Conserver pendant 6-7 ans
Tout comme les entreprises, il est important de conserver vos talons de paie jusqu’à ce que vous puissiez les rapprocher des rapports annuels – cela signifie que vous devez conserver vos talons de paie pendant 6-7 ans. Il est important de tenir des registres de vos renseignements financiers, y compris les talons de paie. Les entreprises peuvent avoir besoin de dizaines de types de documents fiscaux et de support pour une période maximale de six ans. Si vous êtes une entreprise, la tenue de registres fiscaux pendant six ans ou plus peut prendre de la place et les coûts peuvent s’additionner. Évitez d’augmenter les coûts de stockage de documents – travaillez avec un crayon bleu dès aujourd’hui et envisagez un stockage hors site. Obtenez un devis en 30 minutes pour le service de stockage de documents primé de GTA.
Combien De Temps Faut-Il Conserver Les Talons De Paie Au Canada
L’Agence du revenu du Canada (ARC) déclare que lorsqu’il s’agit de dossiers d’impôt sur le revenu, vous devez conserver toutes les pièces justificatives pendant six ans. Même si vous n’avez pas besoin de joindre certains documents à vos déclarations de revenus, il est toujours important de les conserver dans vos dossiers en cas de révision.
Selon l’ARC, lors d’un examen, ils peuvent même demander des documents non officiels tels que des chèques annulés ou des relevés bancaires pour servir de preuve de toute déduction ou crédit que vous avez réclamé.
Parce qu’il est si important d’avoir toutes les pièces justificatives à portée de main, beaucoup vous suggèrent de conserver vos talons de paie et autres documents financiers pendant sept ans, juste pour être en sécurité. La période de six ans commence à la fin de la saison des impôts et est basée sur la date de votre dossier. Si vous produisez votre déclaration de revenus en retard, la période de six ans commence également en retard! C’est pourquoi il est préférable de conserver toutes les pièces justificatives pendant sept ans en règle générale (source).
Combien De Temps Faut-Il Conserver Les Talons de Paie au Canada – Une Infographie
N’hésitez pas à partager cette infographie ou même à l’imprimer si vous le jugez utile!
Conservation Des Talons De Paie – Renseignements Pour Les Entreprises
Savoir combien de temps stocker les documents et les dossiers des employés est très important sur le lieu de travail. Une bonne organisation est utile pour tout le monde et est également importante pour se conformer aux règles et réglementations gouvernementales. Conserver des documents trop longtemps ou pas assez longtemps peut en fait coûter cher aux entreprises. Voici ce que vous devez savoir sur la conservation des talons de paie et autres documents importants.
Combien De Temps Conserver Les Talons De Paie: Conserver Pendant 6 à 7 ans
Il est important de conserver les talons de paie des employés jusqu’à ce que vous puissiez les rapprocher des rapports annuels. Une fois la période de six (ou sept) ans terminée, il devrait être prudent d’utiliser une solution de déchiquetage sécurisée pour assurer la confidentialité. Assurez-vous que les talons de paye sont conservés dans un endroit sûr, car les dossiers de paye sont considérés comme des renseignements personnels. Pour en savoir plus sur le droit à la vie privée d’un employé, consultez le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ici.
Comment conserver les Talons de paie – Pratiques exemplaires
Selon le ministère du Travail de l’Ontario (MOL): » La Loi sur les normes d’emploi (LNE) exige que les employeurs conservent des dossiers écrits sur chaque employé pendant une certaine période. Les dossiers peuvent être conservés par l’employeur ou par une personne autorisée à les conserver au nom de l’employeur. »
Il est important que les employeurs conservent les talons de paie et autres renseignements personnels et financiers sur les employés de manière organisée et sécurisée. Seules quelques personnes autorisées devraient pouvoir accéder aux dossiers des employés. Vous pouvez choisir de conserver les talons de paie sous forme papier et en ligne, juste au cas où quelque chose se produirait.
Où conserver les talons de paye
Comment pouvez-vous vous assurer que les copies physiques et informatiques des talons de paye et d’autres documents sont sécurisées? L’utilisation d’un service de gestion des dossiers peut vous aider à rester organisé et à garantir la confidentialité des informations sensibles.
Si vous choisissez de stocker vos disques sur place, il est recommandé de les stocker dans une pièce ou un endroit dont l’accès est limité. Vous pouvez également vous assurer que l’emplacement de stockage est protégé contre le feu et contre les visiteurs indésirables.
