¿Qué es un Archivo de Empleado?
Los empleadores deben utilizar un archivo de empleado para capturar y mantener todos los documentos de recursos Humanos, nómina, beneficios y cumplimiento en un solo lugar. Con la evolución de la tecnología de recursos humanos, los empleadores deben almacenar todos los documentos de personal esenciales para cada empleado dentro de su sistema de recursos humanos. La falta de mantenimiento y producción adecuados de la documentación puede dar lugar a infracciones de cumplimiento o posibles multas.
Los documentos protegidos por las leyes de privacidad, como los registros médicos/de seguros y las verificaciones de referencias/antecedentes, no deben incluirse en el archivo básico de un empleado.
Aquí hay una instantánea de los elementos que se pueden incluir en un archivo básico de empleado:
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Descripción del puesto
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Solicitud de empleo y / o currículum
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Oferta de trabajo
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Formulario W del IRS-4
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Recibo o acuse de recibo firmado del manual del empleado
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Evaluaciones de la actuación profesional
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Formularios relativos a las prestaciones de los empleados
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Formularios que proporcionan contactos de emergencia
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Quejas de clientes y / o compañeros de trabajo
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Premios o menciones por su excelente desempeño
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Registros de asistencia o finalización de programas de formación
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Advertencias y / u otras medidas disciplinarias
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Notas sobre la asistencia o la tardanza
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Cualquier contrato, acuerdo escrito, recibo o acuse de recibo entre el empleado y el empleador
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Documentos relativos a la salida del trabajador de la empresa
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