Una comunicación interna y externa fluida es una de las piedras angulares de las operaciones comerciales diarias. Hoy en día, el Protocolo de voz sobre Internet (VoIP) se está convirtiendo cada vez más en la regla de oro de las comunicaciones corporativas modernas. En pocas palabras, es una tecnología probada que permite a las personas hacer llamadas telefónicas a través de la conexión a Internet. Desarrollado en 1995, ha evolucionado para ser más estable y confiable con el desarrollo de la banda ancha y se ha convertido en la solución de referencia para más y más empresas al actualizar sus sistemas telefónicos.
Esta guía en profundidad lo guiará a través de básicamente todo sobre VoIP y lo ayudará a aprovecharlo al máximo.
Enlaces rápidos
- ¿Qué es VoIP?
- ¿Cómo funciona VoIP?
- ¿Cuáles son los beneficios de VoIP?
- » ¿Mi empresa necesita un sistema telefónico VoIP?»
- ¿Cosas a tener en cuenta al elegir un sistema VoIP?
- Guía del Comprador del Sistema Telefónico VoIP
¿Qué es VoIP (Protocolo de Voz sobre Internet)?
Tradicionalmente, los sistemas de telefonía heredados transportan señales de voz utilizando líneas telefónicas analógicas, por lo que requiere la configuración del cableado del circuito para realizar y recibir llamadas. Bajo esta circunstancia, se utiliza un equipo de hardware especializado llamado Centralita Privada (PBX) para conectar extensiones de teléfono internas a la red telefónica pública.
En lugar de enviar paquetes de datos a través de una red tradicional de conmutación de circuitos, VoIP, la abreviatura de Protocolo de voz sobre Internet, a veces también conocido como telefonía IP, es una tecnología que convierte la voz en señales digitales que se pueden transmitir a través de paquetes de datos digitales de Internet a través de su red de área local/WAN/otra infraestructura para habilitar llamadas telefónicas. VoIP utiliza RTP (protocolo en tiempo real) para garantizar que estos paquetes se entreguen a tiempo. Puede usar un cable ethernet o una conexión WiFi de alta velocidad para VoIP.
Aquí hay un video corto para ayudarlo a comprender qué es VoIP en un minuto.
¿Cómo Funciona VoIP?
Como se mencionó anteriormente, VoIP básicamente funciona convirtiendo señales telefónicas analógicas en señales digitales para facilitar la telefonía a través de Internet. Ahora profundicemos un poco más en los detalles del proceso.
Protocolo SIP y enlace SIP
Voz sobre IP funciona mediante el uso de tecnologías de protocolo y SIP es un protocolo que habilita VoIP. El Protocolo de inicio de sesión (SIP) es un protocolo de comunicación para llamadas VoIP y otras sesiones de texto y multimedia, como mensajería instantánea y video. El troncal SIP, basado en el protocolo SIP, es básicamente un servicio establecido virtualmente a través de sus conexiones a Internet y proporcionado por Proveedores de Servicios de Telefonía por Internet (ITSP), eliminando la conexión física a una compañía telefónica.
Equipo que puede necesitar para usar VoIP
Sistemas telefónicos VoIP (PBX)
Una PBX VoIP (Centralita Privada) es un sistema telefónico comercial que facilita las llamadas telefónicas a través de la red de datos LAN o WAN de la empresa en lugar de a través de redes con conmutación de circuitos.
La centralita virtual VoIP está disponible en dos opciones de implementación: local y basada en la nube. Con una solución de voz local, el hardware se instala y se ejecuta in situ en su oficina o centro de datos, mientras que un sistema PBX en la nube se entrega completamente a través de Internet y un proveedor de servicios lo administra completamente fuera de las instalaciones.
Teléfonos VoIP o teléfonos IP
Los teléfonos VoIP, o teléfonos IP, son los teléfonos físicos de oficina que puede usar con un sistema telefónico VoIP. Visualmente, no difieren mucho de los teléfonos fijos tradicionales que encuentra en su casa o en su escritorio de trabajo. Debido a esto, es bastante fácil para los empleados adaptarse a los teléfonos VoIP más nuevos. La única diferencia fundamental es que están habilitados para Internet, ya sea a través de WiFi o Ethernet. Se les asignan direcciones IP para facilitar las llamadas a través de su red.
