Despedir a un empleado es un asunto serio.
Puede tener consecuencias muy graves que van mucho más allá de la simple pérdida de un ingreso o un empleo.
También puede conllevar un estigma social significativo.
Esta es la razón por la que el Tribunal de Apelaciones en Materia de Empleo, el Servicio del Comisionado de Derechos Humanos, los Tribunales Civiles y otros órganos están tan interesados en que un empleado reciba procedimientos justos y justicia natural.
El propósito de un procedimiento disciplinario es garantizar que los empleados alcancen las normas requeridas, tanto en conducta como en competencia, en el desempeño de sus funciones. Un procedimiento disciplinario no debe ser simplemente punitivo.
Antes de que se invoque un procedimiento disciplinario, el empleado debe recibir asesoramiento informal sobre su conducta, asistencia, normas de trabajo o lo que sea que esté causando el problema.
Asesoramiento informal
El procedimiento pre-disciplinario el asesoramiento informal debe llevarse a cabo para garantizar que el empleado conozca los estándares esperados, y debe ser llevado a cabo por un supervisor/gerente.
El empleado debe recibir
- Información sobre lo que se necesita mejorar (por ejemplo, cronometraje, asistencia, conducta, normas de trabajo)
- Se le da la oportunidad de explicar
- Se le da un plan de acción para lograr la mejora requerida
- Se le da una nota por escrito, firmada por el supervisor / gerente y el empleado, de la acción acordada que se debe tomar.
Si este asesoramiento informal no aporta la mejora necesaria, se recurrirá al procedimiento disciplinario formal.
Sin embargo, muchos empleadores no están seguros de cómo implementar un procedimiento disciplinario en su lugar de trabajo, sin exponerse a una reclamación por despido improcedente.
Procedimientos justos y justicia natural
Echemos un vistazo a un procedimiento paso a paso que, si se sigue, debe garantizar que el empleado obtenga justicia natural y procedimientos justos.
y debe garantizar que el empleador no pierda un caso de despido improcedente por no seguir procedimientos justos.
SI 146 de 2000-Ley de Relaciones Laborales de 1990 (Código de Prácticas sobre Procedimientos Disciplinarios y de Reclamación) (Declaración), 2000 no es obligatoria y contiene únicamente directrices.
Sin embargo, no aplicar los principios del Código sería un error del empleador porque cualquier tribunal o corte de tercera parte no quedará impresionado sin algún procedimiento que proporcione procedimientos justos al empleado para garantizar la equidad y la justicia natural.
Incluso en ausencia de un procedimiento disciplinario en el lugar de trabajo, el empleado tiene derecho a procedimientos justos y justicia natural, y el Código de Prácticas, si se sigue, debe garantizar esto.
Los puntos principales de este procedimiento son los siguientes:
- todos los empleadores deben haber acordado procedimientos para tratar quejas y asuntos disciplinarios
- todos los gerentes y supervisores deben conocer y aplicar estos procedimientos
- los representantes de los empleados deben poder ayudar a los empleados en dificultades
- cualquier problema que surja debe tratarse de manera justa con una oportunidad para que el empleado haga representaciones en su nombre
- se deben prever sanciones y considerar
- las advertencias deben eliminarse del registro del empleado después de un cierto período de tiempo.
Los principios básicos del procedimiento justo son
- El procedimiento es justo y racional
- La base del procedimiento disciplinario es clara, es decir, el empleado sabe lo que ha hecho mal
- Las sanciones son claras
- Existe un mecanismo interno de apelación.
Para poder demostrar que se han seguido procedimientos justos (en casos distintos de los de mala conducta grave y/o deshonestidad), se deben emitir advertencias al empleado indicando la causa de la queja en su contra. (En casos de falta de honradez, no es necesaria ninguna advertencia)
Cómo llevar a cabo un procedimiento disciplinario formal
Los pasos en el procedimiento disciplinario generalmente siguen pasos graduales que incluyen una advertencia verbal, una advertencia por escrito, una advertencia final por escrito y el despido. Sin embargo, en casos de falta grave o grave, se permite comenzar en la fase 4 del procedimiento.
Sin embargo, el empleador debe considerar otras sanciones aparte de la opción nuclear del despido. Las alternativas pueden incluir un traslado a una parte diferente del lugar de trabajo, un papel diferente o un descenso de categoría.
Tenga en cuenta que un empleado puede ser suspendido con sueldo en espera de una investigación, pero solo sería suspendido sin sueldo en espera de una apelación de un despido.
