Antes de averiguar cómo obtener patrocinadores para un evento, la primera pregunta que debe hacerse es: «¿Qué tipo de evento celebro?»
Hay dos tipos principales de eventos sin fines de lucro. El primero es lo que se conoce como un» hacedor de amigos», en el sentido de que el objetivo no es tanto recaudar dinero, incluso puede descubrirlo después del hecho de que perdió dinero a corto plazo. Un evento de creación de amigos está diseñado para crear relaciones dentro de la comunidad con el objetivo a largo plazo de encontrar donantes para su organización sin fines de lucro o construir relaciones.
El segundo tipo de evento (y el que la mayoría de los equipos de desarrollo están interesados en organizar) es una recaudación de fondos. El propósito de estos eventos es reunir capital para apoyar los programas y los costos administrativos que se requieren para llevar a cabo la misión de su organización.
Para que las recaudaciones de fondos tengan éxito, es esencial que obtenga fondos de empresas e individuos del área. También necesitarás un plan antes de poder determinar cómo conseguir patrocinadores para un evento. Solicitar patrocinio para eventos de caridad puede ser un desafío, pero puede mejorar sus probabilidades siguiendo los siguientes pasos:
- Determine su plan de evento
- Crear opciones de propuesta
- Identificar posibles patrocinadores de eventos
- Honrar a los patrocinadores en el evento
- Seguimiento posterior
Después de cubrir estos pasos, repasaremos cinco consejos rápidos para usar al solicitar patrocinios de eventos, incluida la forma de hacer que las empresas locales patrocinen su evento.
Pero primero, echemos un vistazo a algunas preguntas frecuentes para darte un resumen básico de los patrocinadores del evento.
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Preguntas frecuentes sobre cómo conseguir patrocinadores para un evento
Antes de profundizar en cómo conseguir patrocinadores para un evento, asegurémonos de estar en la misma página sobre el papel del patrocinio de eventos. Aquí hay algunas preguntas frecuentes sobre patrocinadores de eventos sin fines de lucro.
¿Qué es un patrocinador de eventos?
Un patrocinador es cualquier persona o empresa que proporciona algo gratuito (dinero, servicios, productos) para aumentar el valor de su evento.
Los patrocinadores son clave para tu evento porque agregan incentivos que atraerán a la gente a tu evento.
¿Por qué los patrocinadores son importantes para el éxito de su recaudación de fondos?
Además del valor que agregan a su evento, los patrocinadores también brindan un beneficio de marketing y promoción. Por ejemplo, si un restaurante local proporciona comida para su evento, también debe anunciar su evento en su lugar de negocios.
Las recaudaciones de fondos y las oportunidades de patrocinio son excelentes asociaciones comerciales. La mayoría de las empresas, especialmente las empresas locales más grandes, tienen un presupuesto para hacer esto cada año. Así que cuanto antes empieces a extraer cosas gratis, como bolsas de regalos y donaciones de alimentos, mejor.
Sé creativo sobre a quién te comunicas y recuerda que todo lo que agregue valor a tu evento vale la pena.
¿Cuándo debes contactar a posibles patrocinadores?
Por lo general, hace unos cuatro meses. Planifique con anticipación para que los patrocinadores tengan suficiente tiempo para pasar por cualquier aprobación necesaria.
También desea evitar competir con otras organizaciones locales por patrocinadores. Cuanto antes puedas comenzar a buscar patrocinadores, mejor estarás. Profundizaremos en el momento de solicitar patrocinio para eventos de caridad más adelante en este artículo.
¿A quién puedes conseguir para patrocinar tu evento?
La respuesta corta es cualquiera y todos. Comience con las empresas locales y pregunte a sus registrantes si sus empresas quieren participar. Comunícate con restaurantes locales para obtener tarjetas de regalo o donaciones de alimentos.
Asegúrese de preguntar a sus amigos, colegas y luego pídales que pregunten a sus redes, etc.
¿Cómo puedes conseguir que los patrocinadores digan que sí?
Conseguir patrocinadores puede ser estresante, especialmente cuando las cosas no suceden tan rápido como quieres. Recuerda divertirte, ser creativo y dirigirte a lugares en los que disfrutes personalmente de ser parte. Si eres un cliente leal de una empresa local, es más probable que te apoyen.
Una clave para obtener un » sí » es pensar en formas creativas de llegar a los donantes potenciales. Esto le ayuda a destacarse de las otras organizaciones que están solicitando patrocinios.
El primer contacto siempre es importante, así que no envíes un correo electrónico genérico a todas las direcciones de correo electrónico «info@» que encuentres en los sitios web. Sumérgete en lo más profundo y adopta un enfoque personal para hacer contacto.