Teléfonos móviles, computadoras, dispositivos listos para la red
Además de los teléfonos IP, también puede acceder a los sistemas telefónicos VoIP utilizando su propio dispositivo móvil, computadora y otros dispositivos listos para la red con aplicaciones VoIP o aplicaciones de softphone instaladas. Hoy en día, puede hacer y recibir llamadas telefónicas de negocios en cualquier momento y en cualquier lugar utilizando sus propios dispositivos conectados a Internet, sin preocuparse por perder la calidad de las llamadas VoIP. Los empleados ya no están atados a un teléfono de escritorio y pueden usar cualquier dispositivo de su elección.
Puertas de enlace VoIP
Una puerta de enlace VoIP es un dispositivo de hardware que convierte el tráfico de telefonía tradicional (analógico o digital) en paquetes de datos, permitiendo conexiones entre la infraestructura de telefonía heredada y las comunicaciones basadas en IP, actuando como puente entre una red IP, la Red Telefónica Pública Conmutada (PSTN) y la red celular.
¿Cuáles son los beneficios de VoIP?
Las empresas modernas disfrutan de usar el servicio telefónico VoIP a través de líneas telefónicas tradicionales porque pueden obtener mucho más valor que solo mejorar las comunicaciones corporativas. A continuación se presentan algunas de las muchas formas en que VoIP beneficia a las empresas.
Ahorro de costes
VoIP es una forma económica de configurar un sistema de comunicaciones empresariales. Los servicios VoIP podrían basarse en una conexión IP directa a su proveedor de servicios telefónicos, simplemente en su conexión a Internet existente, o una combinación de ambos. Por lo tanto, reduce el costo de las llamadas internas en su organización a prácticamente ninguna, reduce en gran medida los gastos de las llamadas comerciales externas e internacionales, ahorrando una cantidad significativa de inversiones en la compra de líneas telefónicas tradicionales, instalación y mantenimiento continuo.
Los sistemas VoIP locales y basados en la nube son rentables, pero tienen algunas diferencias en términos de costo. Aunque necesita pagar completamente por adelantado por un sistema de locales operativos, lo protege del riesgo de aumentos de tarifas y significa un costo mensual más bajo después de que los gastos estén cubiertos. En cuanto a los servicios VoIP alojados basados en la nube, generalmente elige un modelo de gastos operativos con tarifas mensuales o anuales más asequibles y un bajo costo inicial del equipo.
Si sus soluciones de voz y datos están separadas actualmente, puede ahorrar dinero combinando las dos en un solo proveedor. Además del ahorro de costos, también podrá consolidar el servicio de Internet y el soporte de telefonía.
Fácil de instalar
En comparación con los sistemas telefónicos tradicionales, la instalación y configuración de los sistemas VoIP podría ser súper fácil. Tradicionalmente, con un sistema de línea fija, los teléfonos de oficina requieren líneas físicas para recibir el servicio telefónico. Los sistemas telefónicos VoIP eliminan la necesidad de instalar líneas telefónicas físicas. Todo lo que necesita hacer es conectar teléfonos IP a la red corporativa a través de líneas Ethernet.
Mejor aún, si necesita que su personal de TI priorice proyectos más importantes y generadores de ingresos en lugar de administrar el sistema telefónico, los servicios de telefonía alojados dejan el trabajo al proveedor de servicios y no hay necesidad de preocuparse por ningún problema de red. También sería beneficioso para las pequeñas empresas y las empresas de nueva creación que carecen de conocimientos técnicos o recursos.
Calidad de voz clara
Cuando se introdujo por primera vez la voz sobre IP, la calidad de la llamada era insatisfactoria. Atrás quedaron esos días gracias al avance de la tecnología de banda ancha y Voz sobre Protocolo de Internet en sí. La» mala calidad de las llamadas » es probablemente el mayor error sobre VoIP now.
Tenga la seguridad de tener una conexión a Internet rápida y estable. La mayoría de los proveedores de VoIP ofrecen una gran cantidad de protocolos y códecs diferentes para garantizar la calidad de sonido HD. Con una solución robusta y una implementación adecuada, la calidad de voz de VoIP puede ser tan buena o incluso mejor que las llamadas basadas en teléfonos fijos. Ni siquiera puedes notar la diferencia.