Etapa 1-Advertencia verbal
Generalmente, un empleado debe recibir una advertencia verbal por una primera transgresión.
Aunque el empleador «solo» está dando una advertencia verbal, todavía es parte de un proceso disciplinario formal y los principios de justicia natural, procedimientos justos y equidad/equidad se aplicarían en todo momento.
Esto implicaría una reunión con el empleado en la que el empleado podría traer a un colega u otro representante. No hay derecho a traer un representante legal, a menos que el empleador esté de acuerdo.
Puede tratarse de un representante sindical, aunque el empleador no reconozca formalmente al sindicato ni participe en él. Su papel será como tomador de minutos y testigo, no como defensor o portavoz.
En la reunión, se debe informar al empleado de cuál es el problema e invitarlo a responder y explicar sus acciones.
El empleador no debe apresurarse a emitir un juicio, ya que la reunión es de investigación.
Después de la reunión, se debe entregar una carta confirmatoria al empleado. Esta carta confirma que el empleado ha recibido una advertencia verbal / oral. También debe contener las mejoras necesarias para el empleado con respecto al comportamiento que dio lugar a la advertencia y el plazo dentro del cual debe realizarse la mejora.
Esta carta también debe indicar que la falta de mejora dará lugar a la segunda etapa del procedimiento disciplinario y, en última instancia, al despido.
También debe indicar el período de tiempo durante el cual permanecerá en el archivo del empleado, después del cual se eliminará. 3 meses sería un período razonable para que esta primera advertencia verbal permanezca en el archivo, pero podría permanecer durante 6 meses.
Si un empleado fue suspendido con sueldo en espera de una investigación, es vital que sepa cuánto durará la suspensión y que la investigación se lleve a cabo dentro de un plazo razonable. «Justicia demorada es justicia denegada».
Una vez iniciado este procedimiento disciplinario, el empleador debe ayudar al empleado a mejorar la conducta o el rendimiento, cualquiera que sea la fuente del problema en el primer lugar.
El empleador debe registrar los detalles de este período de monitoreo de 3 meses y se debe considerar el reciclaje o la reubicación, si es posible y razonable.
Sin embargo, si el empleado no mejora o se repite la actividad que causó la advertencia oral en primer lugar, el empleador puede emitir una primera advertencia por escrito.
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Etapa 2 – Primera Advertencia escrita
La primera advertencia escrita puede emitirse dentro del período de tiempo aconsejado para el monitoreo después de la advertencia verbal, siempre que no haya mejora en la conducta o el rendimiento.
Antes de emitirlo, se debe invitar al empleado a otra reunión, informarle de la transgresión y darle la oportunidad de responder.
El apercibimiento por escrito se emitirá a continuación y durará otros 3 meses. Esta advertencia también debe establecer claramente la naturaleza del problema, sugerir soluciones como el reciclaje y aconsejar sobre las posibles sanciones (incluido el despido) si no se observa mejora en el plazo de 3 meses.
El empleador nuevamente debe proporcionar toda la asistencia razonable al empleado para ayudarlo a mejorar la conducta y / o el rendimiento. Sin embargo, el empo9yer también debe ser consciente de su deber de cuidado con otros empleados.
Etapa 3 – Segunda Apercibimiento por escrito
Si la mejora requerida no se produce dentro del período de 3 meses posterior a la primera apercibimiento por escrito, se podrá emitir una segunda apercibimiento por escrito. Esto es completamente un asunto para el empleador y es común que muchos empleadores solo emitan una primera y última advertencia por escrito.
Esta advertencia se hace de manera similar a las otras 2 advertencias mencionadas anteriormente, pero consideraría dar un período de monitoreo de 6 meses para permitir la mejora.
Etapa 4-Advertencia final por escrito
Si no se produce la mejora requerida, se emitirá una advertencia final por escrito con un período de seguimiento de 12 meses.
La carta que confirma esta advertencia indicará que si no hay mejora o si se repite el mal comportamiento/rendimiento, se producirá el despido.
Esta carta de advertencia será la última antes del despido, por lo que es importante que esté bien redactada, ya que será examinada de cerca por el empleado y probablemente su asesor legal.
Esta carta solo debe referirse a los asuntos que han sido objeto del procedimiento disciplinario hasta la fecha, no a otros asuntos que nunca se han planteado al empleado.
