Avant de savoir comment obtenir des sponsors pour un événement, la première question que vous devez vous poser est: « Quel genre d’événement est-ce que je tiens? »
Il existe deux principaux types d’événements à but non lucratif. Le premier est ce qu’on appelle un « friendmaker », en ce sens que l’objectif n’est pas tant de collecter des fonds — vous pouvez même découvrir après coup que vous avez perdu de l’argent à court terme. Un événement friendmaker est conçu pour créer des relations au sein de la communauté avec un objectif à long terme de trouver des donateurs pour votre organisation à but non lucratif ou d’établir des relations.
Le deuxième type d’événement (et celui que la plupart des équipes de développement souhaitent organiser) est une collecte de fonds. Le but de ces événements est d’amasser des capitaux pour soutenir les programmes et les coûts administratifs nécessaires à la réalisation de la mission de votre organisation.
Pour que les collectes de fonds soient couronnées de succès, il est essentiel que vous obteniez des fonds auprès des entreprises et des particuliers de la région. Vous aurez également besoin d’un plan avant de pouvoir déterminer comment obtenir des commanditaires pour un événement. Demander un parrainage pour des événements caritatifs peut être difficile, mais vous pouvez améliorer vos chances en suivant les étapes suivantes:
- Déterminez votre plan d’événement
- Créez des options de proposition
- Identifiez les sponsors potentiels de l’événement
- Honorez les sponsors lors de l’événement
- Faites un suivi par la suite
Après avoir couvert ces étapes, nous passerons en revue cinq conseils rapides à utiliser lorsque vous demandez des commandites d’événement, y compris comment inciter les entreprises locales à parrainer votre événement.
Mais d’abord, regardons quelques FAQ pour vous donner un aperçu de base sur les sponsors de l’événement.
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Foire aux questions sur l’obtention de sponsors pour un événement
Avant de nous pencher sur la façon d’obtenir des sponsors pour un événement, assurez-vous que nous sommes sur la même longueur d’onde sur le rôle du parrainage d’événement. Voici quelques questions fréquemment posées sur les commanditaires d’événements à but non lucratif.
Qu’est-ce qu’un sponsor d’événement ?
Un sponsor est toute personne ou entreprise qui fournit quelque chose de gratuit (argent, services, produits) pour augmenter la valeur de votre événement.
Les sponsors sont la clé de votre événement car ils ajoutent des incitations qui attireront les gens à votre événement.
Pourquoi les commanditaires sont-ils importants pour le succès de votre collecte de fonds?
En plus de la valeur ajoutée qu’ils apportent à votre événement, les sponsors offrent également un avantage marketing et promotionnel. Par exemple, si un restaurant local fournit de la nourriture pour votre événement, il devrait également annoncer votre événement à son établissement.
Les collectes de fonds et les occasions de commandite sont d’excellents partenariats d’affaires. La plupart des entreprises, en particulier les grandes entreprises locales, disposent d’un budget pour le faire chaque année. Donc, plus tôt vous commencez à extraire des trucs gratuits comme des sacs de cadeaux et des dons de nourriture, mieux c’est.
Faites preuve de créativité pour savoir à qui vous vous adressez et rappelez-vous que tout ce qui ajoute de la valeur à votre événement en vaut la peine.
Quand devriez-vous contacter des sponsors potentiels?
Habituellement environ quatre mois. Planifiez à l’avance afin que les promoteurs aient suffisamment de temps pour passer les approbations nécessaires.
Vous voulez également éviter de concurrencer d’autres organisations locales pour obtenir des sponsors. Plus tôt vous pourrez commencer à rechercher des sponsors, mieux vous vous porterez. Nous allons approfondir le moment de demander un parrainage pour des événements caritatifs plus loin dans cet article.
Qui pouvez-vous obtenir pour parrainer votre événement?
La réponse courte est n’importe qui et tout le monde. Commencez par les entreprises locales et demandez à vos inscrits si leurs entreprises veulent s’impliquer. Contactez les restaurants locaux pour obtenir des cartes-cadeaux ou des dons de nourriture.
Assurez-vous de demander à vos amis, collègues, puis de les demander à leurs réseaux, etc.
Comment pouvez-vous amener les sponsors à dire oui?
Obtenir des sponsors peut être stressant, surtout lorsque les choses ne se passent pas aussi rapidement que vous le souhaitez. N’oubliez pas de vous amuser, d’être créatif et de cibler des endroits auxquels vous aimez personnellement faire partie. Si vous êtes un client fidèle d’une entreprise locale, ils seront plus susceptibles de vous soutenir.
Une des clés pour obtenir un « oui » est de réfléchir à des moyens créatifs d’atteindre les donateurs potentiels. Cela vous aide à vous démarquer des autres organisations qui demandent des commandites.
Le premier contact est toujours important, alors n’envoyez pas simplement un e-mail générique à toutes les adresses e-mail « info @ » que vous trouvez sur les sites Web. Plongez plus profondément et adoptez une approche personnelle pour prendre contact.