Movilidad & Flexibilidad geográfica
VoIP permite a las empresas extender su sistema de comunicaciones a oficinas remotas y trabajadores móviles a través de dispositivos habilitados para SIP. Para los trabajadores remotos, la oficina está donde sea que la hagan, siempre y cuando la conexión a Internet esté disponible.
La implementación de un sistema VoIP de múltiples sitios no solo puede mantener conectadas a la perfección todas las sucursales dispersas, sino que también reduce los costos de llamadas entre oficinas en espiral. Los softphones permiten a los empleados hacer que sus extensiones de oficina sean móviles con una amplia gama de funciones de manejo de llamadas a mano. Además, los sistemas de telefonía en la nube facilitan la conexión de oficinas geográficamente dispersas en un solo sistema telefónico y el administrador de TI puede administrarlo fácilmente desde cualquier ubicación.
Escalabilidad
La escalabilidad, como una de las características más valiosas para las empresas, se refiere a la capacidad de un sistema para manejar una cantidad creciente de carga de trabajo, normalmente agregando recursos al sistema, sin afectar su rendimiento o eficiencia general.
VoIP es una solución escalable que puede crecer con su negocio, especialmente el servicio VoIP basado en la nube, que ofrece una mayor flexibilidad para empresas con crecimiento o reducción de personal. El aumento y la disminución de extensiones de teléfono se pueden hacer de inmediato y las empresas solo pagan por lo que necesitan, sin comprar equipos de hardware adicionales o nuevas líneas dedicadas. Todo se puede hacer, prácticamente en tiempo real. Si es una empresa de temporada con necesidades de comunicación fluctuantes o que experimenta un crecimiento rápido, un modelo alojado puede ser la opción perfecta para usted.
Abundancia de funciones
Los servicios VoIP ofrecen una serie de funciones que no son compatibles con los sistemas telefónicos tradicionales o solo están disponibles por un cargo adicional. Estas características son más que ‘extras’. Muchas empresas han encontrado que es fácil de usar VoIP y se han vuelto más competitivas con el conjunto completo de funciones integradas. Algunas características pueden ayudar a las empresas a satisfacer importantes necesidades de seguridad, incluida la capacidad de conectarse con servicios de emergencia mientras usan Internet VoIP.
A continuación se muestra una lista de funciones VoIP imprescindibles que aumentarán la eficiencia de la comunicación de su negocio:
-
Desvío de Llamadas
Cuando la parte a la que se llama no está disponible, el desvío de llamadas ayuda a redirigir las llamadas entrantes a otro destino deseado, como el número de teléfono móvil u otros números de teléfono. También puede configurar diferentes reglas para varios escenarios. Por ejemplo, reenvíe automáticamente las llamadas telefónicas a otra extensión cuando esté ocupado, llame a su teléfono móvil cuando nadie responda las llamadas a su teléfono de escritorio y pida a las personas que llaman que dejen mensajes de voz cuando esté de vacaciones. El personal de ventas y el personal de campo, especialmente, ya no necesitan preocuparse por estar lejos de sus escritorios.
-
Respuesta de Voz Interactiva (IVR)
IVR ayuda incluso a las pequeñas empresas a ofrecer servicios al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin costosos recursos humanos. Cuando los clientes llaman, los saludos pregrabados los dirigirán al destino más apropiado con el tiempo de espera mínimo. Con IVR, puede automatizar el servicio al cliente, proporcionar respuestas satisfactorias a tiempo, dejar una buena impresión en sus clientes y crear una imagen profesional de la empresa.
-
Grupo de Anillos
Incluya un grupo de extensiones en un grupo de llamadas para que, cuando llegue una llamada, todas las extensiones disponibles suenen de forma simultánea o secuencial según las diferentes estrategias de llamada que configure. Es muy útil para compartir y distribuir llamadas de manera efectiva entre los empleados de departamentos particulares. Como resultado, la productividad general de su equipo aumentará y se garantizará la respuesta más rápida a las llamadas de los clientes.
-
Cola
Es una decisión inteligente dejar que una llamada entrante se ponga en cola mientras espera a un agente disponible. Mejor que estar en espera, ir al buzón de voz o recibir un tono ocupado, se informa al cliente de que actualmente no hay un agente disponible para responder la llamada y que está haciendo cola en este momento. Reduce el número de llamadas perdidas, así como el efecto negativo de las señales de ocupado en la experiencia del cliente. Al segmentar a los agentes en varias colas, incluso puede proporcionar diferentes niveles de servicio para diferentes grupos de clientes.
