Parte 1 de una serie de 3: escrito originalmente en 2014 y actualizado en 2018
El enfoque tradicional para seleccionar y atraer proveedores se ha vuelto menos persuasivo y menos significativo para los clientes cautelosos. Inevitablemente, recurren al todopoderoso RFP (Solicitud de Propuesta). Y hay algo que decir sobre una transición a las ventas empresariales, o el proceso de «captura», como lo denominan los discípulos de los barcos y los contratistas del gobierno.
Crear y responder a las RFP, sin embargo, puede convertirse fácilmente en tareas complejas, engorrosas y que consumen mucho tiempo para cualquier empresa. Requieren organización, comunicación superior y años de experiencia para comprender las complejidades del abastecimiento. Para muchos en la industria del personal, las RFP prácticamente han reemplazado las ventas y el abastecimiento tradicionales; al menos, ahora están intrincadamente entretejidas en esos procesos. Y queremos ayudar.
En esta serie, arrojaremos algo de luz sobre cuándo usar o evitar las RFP y las mejores prácticas que se pueden aplicar al temido proceso de RFP, ya sea que sea un MSP o una agencia de personal que recibe una oferta de cliente y desea asegurarse de que tendrá un mejor proceso y, en consecuencia, una mejor tasa de ganancias, o si es la entidad que emite la oferta a posibles proveedores de talento.
Cuándo usar RFP
Las RFP deben usarse cuando un proyecto es lo suficientemente complejo, requiere una gran cantidad de información técnica, solicita datos sólidos para análisis y comparación y, por lo tanto, garantiza una propuesta formal de un proveedor. Se usan mejor cuando realmente necesitas comparar respuestas y proveedores de manera objetiva. Un error común es enviar una solicitud de propuestas porque parece más fácil que sentarse a ver los argumentos de venta o porque la gente dice que es «lo correcto para las apariencias» o «buena forma».»Si sabe más allá de toda duda razonable qué proveedor es probable que seleccione desde el principio, invite a sus clientes potenciales identificados a presentar sus soluciones.
A modo de ejemplo, si está tratando de decidir entre dos proveedores de personal conocidos y previamente identificados, programe a estas personas para que demuestren sus capacidades en una presentación. Evalúe cómo cada proveedor adapta sus soluciones a sus objetivos y cultura específicos. La reunión puede ser un lugar de reunión de video en línea o una entrevista en persona. Es mejor no depender de una llamada de conferencia porque querrá alguna forma de visibilidad, un medio para analizar las interacciones interpersonales. Mide el lenguaje corporal y la confianza de los presentadores, especialmente en respuesta a preguntas.
Después de eso, invite a una propuesta formal para una oferta. A eso lo llamamos Solicitud de Cotización (RFQ). Y honestamente, eso es todo lo que debería ser una RFQ. No lo rellenes con preguntas de solicitud de propuestas. No vamos a ir por ese camino en este caso, ¿recuerdas? Estamos hablando de precios. Has visto todo lo que necesitas ver.
Cuando el proyecto y el ciclo de ventas anticipado adquieren complejidades que van más allá del enfoque tradicional de «hagamos el almuerzo», el proceso de solicitud de propuestas tiene mucho sentido. Con una propuesta, obtiene una mayor visibilidad de las ofertas clave y las competencias básicas del licitador, modelos de precios relativamente firmes, respuestas integrales a preguntas cruciales y un documento sólido que se presta a un análisis más profundo por parte de sus partes interesadas.
Cuándo evitar RFP
El proceso de RFP se desmorona rápidamente cuando se usa con demasiada frecuencia, innecesaria o exclusivamente como herramienta de ventas. Tan a menudo como los licitadores pierden el punto con una propuesta, los profesionales de compras pierden el punto cuando elaboran sus RFP. Evite utilizar un proceso de solicitud de propuestas demasiado complicado para abordar preguntas simples que podrían haberse respondido de manera sucinta y directa a través de una reunión de ventas tradicional. En última instancia, corre el riesgo de alienar a los posibles licitadores que, al percibir su dependencia excesiva del papeleo y la burocracia innecesarios, se niegan a participar. Aunque no te des cuenta, puedes estar perjudicando tus posibilidades de encontrar al proveedor perfecto. Sin embargo, si opera en un entorno fuertemente regulado o en el sector público, donde las solicitudes de solicitud son obligatorias, esfuércese por mantener sus preguntas relevantes, directas y dirigidas al programa.
Si opta por explotar este proceso como una expedición de pesca más amplia, es menos probable que atraiga a los peces a su anzuelo. Y los que muerden probablemente serán devueltos pronto.
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Para hacer que las RFP sean una forma indolora y eficiente para que los MSP logren sus objetivos, nos enorgullece presentar una caja de herramientas completa de RFP, que puede servir como un gran punto de partida para su próxima ronda de abastecimiento. A pesar de los procesos formales, las formas interminables y la jerga arcana de RFP, la mentalidad predominante que puedes adoptar para ganar es la navaja de Ockham: el enfoque más simple y directo es probablemente el mejor. Por lo tanto, hemos preparado un conjunto de medidas de sentido común que ofrece resultados de manera directa. También entendemos que nadie debe entregarle una plantilla de RFP y decir » simplemente use esto, tal como está.»El objetivo de nuestro kit de herramientas es brindarle una base firme y personalizable a partir de la cual pueda elaborar una solicitud de propuestas única, adaptada a las necesidades de su empresa y acompañada de herramientas para ayudarlo con la evaluación, la calificación y los precios.
En la segunda parte de nuestra serie, examinaremos algunas prácticas recomendadas específicas en transparencia e intercambio de información que pueden ayudarlo a obtener las respuestas más significativas de cualquier solicitud de propuestas que envíe a los proveedores de personal.
Lea la parte 2: Simplifique su proceso de solicitud de propuestas agregando estas cosas a su solicitud de propuestas.