Visitez un magasin local préféré que vous soutenez et demandez-lui s’il fait un don ou parraine des événements locaux. Essayez de visiter une entreprise pendant les heures creuses afin qu’elle puisse vous accorder toute son attention.
Assurez-vous de tendre la main tôt et souvent. Et ne soyez pas déçu si les choses ne se passent pas aussi vite que vous le souhaitez. Donnez-vous juste beaucoup de temps pour atteindre vos objectifs de parrainage.
Et amener les sponsors à dire « oui » est le sujet de cet article. Alors lisez la suite pour plus de conseils pour créer une stratégie de parrainage d’événements réussie.
Avant de demander des sponsors, déterminez votre plan d’événement
Les équipes de développement à but non lucratif peuvent fonctionner sur le pilote automatique en organisant les mêmes événements chaque année sans ajustement. Cependant, cette approche ne vous aidera pas à développer votre base de soutien ni à inciter les entreprises locales à parrainer votre événement. Il est préférable de regarder chaque événement avec une nouvelle perspective et un nouveau plan.
Vous devriez pouvoir relier directement l’activité et le thème de votre événement à la mission de votre organisation. Par exemple, vous pouvez penser que vous gagnerez beaucoup d’argent en organisant un cocktail, mais cela ne fonctionnera pas si votre organisation aide les personnes ayant des problèmes de dépendance.
Commencez par créer un message et concevoir un logo et un nom autour de celui-ci. Votre plan d’événement doit également inclure des échéanciers pour des objectifs spécifiques, afin que vous sachiez les délais pour imprimer des invitations, ajouter des noms de sponsors aux affiches ou effectuer des dépôts pour les sites.
Déléguez les tâches à votre équipe de personnel et de bénévoles afin de savoir qui est responsable de quoi. Envisagez de créer une feuille de calcul en ligne qui peut être facilement mise à jour afin que personne n’approche accidentellement une entreprise que vous avez déjà demandée pour un don.
Si un bénévole est un client fréquent dans un magasin, demandez-lui d’approcher directement le propriétaire ou le gérant. Cela garantira que votre message ne se perd pas avec un employé qui pourrait le mal comprendre ou l’oublier.
Bien que chacun soit responsable de faire passer le mot et de recueillir du soutien, il aura besoin d’un plan de match pour comprendre comment obtenir des commanditaires pour un événement. C’est pourquoi chaque plan d’événement nécessite également un menu de niveaux de dons.
Niveaux de dons pour les commanditaires de l’événement
Vous vous demandez comment inciter les entreprises locales à parrainer votre événement? Pensez à créer des niveaux pour que même les plus petites entreprises puissent participer.
Lorsque vous demandez aux propriétaires d’entreprises de votre communauté de soutenir votre mission, il y a de fortes chances qu’ils aient tous la même question : Qu’y a-t-il pour moi? Assurez-vous que votre équipe est prête à donner une réponse convaincante.
Une façon de le faire est de créer ce qu’on appelle des niveaux de dons. Ce sont différents niveaux de dons qui correspondent à certains avantages ou récompenses. Disons que vous organisez un gala de cravate noire. Vos niveaux de dons pourraient être:
- $500 don reçoit deux billets gratuits pour l’événement et une inscription dans le programme
- don de 1 000 $obtient le plus haut, en plus d’une annonce de grâce au cours de l’événement
- don de 5 000 $obtient six billets, une annonce, une liste, et un post sur les médias sociaux
- don de 10 000 $est tout un don de 5 000 $reçoit, en plus d’un prix lors de l’événement
- don de 50 000 dollars est tout un don de 10 000 $reçoit, plus les droits d’appellation pour l’événement
assurez-vous de personnaliser votre niveaux, sur la base du donateur, en donnant de l’histoire, de la les opportunités que vous pouvez offrir et le type d’événement. Par exemple, si vous organisez une course occasionnelle dans votre parc local, les niveaux de dons devraient être plus abordables.
Essayez de limiter les niveaux à quatre ou cinq options maximum. Il est facile pour un partisan potentiel de se sentir dépassé par trop de niveaux — puis de décider de ne pas vous soutenir du tout. Pour les plus gros niveaux de dons, vous pouvez limiter le nombre de sponsors pour créer un sentiment d’exclusivité.
De nombreuses entreprises locales utiliseront les dons de charité comme outil de sensibilisation. Assurez-vous de connaître la portée de vos plateformes de médias sociaux afin de pouvoir démontrer la portée du partenariat marketing dans la communauté locale.
Identifier les commanditaires potentiels de l’événement
Un commanditaire de l’événement est toute personne, qu’elle soit une personne ou une entreprise, qui est prête à fournir des biens, des services ou un don monétaire pour soutenir votre événement. Lorsque vous décidez qui vous adresser pour le parrainage, commencez par analyser les postes de votre budget d’événement, que vous devez également inclure dans votre plan d’événement. Vous souhaitez remplir un sac cadeau pour chaque participant ?
