La vérité est qu’il n’y en a pas, et avec raison. Cependant, il existe des modèles que vous pouvez suivre pour assurer la sécurité des résidents et des soins de haute qualité.
Dans le passé, les foyers de soins s’appuyaient sur ces ratios et utilisaient des matrices de dotation liées au nombre d’utilisateurs des services.
Depuis des années, cette approche a été abandonnée à juste titre et l’accent a été mis sur les niveaux de dotation en personnel en fonction des niveaux de dépendance, ce qui est logique.
Par exemple, si vous avez une forte proportion de résidents qui ont besoin de soins de fin de vie, qui ont une démence avancée, qui ont besoin d’un levage ou qui sont résistants aux soins, vous aurez besoin de plus de personnel en quart que si vous aviez principalement des résidents ayant de faibles besoins en soins.
Reprendre le contrôle – Utilisez une approche systématique
Alors, comment déterminez-vous le nombre d’employés dont vous avez besoin pour chaque quart de travail? Vous avez besoin d’une approche systématique, impliquant ce que beaucoup de gens appellent un « outil de dépendance » ou un « calculateur de dépendance ». Cela peut être créé dans Microsoft Excel, en enregistrant le niveau de besoin de chaque résident dans des catégories définies. Par exemple, pour les toilettes, la personne:
- Toilettes sans aide
- Toilettes avec une aide
- Besoin d’une assistance complète
Vous pouvez ensuite créer une échelle de dépendance numérotée (comme avec l’exemple de toilette ci-dessus) pour chacune de ces zones et d’autres:
- Manger
- Changer de position
- Bouger et manipuler
- S’habiller
- Incontinence urinaire
- Agression verbale
- Niveau de coopération avec les soins
- Niveau de risque de elle-même ou d’autres
- À quelle fréquence la personne présente-t-elle des épisodes nécessitant une intervention immédiate du personnel?
Bien sûr, cela nécessite une maintenance (ajout de nouveaux résidents et retrait de ceux qui ont quitté vos soins), et des tests, à la fois dans les premières étapes lorsque vous créez le système, pour vérifier par rapport à votre expérience et à celle de vos collègues que la calculatrice vous donne le bon nombre de personnel, puis sur une base continue.
Cependant, il est crucial de noter que si de tels outils sont un ajout bienvenu, ils ne couvrent généralement que la dépendance d’une personne en ce qui concerne les besoins physiques, par exemple. leur capacité à se laver et à s’habiller, et ne couvrent pas davantage les aspects des soins axés sur la personne, comme le soutien émotionnel.
Des modèles de dotation comme celui-ci n’aident pas non plus nécessairement à rehausser les normes, ils garantissent simplement qu’un niveau de base de personnel est atteint. Par exemple, les activités qui amélioreront la mobilité physique, le bien-être émotionnel et mental des personnes ou la gravité de la démence nécessiteront plus de personnel en service et devront donc être prises en compte dans toute évaluation des niveaux de dotation sur les quarts de travail.
Cela nous amène à une autre considération clé, à savoir qu’il ne s’agit pas seulement de s’assurer que vous avez suffisamment de membres du personnel à chaque quart de travail, mais qu’ils ont les capacités et la formation appropriées pour s’acquitter de leurs tâches nécessaires et fournir des soins de haute qualité.
Les bonnes personnes avec les bonnes compétences
Les compétences aux exigences de dépendance peuvent également être intégrées à votre « calculatrice ». Cela est particulièrement vrai (et plus efficace) si vous utilisez un logiciel de tableur comme Excel.
Cela peut également aider à identifier les lacunes en matière de compétences dans votre entreprise, ce qui signifie par exemple que si vous avez toujours des difficultés avec du personnel qui a une formation adéquate en matière de déménagement et de manutention, vous devez renforcer les compétences du personnel pour répondre à cette exigence.
L’utilisation de fonctions Microsoft Excel telles que VLOOKUP peut vous permettre de lier les scores tels que les exemples ci-dessus aux compétences nécessaires. Vous pouvez également ajouter des cases à cocher dans votre calculatrice pour chaque résident et indiquer les compétences du personnel requises pour répondre à leurs besoins en matière de soins. Bien qu’il faut dire que vous devrez toujours vous assurer de juger les besoins uniques de chaque individu, plutôt que d’utiliser un nombre limité d’options.
Vous devez également toujours permettre à la personne qui utilise l’outil d’enregistrer les nouvelles exigences ou les exigences variées en matière de soins à l’égard de l’un de vos résidents.
Les résultats de votre journalisation et de votre réenregistrement des besoins en soins des utilisateurs de services peuvent alors vous donner une idée du nombre de personnel dont vous avez besoin et des compétences et capacités dont vous avez besoin sur n’importe quel quart de travail.
Cependant, de plus en plus d’organisations s’éloignent de l’utilisation de leurs propres outils basés sur des feuilles de calcul. Parce que bien qu’elles aient fourni un tremplin intéressant entre les solutions papier et numériques, les feuilles de calcul n’ont tout simplement pas la facilité d’utilisation et la fiabilité que des logiciels correctement conçus et intégrés offrent aux fournisseurs de soins.
La création de ces outils basés sur des feuilles de calcul peut également être à la fois difficile et longue, encore plus pour ceux qui n’ont pas beaucoup d’expérience dans l’utilisation de Microsoft Excel.
C’est sans parler de toutes les autres fonctionnalités intégrées offertes par un logiciel comme celui-ci, y compris le rapprochement des salaires, la gestion des employés et des résidents et bien plus encore.
Le logiciel Access ‘residential care home est le plus utilisé pour planifier et gérer le personnel et vos résidents en soins sociaux au Royaume-Uni et l’une de nos équipes se fera un plaisir de vous montrer ce qu’elle peut faire dès que vous serez prêt.
Quelle que soit l’approche que vous décidez d’adopter, il est préférable d’agir le plus tôt possible, afin de récupérer tout ce temps potentiellement perdu et de réduire les risques de lacunes risquées en matière de personnel qui pourraient avoir de graves conséquences pour vous et votre entreprise maintenant.