Visita una tienda local favorita que apoyas y pregunta si dona o patrocina eventos locales. Trate de visitar un negocio durante las horas libres para que puedan brindarle toda su atención.
Asegúrese de comunicarse temprano y con frecuencia. Y no te decepciones si las cosas no suceden tan rápido como te gustaría. Solo date un montón de tiempo para lograr tus objetivos de patrocinio.
Y conseguir que los patrocinadores digan » sí » es de lo que se trata este artículo. Así que sigue leyendo para obtener más consejos para crear una estrategia de patrocinio de eventos exitosa.
Antes de solicitar patrocinadores, determine su plan de eventos
Los equipos de desarrollo sin fines de lucro pueden operar en piloto automático organizando los mismos eventos anualmente sin ajustes. Sin embargo, este enfoque no le ayudará a aumentar su base de apoyo ni a hacer que las empresas locales patrocinen su evento. Es mejor mirar cada evento con una nueva perspectiva y un nuevo plan.
Debe poder conectar directamente la actividad y el tema de su evento con la misión de su organización. Por ejemplo, puede pensar que ganará mucho dinero con una hora de cóctel, pero eso no funcionará si su organización ayuda a personas con problemas de adicción.
Comience creando un mensaje y diseñando un logotipo y un nombre alrededor de él. Tu plan de eventos también debe incluir plazos para objetivos específicos, para que conozcas los plazos para imprimir invitaciones, agregar nombres de patrocinadores a los carteles o hacer depósitos para los lugares.
Delega tareas a tu equipo de personal y voluntarios para que quede claro quién es responsable de qué. Considera la posibilidad de crear una hoja de cálculo en línea que se pueda actualizar fácilmente para que nadie se acerque accidentalmente a un negocio al que ya has pedido una donación.
Si un voluntario es un comprador frecuente en una tienda, pídale que se acerque al propietario o gerente directamente. Esto asegurará que su mensaje no se pierda con un empleado que podría malinterpretarlo u olvidarlo.
Aunque todos son responsables de correr la voz y obtener apoyo, necesitarán un plan de juego para comprender cómo conseguir patrocinadores para un evento. Es por eso que cada plan de eventos también requiere un menú de niveles de donación.
Niveles de donación para patrocinadores de eventos
¿Te preguntas cómo conseguir que las empresas locales patrocinen tu evento? Piense en crear niveles para que incluso las empresas más pequeñas puedan participar.
Cuando le pides a los propietarios de negocios de tu comunidad que apoyen tu misión, es probable que todos tengan la misma pregunta: ¿Qué gano yo? Asegúrate de que tu equipo esté preparado para dar una respuesta convincente.
Una forma de hacerlo es creando lo que se conoce como niveles de donación. Estos son diferentes niveles de donación que se corresponden con ciertos beneficios o recompensas. Digamos que estás organizando una gala de corbata negra. Sus niveles de donación podrían ser:
- $500 donación consigue dos entradas gratis para el evento y un listado en el programa
- $1,000 donación obtiene el anterior, además de un anuncio de gracias durante el evento
- $5,000 donación obtiene seis entradas, un anuncio, un anuncio, y un post en medios de comunicación social
- donación de $10,000 consigue todo $5,000 donación recibe, además de un premio durante el evento
- donación de $50,000 consigue todo una donación de $10,000 recibe, además de los derechos de nombramiento para el caso de
asegúrese de personalizar los niveles de acuerdo con el donante está dando a la historia, la oportunidades que puede proporcionar, y el tipo de evento. Por ejemplo, si está organizando una carrera informal en su parque local, los niveles de donación deben ser más asequibles.
Intente limitar los niveles a no más de cuatro o cinco opciones. Es fácil para un posible partidario sentirse abrumado con demasiados niveles y luego decidir no apoyarte en absoluto. Para los niveles de donaciones más grandes, puedes limitar el número de patrocinadores para crear una sensación de exclusividad.
Muchas empresas locales utilizarán las donaciones de caridad como herramienta de divulgación. Asegúrese de conocer el alcance de sus plataformas de redes sociales para poder demostrar el alcance de la asociación de marketing en la comunidad local.
Identificar posibles patrocinadores de eventos
Un patrocinador de eventos es cualquier persona, ya sea una persona o una empresa, que esté dispuesta a proporcionar bienes, servicios o una donación monetaria para apoyar su evento. Al decidir a quién dirigirse para patrocinar, comience por analizar las partidas del presupuesto de su evento, que también debe incluir en su plan de eventos. ¿Le gustaría llenar una bolsa de regalos para cada participante?