Conservation Des Talons De Paye – Renseignements Pour La Tenue De Dossiers Personnels
Conservez vos talons Pendant 6-7 ans
Tout comme les entreprises, il est important de garder vos talons de paie jusqu’à ce que vous puissiez les rapprocher des rapports annuels – cela signifie que vous devriez garder vos talons de paie pendant 6-7 ans.
Comment conserver les talons de paye – Pratiques exemplaires
La tenue de dossiers personnels peut être un défi! Beaucoup de gens ont du mal à rester organisés à la maison. Cela peut faire de la saison des impôts un cauchemar complet. Cependant, il existe de nombreuses méthodes de tenue de dossiers et d’organisation personnelle qui peuvent aider. Tout le monde est différent, et il faut souvent quelques essais avant de se sentir satisfait d’un nouveau système. Regardez cette vidéo YouTube rapide ci-dessous en le faisant Sur un centime qui montre à quel point il est simple d’organiser vos fichiers importants!
Pour la tenue de dossiers personnels, il est également important de conserver vos propres talons de paie pendant six à sept ans. Écrivain Gail Vaz-Oxlande de MoneySense.com pose deux questions lorsque l’on pense aux documents à conserver ou à jeter:
- Aurez-vous probablement besoin du document à nouveau comme référence?
- Êtes-vous tenu de conserver ce document au dossier au cas où le gouvernement ou un fonctionnaire déciderait de vous examiner?
En ce qui concerne les talons de paie, la réponse à ces deux questions ci-dessus est : oui! Vous pouvez également utiliser ces questions générales lorsqu’il s’agit d’autres documents que vous n’êtes pas sûr de conserver ou de déchiqueter. Lorsque vous essayez de décider quoi conserver, rappelez-vous qu’il est important de conserver les documents financiers.
Pourquoi les particuliers devraient-ils conserver les talons de paye si leur employeur doit conserver les dossiers de paye au dossier? Il est important que vous et votre employeur gardiez une trace de ces dossiers financiers. Vous devez déclarer votre revenu pendant la saison des impôts, et garder vos talons de paie organisés vous aidera à éviter tout problème potentiel, comme la pénalité pour « défaut répété de déclarer un revenu ».
Où conserver les talons de paie
Il peut être judicieux de conserver les talons de paie et autres documents financiers importants dans un classeur séparé à la maison. Si vous préférez, vous pouvez même choisir d’acheter un classeur ignifuge juste pour être plus sûr. Pour plus de sécurité, achetez un classeur avec une serrure. Il existe de nombreux types et styles de classeurs pour tous les budgets et toutes les préférences personnelles.
Garder une trace des documents importants
Que vous soyez un employé ou un propriétaire d’entreprise, la tenue de registres financiers pendant six ans ou plus peut sembler une tâche ardue. Il existe des méthodes de bricolage ainsi que des organisations qui aideront à rendre cette tâche moins écrasante.
- Smartsheet – Modèles de talons de paie gratuits pour vous aider à garder une trace de vos talons de paie ainsi que des déductions, des vacances, etc.
- Meridian – Gestion de la paie (doit être membre)
- Blue-Pencil – Programme de gestion des documents et des dossiers pour aider à ranger et à organiser vos talons de paie
Gardez vos dossiers organisés Avec Blue-Pencil!
Le Crayon bleu permet aux organisations canadiennes d’atteindre de nouveaux sommets grâce à des services de gestion de documents conviviaux et efficaces. Le service à la clientèle n’est pas seulement un slogan, mais quelque chose que nous pratiquons en investissant dans nos partenaires stratégiques.
Situé à Oakville, nous avons développé notre activité de sécurité des documents au cours des 10 dernières années, au service de plus de 6 000 organisations, y compris des petites et moyennes entreprises ainsi que des entreprises du classement Fortune 500.
« Ils sont fiables, sympathiques, courtois, et quand il s’agit de vider nos consoles, ils entrent et sortent si vite que vous ne sauriez jamais qu’ils étaient là! Nous recommandons le déchiquetage du crayon bleu à tout le monde. »
– Jason Ramsay – Lire plus de témoignages ici!
Nous avons récemment lancé deux nouvelles divisions: Division du Stockage et de la Gestion des documents et division des Solutions d’Imagerie et de numérisation de documents. Cela nous permet d’offrir des solutions complètes et complètes pour la gestion de la sécurité de l’information. Nous desservons la région du Grand Toronto et les villes environnantes – cliquez ici pour une liste complète de nos zones de service. Si vous souhaitez en savoir plus sur nous et ce que nous pouvons faire pour vous, contactez-nous dès aujourd’hui!