Reembolso de millas para empleados

22 de febrero de 2021

ACTUALIZADO el 22 de FEBRERO de 2021 • LECTURA DE 7 MINUTOS

Como empleado en Australia, es posible que reciba una asignación de automóvil de su empleador para gastos de automóvil relacionados con el trabajo, o que su empleador le reembolse esos gastos. Si su empleador no ofrece ninguna de esas opciones, también puede ser elegible para deducir los gastos de su automóvil de su declaración de impuestos cada año.

Esta guía es para aquellos que desean saber sobre el reembolso de millas para empleados. Hemos escrito una guía separada para las deducciones de impuestos por gastos de automóvil de la Oficina de Impuestos de Australia (ATO), así como guías para propietarios de negocios y trabajadores por cuenta propia. Nuestro objetivo es proporcionar una visión general de:

• ¿Por qué gastos de coche podría ser reembolsado?
• reembolso de Millaje reglas para los empleados;
• ¿Qué esperar de su empleador;
• Cómo realizar un seguimiento y registrar el kilometraje; y
• Cómo informar al final del año fiscal.

¿Existen reglas de reembolso de millas para empleados?

Si bien cada empleador tiene sus propias reglas y restricciones sobre lo que puede reembolsarse o cubrirse exactamente con una asignación para automóvil, es útil tener en cuenta lo siguiente:

Si usa su propio automóvil (incluido un automóvil arrendado o alquilado en virtud de un acuerdo de alquiler a compra), puede reclamar todos los gastos de viaje relacionados con el trabajo a su empleador o en su declaración de impuestos.

Si utiliza el vehículo de otra persona (o un automóvil de empresa) para fines de trabajo, puede reclamar los gastos reales (como combustible y estacionamiento) como gastos de viaje relacionados con el trabajo a su empleador o en su declaración de impuestos.

Si su viaje fue parcialmente privado, solo puede reclamar la parte relacionada con el trabajo.

En Australia, un automóvil se define como un vehículo de motor (excluidas las motocicletas y vehículos similares) diseñado para transportar una carga inferior a una tonelada y menos de nueve pasajeros.

¿Puedo ser reembolsado por mis gastos de 4 ruedas, motocicleta o vehículo utilitario?

Mientras que muchos vehículos de tracción en las cuatro ruedas están incluidos en la definición anterior, el límite de carga de una tonelada excluye muchas furgonetas y vehículos utilitarios/ute. Debe consultar con su empleador para ver si tienen alguna condición al respecto.

En lo que respecta a la Oficina de Impuestos, los gastos relacionados con el trabajo para este tipo de vehículos, así como las motocicletas, se pueden deducir de su declaración de impuestos a través de una reclamación D2 «Gastos de viaje relacionados con el trabajo». Los gastos relacionados con el trabajo de los automóviles (según se definen más arriba) se contabilizan en la reclamación D1 «gastos relacionados con el trabajo de los automóviles».

¿Cuándo puedo reclamar el reembolso de los gastos del automóvil?

Generalmente puede reclamar el reembolso de los gastos de su automóvil si usa su propio automóvil para su trabajo. El reembolso de combustible es una de las cosas que puede ser elegible para reclamar como empleado. Algunos ejemplos de viajes relacionados con el trabajo incluyen:

• Asistir a reuniones o conferencias fuera de su lugar de trabajo habitual
• Recoger suministros o entregar artículos
• Viajar directamente entre dos lugares de trabajo separados (por ejemplo, si tiene un segundo trabajo)
• Viajar desde su lugar de trabajo habitual o desde su casa a un lugar de trabajo alternativo (por ejemplo, la oficina o el lugar de trabajo de un cliente)
• Si su trabajo puede clasificarse como «trabajo itinerante»: por ejemplo, si su trabajo requiere que trabaje regularmente en más de un lugar cada día antes de ir a casa

En general, viaje de casa a su trabajo no es reclamable, pero hay algunas excepciones limitadas. Para obtener una lista más detallada, consulte nuestra guía para reclamar una deducción de impuestos por los gastos de su automóvil.

Por lo tanto, soy elegible para el reembolso de millas. ¿Y ahora qué?

Esto dependerá de si el vehículo le pertenece a usted o a otra persona.

Soy propietario o arriendo del vehículo

Si usted es propietario o arrienda el vehículo que conduce para negocios, tiene dos opciones comunes (dependiendo de la que prefiera su empleador):

Su empleador puede usar una tarifa de kilometraje (por ejemplo, la tarifa de centavos por kilómetro de ATO) para viajes de negocios en lugar de tener que registrar todos sus gastos. De esta manera, los únicos gastos adicionales que podría necesitar registrar son cosas como los costos de estacionamiento y los peajes de las carreteras, en lugar de todos los costos asociados con ser propietario de un automóvil.