Ou feriez-vous mieux d’économiser des ressources en demandant à une entreprise de restauration de prendre en charge les coûts des aliments? Avez-vous besoin d’aide pour les coûts de marketing? Peut-être qu’un cabinet d’avocats local voudra donner l’utilisation d’un panneau d’affichage pendant quelques mois.
Il est également important de réfléchir aux entreprises qui soutiennent des causes comme la vôtre. Il est plus facile d’approcher un sponsor d’événement potentiel si vous savez qu’il se soucie du travail que vous faites, même si vous devrez probablement encore le convaincre en racontant l’histoire de votre organisation.
Honorez les sponsors lors de l’événement
Bien que vos niveaux de dons vous aideront à expliquer ce que le sponsor de l’événement obtiendra en échange de son don, vous réussirez mieux à déterminer comment obtenir des sponsors pour un événement si vous êtes créatif. Ce n’est pas parce que votre objectif est de collecter des fonds que vous ne pouvez pas non plus cultiver des relations qui peuvent conduire à des demandes encore plus importantes sur la route.
Par exemple, si vous prévoyez de prendre des photos des personnes participant à votre événement, vous pouvez créer une toile de fond avec les noms et les logos de vos principaux sponsors de l’événement. Si vous envisagez de donner un sac réutilisable rempli de friandises, vous pouvez imprimer le nom des sponsors de votre événement sur le sac.
Les médias sociaux sont un excellent moyen d’honorer vos sponsors d’événements. Publiez de courtes vidéos de votre PDG remerciant les nouveaux sponsors, ainsi que de brèves entrevues avec vos sponsors pour expliquer pourquoi votre cause est importante pour eux. Exprimer publiquement votre gratitude à chaque commanditaire les rendra plus susceptibles de continuer à soutenir votre organisme à but non lucratif à l’avenir.
Suivi par la suite
Si vous ne vous connectez pas avec vos sponsors après l’événement, il sera plus difficile de les approcher la prochaine fois. Planifiez à l’avance en segmentant votre liste de diffusion afin de pouvoir créer des messages personnalisés pour les propriétaires d’entreprise et les personnes qui ont soutenu votre événement.
Immédiatement après l’événement, faites savoir à vos donateurs combien vous avez amassé ce que cela signifie pour la communauté. Marquez-les sur des photos sur les réseaux sociaux afin que leurs amis puissent voir le partenariat que vous avez créé.
Vous pouvez également engager vos nouveaux soutiens tout au long de l’année en leur demandant de vous suivre sur les réseaux sociaux et en les invitant à des événements virtuels. Au fil du temps, cela augmentera l’engagement avec votre bassin de donateurs et attirera de nouveaux sponsors pour les événements futurs.
Comment obtenir des sponsors pour un événement en 5 étapes
Vous cherchez un guide rapide pour obtenir des sponsors d’événement? Lorsque vous demandez un parrainage pour des événements caritatifs ou à but non lucratif, vous devez garder à l’esprit cinq conseils rapides. Suivez-les pour augmenter vos chances de décrocher un sponsor d’événement à but non lucratif.
Demandez des parrainages d’événement plus tôt
Vous devez commencer à exécuter votre plan d’événement au moins quatre mois avant l’événement. Cela aide à soulager le stress de votre part et donne à vos sponsors le temps de planifier leurs budgets de manière appropriée.
Personnalisez votre demande pour chaque sponsor potentiel de l’événement
Bien que les annonces et invitations initiales « save the date » doivent être envoyées via une campagne d’e-mail dédiée, une touche personnelle est essentielle lorsque vous contactez les entreprises locales. Demandez en personne ou envoyez un e-mail personnalisé qui explique comment l’entreprise du destinataire bénéficierait du soutien de votre événement.
Suivi
Les gens sont occupés. Jusqu’à ce qu’ils vous donnent un « non » clair, continuez à demander. Parfois, le processus prend plus de temps que vous ne le souhaitez, alors soyez patient!
Célébrez vos commanditaires
Restez organisé afin de pouvoir tenir vos promesses dans vos niveaux de dons et assurez-vous d’annoncer le soutien des donateurs sur les médias sociaux en temps opportun.
Soyez créatif lorsque vous demandez des commandites d’événements
Sortez des sentiers battus pour de nouveaux sponsors potentiels. Ce n’est pas parce qu’une personne ou une entreprise n’a pas soutenu votre organisation dans le passé que vous ne devriez pas l’approcher. Réfléchissez et déléguez la personne de votre équipe qui, selon vous, serait le meilleur point de contact.
Peaufinez la présence en ligne de votre organisme à but non lucratif
Tout particulier ou propriétaire d’entreprise qui envisage de parrainer un événement ira probablement en ligne pour faire preuve de diligence raisonnable. Assurez-vous que votre organisation a une forte présence en ligne, y compris un site Web adapté aux mobiles et des listes à jour.
Pour vous assurer que vous avez couvert vos bases, consultez le guide gratuit de Constant Contact sur le marketing à but non lucratif qui peut vous aider à vous positionner pour votre collecte de fonds la plus réussie à ce jour.