Objectif
Notre objectif était d’évaluer si le Service postal avait effectivement embauché des employés négociateurs pour les périodes de haute saison de 2019 à 2021.
Les employés de la haute saison veillent à ce que les clients des Services postaux reçoivent un service de courrier et des colis de qualité à temps pendant la période des Fêtes. Les personnes embauchées pendant la haute saison sont des employés de l’unité de négociation qui ne font pas partie de la carrière et qui complètent la dotation existante et travaillent de novembre à janvier. Ces personnes comprennent des commis employés de soutien postal et des assistants de transporteur de la ville. Les dates de la haute saison pour 2019 à 2021 étaient:
- 2019: Du 10 novembre 2018 au 4 janvier 2019.
- 2020: Du 9 novembre 2019 au 3 janvier 2020.
- 2021: Du 7 novembre 2020 au 1er janvier 2021.
Cependant, cette saison s’est prolongée jusqu’au 26 mars 2021 en partie à cause du COVID-19.
En septembre 2019, le Service postal a adopté un processus d’embauche accéléré. Les objectifs de l’embauche accélérée comprenaient le raccourcissement du délai de prolongation des offres d’emploi et l’inscription des candidats sur les listes, ainsi que l’élimination des entrevues pour 67 postes de négociation. La procédure accélérée est maintenant considérée comme le processus d’embauche normal pour tous les candidats, pas seulement pour les embauches en haute saison.
Résultats
Bien que le Service postal ait atteint ses objectifs d’embauche en haute saison pour 2021, il n’a pas toujours comblé les postes en haute saison en temps opportun. Nous avons échantillonné statistiquement 203 postes entre la haute saison 2019 et 2021 et avons constaté que 195 d’entre eux (96%) étaient ouverts plus longtemps que les directives suggérées pour pourvoir des postes temporaires.
Plus précisément, sur les 195 postes notés:
- Pour les postes sans conduite qui ne nécessitaient pas d’entrevue, 144 (74 %) étaient ouverts sur 17 jours. L’orientation suggérée pour l’embauche accélérée indique que le Service postal devrait pourvoir les postes non liés à la conduite dans les 14 à 17 jours (de l’affectation à l’embauche).
- Cinquante et un postes (26 %) nécessitant un entretien d’embauche ont été retardés. Les postes non-conducteurs nécessitant une entrevue doivent être pourvus dans les 26 jours et les postes de conduite nécessitant une entrevue doivent être pourvus dans les 29 jours.
Les postes de haute saison n’ont pas été pourvus en temps opportun parce que le Service postal n’a pas surveillé les activités d’embauche, afin d’inclure un suivi auprès des fonctionnaires embauchés lorsque les fonctionnaires n’ont pas terminé leurs activités requises en temps opportun. De plus, les directives suggérées pour les postes temporaires ne reflétaient pas toujours le temps réel consacré à la réalisation des activités d’embauche en haute saison. Par exemple, le Service postal n’a pas pu pourvoir les postes dans les délais suggérés parce qu’il pourrait y avoir un grand nombre de candidats à évaluer ou des retards dans les enquêtes provisoires sur les antécédents. Les directives ne tenaient pas compte de ces situations.
Lorsque le Service postal ne remplit pas les postes ouverts de haute saison en temps opportun, il y a un risque accru que ces pénuries de personnel nuisent au rendement du service, à la disponibilité des employés, aux heures supplémentaires et à la charge de travail des autres employés de haute saison.
De plus, la direction dispose d’un processus de projection des ressources pour gérer le volume de courrier et de colis en haute saison qui varie selon l’emplacement de l’établissement, les niveaux de dotation actuels et les besoins opérationnels. Selon ses projections, le nombre de personnes embauchées par le Service postal pour la haute saison 2021 aurait dû être suffisant pour assurer la couverture des opérations. Pendant la COVID-19, cependant, la baisse du courrier et l’augmentation du volume de colis ont créé des défis opérationnels qui ont été aggravés par les problèmes de main-d’œuvre et de transport. Les installations de traitement du courrier ne disposaient pas toujours d’un personnel adéquat pour gérer l’augmentation du volume de colis pendant la haute saison, même si le Service postal a atteint ses objectifs d’embauche pour la haute saison 2021.