También podrían proporcionar una asignación de automóvil para sus gastos relacionados con el trabajo, cubriendo cosas como combustible, costo de su arrendamiento, mantenimiento, etc. Esta asignación se le pagaría como salario, con impuestos retenidos en consecuencia. En Australia, generalmente no necesita llevar un registro de lo que hace con su asignación, sin embargo, los gastos de su automóvil siguen siendo elegibles para una deducción de impuestos, por lo que el mantenimiento de registros es esencial para su declaración de impuestos.

Su empleador debe decirle qué registros necesitan de cualquier manera. Si utilizan una tarifa de kilometraje de centavos por kilómetro, deben informarle cuál es la tarifa específica. Tenga en cuenta que si le reembolsan a una tasa más alta que la tasa de la Oficina de Impuestos, deberá declarar el exceso como ingreso al presentar su declaración de impuestos al final del año fiscal.

Por ejemplo, la tarifa a partir del 1 de julio de 2020 es de 0 0.72 por km. Si su empleador le reembolsa 1 1.00 por km, el exceso de excess 0.28 por km debe declararse como ingreso.

Finalmente, a menos que su empleador no lo permita, no hay nada que decir que no pueda usar varios vehículos.

El vehículo es proporcionado por mi empleador

Si conduce un vehículo propiedad de su empleador, es posible que aún pueda obtener un reembolso de los gastos de conducir y operar el automóvil, por ejemplo, los gastos de gasolina, estacionamiento y peajes de carretera. Es común que los empleados reciban un reembolso basado en las tasas estándar de asignación de automóviles para empleados (la tasa estándar establecida por la ATO).

Por lo general, no podrá usar una tarifa de centavos por kilómetro, ya que estos representan el costo de poseer un vehículo. Asegúrese de mantener un registro de todos sus gastos relacionados con el trabajo, ya que casi todos los empleadores requerirán recibos o facturas

También soy trabajador por cuenta propia

Como usted es trabajador por cuenta propia y también empleado, debe mantener registros separados para cada uno. Lo tenemos cubierto con nuestra guía para trabajadores por cuenta propia que vinculamos anteriormente, y también debe leer el resto de esta descripción general para empleados. Tenga en cuenta que, como individuo que trabaja por cuenta propia, puede reclamar deducciones por cualquier gasto de automóvil acumulado mientras hace negocios. Si tiene un vehículo que solo usa para su negocio, no solo puede deducir su kilometraje, sino todos los gastos operativos del automóvil.

Reclamar gastos de viaje ATO – ¿cuánto puedo reclamar?

Tenga en cuenta que no puede reclamar la totalidad de la asignación como deducción de impuestos. Solo se puede reclamar el total de sus gastos reales. Por ejemplo, si recibió allowances 1700 en asignaciones de viaje de su empleador durante el año, pero solo gastó 1 1,000 en viajes, solo puede reclamar deductions 1,000 en deducciones de viaje en su declaración de impuestos.

Solo reclame gastos de viaje para los que tenga una prueba, ya que la ATO puede requerir una prueba para cualquiera de sus gastos.

Gastos relacionados con el trabajo: ¿qué registros debo mantener?

Si solicita el reembolso de millas a su empleador, le informarán de sus requisitos , pero en general, lo que le gustaría mantener un registro son sus millas, costos de estacionamiento, peajes y otros gastos en los que incurra durante su viaje relacionado con el trabajo.

Si utiliza el automóvil para fines privados y comerciales, deberá mantener un registro del kilometraje que conduce para cada uno, ya que solo podrá reclamar los gastos incurridos por la conducción relacionada con el trabajo.

Recuerde, la ATO requiere que conserve los recibos y cualquier otra cosa utilizada para calcular una deducción de impuestos durante 5 años. Si bien es posible que un empleador no requiera el mismo nivel de mantenimiento de registros, le recomendamos que siga las directrices de la ATO, especialmente si cree que reclamará gastos de automóvil como deducción en el momento de impuestos.

¿Hay una diferencia entre un reembolso de millas o un acuerdo de asignación de automóviles?

