.
Criterios de aceptación del proyecto
Definir los criterios de aceptación. ¿Qué objetivos se alcanzarán y cómo se medirá el éxito?
Exclusiones del proyecto
Lo que no está incluido en el alcance de este proyecto.
Restricciones del proyecto
Proporcione cualquier restricción en el proyecto, fechas fijas, limitaciones de personal o equipo, restricciones financieras o presupuestarias, o cualquier limitación técnica.
Desarrollando una comprensión sólida del propósito de un proyecto y definiendo, documentando y administrando claramente el alcance de su proyecto, puede asegurarse de estar bien posicionado para entregar un proyecto exitoso sin tener que lidiar con la pérdida de alcance.