Il est important de conserver les enregistrements de propriété pour un certain nombre de raisons financières et juridiques. Qu’il s’agisse de documents fiscaux, de futures demandes de prêt ou de documents juridiques, vous devez vous assurer d’avoir accès à une copie physique des informations pertinentes. Mais il n’y a pas de politique définitive quant à la durée de conservation des registres de propriété: il existe de nombreux types de documents différents, et certains que vous n’avez besoin de conserver que pendant un laps de temps spécifique.
Quels types de documents devez-vous conserver?
Il y a deux catégories principales de documents immobiliers qui doivent être conservés : les documents permanents et temporaires.
Dossiers permanents
Les dossiers permanents sont ceux qui doivent être conservés pendant toute la durée de votre séjour dans la propriété. Ces types de documents comprennent:
- Droit de timbre taxe foncière
- Taxe sur les transactions foncières (disponible uniquement au Pays de Galles)
- Le contrat d’achat
- Lettres et documents d’avocat
- Documents hypothécaires
- Contrat de vente
Documents temporaires
Les registres temporaires concernent le fonctionnement de la propriété ainsi que les factures, reçus et factures sur la propriété. Ceux-ci incluent:
- Honoraires d’avocat
- Contrôles de sécurité du gaz et de l’électricité
- Paiements d’intérêts hypothécaires
- Factures d’impôts et de services publics
- Documents d’assurance de biens
- Réparation et entretien généraux
Si vous utilisez un immeuble à des fins non domestiques (comme un magasin, un bureau ou un entrepôt, par exemple), vous devrez probablement payer des tarifs professionnels. Ce sont des registres fiscaux qui valent également la peine d’être conservés pendant la durée d’utilisation de la propriété.
Alors, combien de temps devriez-vous conserver des enregistrements de propriété?
Les dossiers temporaires doivent être conservés pendant trois à sept ans, car cela vous aidera à gérer votre prêt hypothécaire (si vous en avez un) et votre propriété en général.
Il peut être tentant de stocker tous vos enregistrements numériquement, mais il est important de conserver les originaux sous forme de copie papier. Si vous devez aller au tribunal pour quelque chose à voir avec la propriété, vous aurez besoin de copies papier de tous ces documents.
Il est également très important de stocker toutes les copies papier dans un endroit sécurisé, qui comprend les alarmes anti-intrusion, la détection d’incendie et la vidéosurveillance. Si ce n’est pas une installation immédiatement disponible pour vous, vous pouvez demander aux avocats de mettre vos documents en lieu sûr, ou vous pouvez externaliser à un service de gestion des documents. Ils devraient également être conservés dans l’ordre chronologique pour une récupération plus facile.
Gérer vos dossiers immobiliers
Prendre l’habitude d’une bonne gestion documentaire peut prendre un certain temps. Vous devrez créer un espace de stockage pour vos enregistrements et un calendrier de conservation et de destruction éventuelle. Prenez un certain temps au début de chaque mois pour trier et classer les nouveaux enregistrements, en considérant s’ils sont permanents ou temporaires, et s’ils peuvent être stockés indéfiniment ou s’ils devront être récupérés régulièrement.
Si vous allez stocker vos documents pendant une longue période, il vaut la peine d’investir dans des boîtes d’archives spécialisées pour protéger vos documents. Si vous ne faites que des copies électroniques, assurez-vous au moins de créer plusieurs sauvegardes de vos fichiers. Cependant, il convient de répéter que vous devez conserver des copies physiques des documents originaux dans la mesure du possible.
Si vous souhaitez plus d’informations sur la gestion de vos dossiers immobiliers, contactez nos experts en gestion des dossiers et en numérisation de documents chez Access Records Management dès aujourd’hui. Nous pouvons vous aider à gérer et à stocker tous vos dossiers, de la propriété à l’entreprise en passant par le personnel.
Octobre 24, 2019
Octobre 21, 2019
Octobre 14, 2019
Septembre 27, 2019