Hay muchas formas diferentes de asegurarse de que los empleados reciban una compensación por sus gastos de transporte. También hay diferentes formas de estructurar los pagos. Echemos un vistazo a los dos arreglos más comunes:

Subsidio para automóvil

Un subsidio para automóvil se paga por adelantado, generalmente cada mes, y la cantidad la establece su empleador.

A veces, su empleador le dará una asignación para parte de sus gastos, como los pagos de arrendamiento del automóvil, y luego le reembolsará otros gastos después del hecho. Está perfectamente bien.

Si obtiene una asignación para automóvil de su empleador, debe mostrarse en su resumen de pago, ya que las asignaciones se consideran ingresos imponibles.

Recibir una asignación para automóvil no significa necesariamente que no pueda reclamar los gastos relevantes de la ATO. Si su viaje de trabajo cumple con los criterios de la ATO para viajes de trabajo elegibles, es posible que aún pueda usar el método centavos por kilómetro o el método del libro de registro para deducir sus gastos elegibles.

La carga administrativa de pagar una indemnización y contabilizar todos los gastos posteriores puede ser engorrosa para una empresa. En su lugar, muchos utilizan un centavo por kilómetro o una tarifa de kilometraje estándar. En virtud de un acuerdo de reembolso de céntimos por kilómetro, se le reembolsará a una tarifa específica por cada kilómetro que conduzca por negocios.

Reembolso de kilometraje: una tarifa de kilometraje de céntimos por kilómetro

El acuerdo de reembolso de kilometraje más sencillo es utilizar una tarifa plana por kilómetro recorrido. Se supone que cubre todos los gastos de conducir su automóvil personal para negocios. Eso es lo que hace la tarifa de la ATO; está destinada a cubrir los costos de poseer (costos fijos) y conducir (costos variables) su vehículo.

Hay mucho que decir para usar una tarifa estándar, la principal de ellas es que es simple y evita una carga administrativa bastante grande.

Tenga en cuenta que su empleador puede establecer la tarifa que desee, no tiene que usar la tarifa de la ATO. Para tarifas más altas que la tarifa de kilometraje estándar de la ATO, el exceso se grava.

Además, recuerde que bajo el método de centavos por km de ATO, puede reclamar un máximo de 5,000 km por año. Consulte con su empleador si han establecido limitaciones en sus esquemas de reembolso de millas para los empleados, ya que de lo contrario, podría ser mejor reclamar su devolución de millas como una deducción de impuestos.

¿El reembolso de millas está gravado?

Esto depende de cómo su empleador procese su reclamo.

1. Si su empleador proporciona una asignación para gastos de automóvil, esto se gravará como se muestra en su resumen de pago y debe declararse como ingreso en su declaración de impuestos.
2. Si su empleador reembolsa sus gastos específicos de automóvil y estos se gravan en su resumen de pago, puede reclamarlos como una deducción en su declaración de impuestos.
3. Si su empleador reembolsa sus gastos específicos de automóvil y estos no están sujetos a impuestos, no puede reclamarlos como deducción, ya que no ha pagado ningún impuesto sobre esos gastos.

¿Cómo puedo rastrear fácilmente mi kilometraje para el reembolso?

No hay requisitos exactos sobre cómo llevar un registro del kilometraje. Es posible que su empleador le exija que use un determinado método o que proporcione ciertos registros, y deben informarle al respecto. Mucha gente tiene que elegir por sí misma.

La mayoría de las personas usan una aplicación para rastrear sus viajes y generar informes de kilometraje para ellos. Dependiendo de la aplicación, incluso puede aliviar el dolor de olvidar grabar un viaje. Driversnote es una de esas aplicaciones, pero hay varios productos similares en Australia, y le recomendamos que busque uno que se adapte a su propósito.

Otras alternativas son las hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets, que puedes compartir con tu gerente y/o contadores, pero luego es posible que necesites anotar las lecturas del cuentakilómetros en cada viaje para calcular tu kilometraje con precisión.

¿Qué es una asignación justa para automóviles en Australia?

Para una asignación justa para automóviles en Australia, puede usar las tarifas ATO estándar para el año en curso. Vea las tarifas actuales de ATO aquí.

Eso es todo para nuestra guía sobre los conceptos básicos del reembolso de millas para empleados en Australia. Esperamos haber sido de ayuda 🙂

¡Feliz seguimiento!

Este material ha sido preparado únicamente con fines informativos generales, y no debe tomarse como consejo profesional de Driversnote. Debe considerar buscar asesoramiento legal, fiscal o financiero independiente de un profesional para verificar cómo esta información se relaciona con sus propias circunstancias. Las leyes pertinentes también cambian de vez en cuando.