Etapa 5-Despido o acción sin despido
Si no hay mejora después de la advertencia final por escrito, el despido es el resultado probable. Se debe convocar una reunión e invitar al empleado y a su representante.
El empleador debe recordar al empleado el comportamiento/conducta que ha llevado a este punto, las repetidas transgresiones / falta de mejora suficiente del rendimiento, y que el despido se ajusta al procedimiento disciplinario.
El empleado debe tener la oportunidad de apelar dentro de los 14 días. También se le debe entregar una carta confirmando el despido y el derecho a apelar, el plazo para apelar y a quién apelar.
Mala conducta grave o grave
La mala conducta grave o grave normalmente se tratará en la etapa final – etapa 4 o etapa 5, dependiendo de cuántas etapas use en su procedimiento.
No existe una definición legal de «falta grave de conducta», pero generalmente incluiría
- Actos delictivos
- Robo
- Daños intencionales a la propiedad
- Agresión
- Incumplimiento del deber
- Incumplimiento grave del procedimiento de salud y seguridad
- Comportamiento fraudulento
- Falsificación de registros
- Abuso de las políticas/procedimientos de la empresa
- Abuso de confianza
- Acoso sexual grave, acoso, intimidación
- Infracciones graves de la política de Internet/correo electrónico
- Infracciones graves de datos política de protección
- Comportamiento violento
Esta lista no es exhaustiva y puede haber otros actos que podrían considerarse faltas graves en el contexto de un trabajo o industria en particular.
Las faltas graves o graves de conducta se tratarán de la siguiente manera:
1. Notificar al empleado de la alegación sin demora
Esto implicaría, en primer lugar, una recopilación preliminar de los hechos y, en segundo lugar, una invitación al empleado a asistir a una reunión para exponer la alegación. Se le debe decir al empleado que puede traer a un colega de trabajo o representante sindical a esta reunión.
Es importante que se mantenga una estricta confidencialidad, ya que el empleado es inocente hasta que se demuestre lo contrario y tiene derecho a la protección de su buen nombre.
2. Investigación
Se llevará a cabo una investigación y el empleado podrá ser suspendido con sueldo en espera del resultado de esta investigación.
Deberá ser llevada a cabo lo antes posible por una o varias partes con la experiencia necesaria, de acuerdo con el empleador y el empleado, y de conformidad con el mandato de la investigación. El mandato debe establecer
- el calendario de la investigación y
- el alcance de la investigación, es decir, decidir si se ha confirmado o no la alegación.
Se levantará acta escrita de todas las sesiones y se mantendrá la confidencialidad.
El investigador debe poder entrevistar a cualquier empleado que pueda ayudar en la investigación.
El empleado contra el que se ha formulado la denuncia debe recibir copias de todas las notas escritas antes y durante la investigación, por ejemplo, declaraciones de testigos, detalles de la presunta mala conducta, notas. También se le debería permitir estar representado en cualquier reunión durante el proceso de investigación.
Una vez finalizada la investigación, se entregará a la alta dirección y al empleado un informe escrito en el que se exponga la decisión del investigador, basado en el equilibrio de probabilidades.
Si la acusación ha sido confirmada, se llevará a cabo una reunión disciplinaria adicional con el empleado.
3. Audiencia disciplinaria
Se debe informar al empleado de la reunión disciplinaria por escrito y se le debe decir
- Es una reunión disciplinaria formal bajo la Etapa 4 o 5 del procedimiento disciplinario
- El propósito de la reunión es escuchar representaciones en nombre del empleado y decidir si una sanción disciplinaria es apropiada
- El posible resultado de la audiencia
- derecho a estar acompañado
Una vez que se hayan presentado las alegaciones y la audiencia no vuelva a examinar las alegaciones, la reunión se celebrará se levanta la sesión para que el responsable de la toma de decisiones pueda decidir qué medidas, en su caso, se tomarán.
Se volverá a convocar la reunión y se informará de la decisión al empleado, a quien también se le informará de su derecho a apelar la decisión.
Nota final
Nada de lo anterior se aplicará a las situaciones de falta grave de conducta que puedan dar lugar a un despido inmediato.
Además, las transgresiones de conducta más graves pueden dar lugar a que el procedimiento se inicie con una advertencia por escrito o en un momento diferente del procedimiento.
El punto clave es que hay un procedimiento que es justo y transparente y que tanto el empleador como el empleado saben dónde están.
Igualmente importante es que otros empleados vean el procedimiento como justo y equitativo y que obtengan procedimientos justos cuando haya un problema.
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