Si vous êtes le représentant personnel ou l’exécuteur testamentaire d’une personne, vous devrez trier les biens de la personne décédée et distribuer ses biens personnels aux personnes nommées dans le testament de la personne décédée ou dans un mémorandum distinct sur les biens personnels.
Bien que certains objets appartenant à une personne décédée, tels que des bijoux, des photographies, des peintures, de l’argenterie, de la porcelaine et des meubles, puissent être plus faciles à distribuer parce qu’il s’agit d’articles que les membres de la famille aimeraient recevoir en raison de leur valeur monétaire et sentimentale, d’autres articles, tels que les états financiers, les polices d’assurance, les factures de services publics et les déclarations de revenus, peuvent être moins simples.
Quelle documentation faut-il conserver ?
En tant qu’avocats en administration successorale, nous recommandons de conserver les documents suivants:
- Certificat de naissance et de décès original (à la fois pour la personne décédée et pour tout conjoint antérieur à la mort);
- Certificat de mariage original, convention prénuptiale et décret de divorce; Certificats originaux de propriété d’actions, d’obligations et d’autres biens;
- Déclarations de revenus des trois dernières années et pièces justificatives (par exemple, Formulaire W-2, Formulaire 1099, Formulaire 1099-R, reçus pour déductions de bienfaisance, etc .);
- Déclarations de revenus de donation;
- Déclarations de revenus de succession pour un conjoint décédé avant la mort;
- Vérifiez les registres, les relevés de compte bancaire, les relevés de compte de retraite, les relevés de carte de crédit, les relevés médicaux et les factures de services publics pour l’année du décès (et pour toute année antérieure pour laquelle le défunt n’a pas produit de déclaration de revenus);
- Les documents du régime de retraite (p. ex., les documents relatifs aux pensions, les contrats de rente, etc.); et
- Documents d’assurance (police d’assurance-vie, police d’assurance habitation/couverture parapluie, etc.).
Que faire si vous ne savez pas si un document doit être conservé?
En règle générale, si un document qui n’est pas nommé dans la liste ci-dessus semble important, il est préférable de le sauvegarder plutôt que de le jeter. Si vous ne savez pas si vous devez conserver un document particulier, vous devez l’envoyer à votre avocat chargé de l’administration des successions qui pourra l’examiner et vous conseiller sur la façon de procéder.
Combien de temps ces documents doivent-ils être conservés ?
À l’exception des actes de naissance, des certificats de décès, des certificats de mariage et des décrets de divorce, que vous devez conserver indéfiniment, vous devez conserver les autres documents pendant au moins trois ans après le décès d’une personne ou trois ans après la production de toute déclaration de revenus successoraux, selon la date la plus tardive.
Que faut-il faire avec la documentation restante?
Une fois que vous avez trié les papiers de la personne décédée et mis de côté les documents ci-dessus, vous risquez de vous retrouver avec une pile de papiers. En général, c’est une bonne idée de déchiqueter les documents contenant des informations personnelles ou financières pour réduire le risque de vol d’identité.
Si vous n’avez pas de déchiqueteuse ou si le volume de papiers est tel qu’il ne serait pas pratique de les déchiqueter à la maison, vous pouvez embaucher une société de gestion de documents pour ramasser les papiers et les déchiqueter en toute sécurité dans une installation hors site. Le coût d’embauche d’une société de gestion de documents est généralement une dépense remboursable de la succession.