- 29 actions
Des procédures claires et bien rédigées sur le lieu de travail vous aideront à obtenir un produit de qualité constante et à assurer la sécurité de votre équipe.
Si vos instructions ne sont pas claires ou ouvertes à de multiples interprétations, les choses vont mal tourner. Cela nuira à la qualité de vos produits et pourrait mettre en danger la sécurité de vos travailleurs — ce qui vous coûtera finalement de l’argent.
Suivez ces cinq étapes simples pour réduire le risque de mauvais résultats pour votre équipe et votre entreprise.
Connaissez votre audience
Écrivez en pensant à votre audience. Ne présumez pas que le lecteur sait de quoi vous parlez. Ils auront très probablement un large éventail d’âges, d’expériences, de cultures et de langues diverses et de capacités différentes pour apprendre de nouvelles choses.
Abordez le processus avec soin; vous n’essayez pas de « rabaisser » les instructions que vous donnez. Vous avez déjà donné à cette personne un emploi basé sur une certaine capacité et expérience. Rédigez les procédures de votre lieu de travail dans cet esprit.
N’oubliez pas que ceux qui le font depuis des années sont souvent les plus susceptibles d’ignorer les procédures écrites, car ils « savent comment cela se fait ».
Le processus et les méthodes ont peut-être changé depuis qu’ils les ont appris à l’origine. Un renforcement constant des procédures est important pour assurer la cohérence de la qualité des produits et la sécurité sur le lieu de travail.
Décomposez-le
Tout processus ou projet important ou complexe peut toujours être décomposé en étapes de plus en plus petites. Personne n’a jamais dit: « Construisons un grand collisionneur de hadrons », puis a commencé la construction le lendemain. Les projets et procédures complexes sont toujours réduits à des parties discrètes sur lesquelles on peut travailler et comprendre, et vos processus ne sont pas différents.
Chaque fois que vous énumérez l’étape suivante de la procédure, demandez-vous pourquoi, en vous rappelant que « Parce que nous l’avons toujours fait de cette façon », est complètement la mauvaise réponse! Lorsque vous avez décomposé le processus en étapes suffisamment petites, il est beaucoup plus facile de former les gens et de reconnaître quand la personne que vous entraînez l’a « compris ».
Utiliser des photographies
Demander à quelqu’un de lire une procédure est un début, lui dire comment le faire aide à faire passer le message, à lui donner des photos et vous y êtes la plupart du temps. Lorsque les gens lisent ou entendent des informations, il est probable qu’ils ne s’en souviendront que jusqu’à 10% trois jours plus tard. Montrez-leur une photo à côté des mêmes informations et ils en conserveront jusqu’à 65% trois jours plus tard.
Toujours utiliser des photographies comme partie intégrante de vos procédures.
Assurez-vous qu’ils sont clairs et illustrent réellement ce que vous essayez de faire passer.
Utilisez des photographies pour:
- Identifier l’équipement spécifique
- Identifier les étapes du processus
- Pour expliquer la mise en place de l’équipement
- Mettre en évidence des détails importants spécifiques de la procédure
- Mettre en évidence les dangers potentiels
Ils doivent:
- Être suffisamment clair pour identifier l’équipement ou le processus
- Pouvoir être photocopié en noir et blanc sans perdre le contexte ou les détails
- Ne pas inclure l’encombrement de l’arrière-plan
- Mettre en évidence les points clés à l’aide de flèches et de texte
- Utiliser du texte avec parcimonie mais avec suffisamment de détails pour identifier l’élément ou l’étape du processus
Demandez aux experts
La connaissance du processus est essentielle. Parlez souvent à ceux qui effectuent ces tâches et découvrez comment ils les font et s’ils pensent qu’elles pourraient être améliorées.
Demandez à ceux qui connaissent parfaitement le processus quelles étapes doivent être spécifiquement mises en évidence. Ce sont les étapes qui, si elles sont mal faites, causeront le plus de dommages — à la personne effectuant la tâche ou au produit sur lequel on travaille.
Obtenir l’adhésion de ceux qui feront réellement le travail est important. Consultez-les et ils s’approprieront une fois que les procédures seront utilisées.
Testez-le
Essayez-le. Donnez la nouvelle procédure à la personne qui effectuera la tâche et obtenez son avis sur le fait que cela fonctionne et a du sens. Modifier en conséquence. Répétez jusqu’à ce que ce soit correct.
Enregistrez les compétences de vos travailleurs dans chaque procédure et auditez régulièrement. Ce sont des documents en direct à utiliser quotidiennement; non écrits, signés et laissés sur une étagère.
Pourquoi tout cela est important
Vous voulez produire un produit de haute qualité constante. Lorsque vous avez écrit comment vous pouvez y parvenir, vous pouvez transmettre ces informations à toute personne que vous employez et vous obtiendrez les résultats que vous souhaitez.
Lorsque chaque étape de chaque processus est enregistrée et que quelque chose ne va pas, vous pouvez facilement identifier où les erreurs ont été commises et pourquoi.
Vous devez enregistrer ces informations pour vous conformer aux normes et à la législation.
Vos procédures sur le lieu de travail vous garantiront une qualité, une sécurité et une conformité constantes avec un ensemble de documents.
Si tout cela ressemble à beaucoup de travail, c’est parce que c’est le cas, mais les récompenses sont énormes.
Si vous savez que vous devez le faire mais que vous n’avez pas le temps, appelez-nous. Nous nous ferons un plaisir de le faire pour vous ou de discuter des moyens de faciliter le processus en interne.
- 29 parts