-
Música en espera
Las llamadas telefónicas pueden ponerse en espera a veces, como los intervalos mientras transfieres una llamada a otro número, o el tiempo de espera cuando las personas participan en una llamada de conferencia, o a nadie le gustan los silencios incómodos, así que simplemente cargue algunos archivos de audio y personalice la música en espera para complacer a sus clientes y mejorar su imagen corporativa.
-
Grabación de Llamadas
Los sistemas telefónicos VoIP se pueden configurar para detectar y grabar automáticamente todas las conversaciones telefónicas realizadas a través del sistema, incluidas las llamadas entrantes y salientes. Las empresas suelen aprovechar las grabaciones de llamadas como herramienta de capacitación o entrenamiento, para ayudar a resolver disputas, con el propósito de revisar y confirmar, para cumplir con sus regulaciones y para rastrear si los clientes están satisfechos o no. La tecnología VoIP los simplifica a todos.
» ¿Mi Empresa Necesita un Sistema Telefónico VoIP?»
Entendemos que algunas empresas podrían haber estado utilizando sistemas telefónicos tradicionales durante bastante tiempo y no estamos seguros de si un sistema telefónico VoIP tiene sentido para sus negocios. De hecho, hay diferencias significativas entre VoIP y la línea fija tradicional. Aquí hay algunas preguntas que puede hacerse antes de tomar una decisión informada.
1) ¿Está experimentando su país la desconexión de la RDSI?
A medida que la tecnología avanza y la demanda de comunicaciones empresariales crece rápidamente, las líneas tradicionales de RTC e RDSI apenas pueden estar a la altura de las expectativas de las empresas actuales, cayendo gradualmente cada vez más en la obsolescencia. Ahora la desconexión de la RDSI está ocurriendo en todo el mundo. A medida que las grandes empresas de telecomunicaciones anuncian sucesivamente la desconexión de RDSI y RTPC, Alemania, Australia, Italia y muchos otros países de todo el mundo están experimentando una transformación de las líneas fijas tradicionales a todas las soluciones IP.
Si se encuentra entre la tendencia, es fundamental encontrar una solución VoIP transparente y confiable en respuesta al apagado. De lo contrario, podría perder su servicio telefónico. Si no se enfrenta a un apagón inmediato de RDSI, preste atención a este problema, ya que es posible que su propia nación lo ordene en el futuro. Puede adelantarse a los desarrollos futuros planificando implementar la tecnología VoIP más pronto que tarde.
2) ¿Tiene empleados que trabajan desde casa?
Desde el brote de la COVID-19, muchas empresas, que solían estar restringidas a las líneas fijas tradicionales, se han actualizado a los sistemas de telefonía VoIP para facilitar un entorno de teletrabajo. Gracias a VoIP, la fuerza de trabajo remota puede realizar y recibir llamadas de negocios con el mismo número que tienen en la oficina con sus propios dispositivos y acceder a las mismas capacidades de llamada.
VoIP se ha convertido en una herramienta imprescindible para el trabajo remoto y también en un paso importante hacia la transformación digital. Además, al usar una conexión VPN (red privada virtual) junto con la solución VoIP, su conversación estará protegida por un túnel de cifrado. Un proveedor de servicios VoIP confiable debe ser capaz de proporcionar información detallada sobre cómo protegen las comunicaciones remotas y de larga distancia para los clientes que utilizan sus soluciones VoIP comerciales.
3) ¿Puede su sistema analógico actual satisfacer sus necesidades?
Hay varios problemas importantes que afectan a los servicios telefónicos tradicionales.
En primer lugar, las PBX tradicionales requieren una inversión inicial alta, incluida la compra de líneas telefónicas y hardware (que también debe ser instalado por técnicos experimentados), así como tarifas de mantenimiento continuas. Después de la instalación, también puede ser costoso y difícil escalar el sistema cuando experimenta la necesidad de expansión, como un aumento significativo de personal o sucursales adicionales.