¿O sería mejor ahorrar recursos haciendo que una empresa de catering financie los costos de los alimentos? ¿Necesita ayuda con los costos de marketing? Tal vez un bufete de abogados local quiera donar el uso de una valla publicitaria durante unos meses.
También es importante pensar en qué empresas tienen un historial de apoyo a causas como la suya. Es más fácil acercarse a un posible patrocinador de eventos si sabes que se preocupan por el trabajo que haces, aunque es probable que aún tengas que convencerlos contando la historia de tu organización.
Honra a los patrocinadores en el evento
Si bien tus niveles de donación te ayudarán a explicar qué recibirá el patrocinador del evento a cambio de su donación, tendrás mayor éxito en determinar cómo obtener patrocinadores para un evento si eres creativo. El hecho de que su objetivo sea recaudar dinero no significa que no pueda cultivar relaciones que puedan llevar a peticiones aún más grandes en el futuro.
Por ejemplo, si planea tomar fotos de las personas que ingresan a su evento, podría construir un telón de fondo con los nombres y logotipos de sus principales patrocinadores del evento. Si planeas regalar una bolsa reutilizable llena de golosinas, puedes imprimir el nombre de los patrocinadores de tu evento en la bolsa.
Las redes sociales son una excelente manera de honrar a los patrocinadores de tu evento. Publique videos cortos de su CEO agradeciendo a los nuevos patrocinadores, junto con breves entrevistas con sus patrocinadores para explicar por qué su causa es importante para ellos. Expresar públicamente su gratitud a cada patrocinador hará que sea más probable que sigan apoyando a su organización sin fines de lucro en el futuro.
Haga un seguimiento después
Si no se conecta con sus patrocinadores después del evento, será más difícil acercarse a ellos la próxima vez. Planifique con anticipación segmentando su lista de correo electrónico para que pueda crear mensajes personalizados para los propietarios de negocios y las personas que apoyaron su evento.
Inmediatamente después del evento, informe a sus donantes cuánto recaudó lo que eso significa para la comunidad. Etiquétalos en fotos en las redes sociales para que sus amigos puedan ver la asociación que has creado.
También puedes involucrar a tus nuevos seguidores durante todo el año pidiéndoles que te sigan en las redes sociales e invitándolos a eventos virtuales. Con el tiempo, esto aumentará el compromiso con su grupo de donantes y atraerá nuevos patrocinadores para eventos futuros.
Cómo conseguir patrocinadores para un evento en 5 pasos
Buscando una guía rápida para conseguir patrocinadores del evento? Al solicitar patrocinio para eventos de caridad o sin fines de lucro, hay cinco consejos rápidos que querrá tener en cuenta. Siga estos para aumentar sus posibilidades de conseguir un patrocinador de eventos sin fines de lucro.
Solicite patrocinios de eventos con anticipación
Debe comenzar a ejecutar su plan de eventos al menos cuatro meses antes del evento. Esto ayuda a aliviar el estrés de su parte y le da a sus patrocinadores tiempo para planificar sus presupuestos de manera adecuada.
Personalice su solicitud para cada posible patrocinador del evento
Mientras que los anuncios e invitaciones iniciales de «guardar la fecha» deben enviarse a través de una campaña de correo electrónico dedicada, un toque personal es esencial al llegar a las empresas locales. Pregunte en persona o envíe un correo electrónico personalizado que explique cómo el negocio del destinatario se beneficiaría de apoyar su evento.
Seguimiento
Las personas están ocupadas. Hasta que te den un claro «no», sigue preguntando. A veces, el proceso tarda más de lo que te gustaría, ¡así que ten paciencia!
Celebre a sus patrocinadores
Manténgase organizado para que pueda cumplir sus promesas dentro de sus niveles de donación, y asegúrese de anunciar el apoyo de los donantes en las redes sociales de manera oportuna.
Sea creativo al solicitar patrocinios de eventos
Piense fuera de la caja para posibles nuevos patrocinadores de eventos. El hecho de que una persona o empresa no haya apoyado a su organización en el pasado no significa que no deba acercarse a ellos. Haga una lluvia de ideas y delegue a la persona de su equipo que cree que sería el mejor punto de contacto.
Pulir la presencia en línea de su organización sin fines de lucro
Cualquier individuo o propietario de negocio que considere patrocinar eventos probablemente se conectará a Internet para hacer su diligencia debida. Asegúrese de que su organización tenga una fuerte presencia en línea, que incluya un sitio web compatible con dispositivos móviles y listados actualizados.
Para asegurarse de que ha cubierto sus bases, consulte la guía gratuita de marketing sin fines de lucro de Constant Contact que puede ayudarlo a posicionarse para su recaudación de fondos más exitosa hasta la fecha.