Además, los sistemas telefónicos tradicionales generalmente solo proporcionan funciones básicas de llamada y no pueden hacer frente a escenarios de comunicación empresarial más sofisticados. Con un número cada vez mayor de trabajadores móviles y remotos, la falta de movilidad se está convirtiendo en uno de sus principales inconvenientes. Los servicios de telefonía analógica se basan en líneas físicas para transmitir tráfico de voz, que encadenan a los empleados en los escritorios para manejar las llamadas de negocios.
A diferencia de una opción moderna como VoIP, la personalización y la integración son bastante limitadas en los sistemas telefónicos heredados. No son capaces de integrarse en el ecosistema de comunicaciones empresariales actual, que consiste en una serie compleja de aplicaciones avanzadas, dejando llamadas de voz en los suelos desde el resto de los sistemas de información de una empresa.
Siga leyendo para obtener más información sobre si un sistema telefónico VoIP tiene sentido para su negocio.
¿Cosas a Tener en cuenta Al Elegir un Servicio VoIP?
Podría tener un gran impacto en su negocio al decidir sobre una solución de comunicaciones empresariales. VoIP puede ser la mejor solución, pero es importante realizar primero un análisis del estado actual y de las necesidades. Luego, puede determinar si la VoIP comercial funciona para usted. Estos son algunos consejos para ayudarlo a determinar sus necesidades y tomar decisiones inteligentes.
1) ¿Desea conservar el equipo existente? ¿Es compatible con sus necesidades?
Si está utilizando la centralita virtual tradicional y con un presupuesto limitado para un reemplazo completo del equipo existente, asegúrese de seleccionar una solución VoIP que le permita realizar una transición por fases. Si el nuevo sistema VoIP es compatible con su sistema telefónico tradicional, cómo conectarlos, cómo asegurarse de que la actualización no afecte la continuidad del negocio, etc. También es importante verificar que los proveedores de servicios VoIP que está considerando sean compatibles con ese equipo. Esta es una etapa en la que la comunicación directa con el proveedor de VoIP es clave.
2) ¿Qué tipo de capacidades de comunicaciones unificadas ofrece?
Los sistemas telefónicos VoIP ofrecen una gama de funcionalidades de telefonía para manejar llamadas de audio, pero la comunicación con colegas y clientes no se limita solo a la voz. Esta es la razón por la que las comunicaciones unificadas se introducen en el panorama de las comunicaciones empresariales y también por la que la UC debe ser una de las principales prioridades a medida que evalúa sus opciones de VoIP.
Las comunicaciones unificadas en su forma más simple consisten en convertir una gran cantidad de canales y opciones de comunicación en un único punto de acceso. De hecho, la mayoría de los productos de UC responden en VoIP como base principal, y muchos proveedores de VoIP ofrecen algunas características de UC en sus carteras para ampliar aún más las capacidades y la flexibilidad.
Las características comunes de UC incluyen:
- Mensajería unificada
- Mensajería instantánea (chat)
- Presencia
- Directorio corporativo
- Videoconferencia
- Colaboración en equipo
3) ¿Es posible integrarse en otras plataformas y herramientas?
Es fundamental que las empresas se mantengan ágiles y listas en un mundo que cambia rápidamente. Con cada vez más sistemas, plataformas y software que aparecen en el lugar de trabajo, tanto los gerentes como los empleados esperan tener una solución unificada e integrada para mejorar la eficiencia, por lo que la capacidad de un sistema VoIP para integrarse y trabajar sin problemas con otras soluciones se vuelve mucho más importante que nunca.
Con su sistema de telefonía conectado a otras herramientas de mejora empresarial, será más fácil para usted y su equipo comunicarse, colaborar, interactuar entre sí y optimizar el flujo de trabajo general. Afortunadamente, hay proveedores de VoIP que se aseguran de que su servicio telefónico sea compatible con algunas herramientas populares de colaboración y comunicación.
Guía del comprador de Sistemas Telefónicos VoIP
Al comprar VoIP, encontrará que hay una lista de proveedores de servicios VoIP que compiten por su atención. Si necesita más información para averiguar qué tipo de sistema telefónico es el más adecuado para su organización. ¡Aquí hay una guía para ti!
Esta guía incluye toda la información clave y consejos útiles para ayudarlo a tomar una decisión informada de una manera más fácil. Le ayudará a comprender cómo funcionan los sistemas telefónicos VoIP, cómo seleccionar un proveedor de VoIP y si esto es preferible al servicio telefónico regular. Simplemente haga clic para descargar!
