Par le Centre de gestion des risques à but non lucratif
Si vous devez déposer une réclamation, pourriez-vous rapidement mettre la main sur toutes les polices d’assurance qui pourraient couvrir un incident, y compris les réclamations expirées?
Les polices d’assurance couvrent les événements qui sont traités par des réclamations présentées au transporteur à un moment donné dans le futur. Au moment où l’événement déclenchant une réclamation se produit, la police d’assurance originale couvrant cet événement peut avoir expiré et la nouvelle police peut contenir des dispositions différentes. Les questions à vous poser sont: « Quelle politique s’applique — l’ancienne ou la nouvelle? Et que prévoit exactement la politique applicable? »
Parfois, une réclamation en responsabilité qui a lieu pendant la période de la police ne sera découverte qu’après l’expiration de la police, peut-être des années plus tard. Un excellent exemple d’une réclamation aussi longue est la perte due à une fraude qui est couverte par une police d’assurance contre les infractions. La fraude peut avoir lieu sur une période de plusieurs années et ne pas être découverte longtemps après l’expiration de la police.
Stratégies manquantes
Que se passe-t-il si vous ne trouvez pas vos stratégies expirées ? Pouvez-vous compter sur votre courtier ou agent pour en avoir une copie à portée de main? Dans un nombre surprenant de cas, même les compagnies d’assurance ne peuvent pas trouver une copie des polices expirées. Les entreprises qui ne font rien d’autre que de l’archéologie pour trouver la trace papier à l’appui de telles revendications se débrouillent très bien. Mais pourquoi dépenser l’argent après coup alors que vous pouvez mettre en place un système simple qui gardera vos politiques organisées et disponibles?
Politiques de dépôt
De saines pratiques de gestion des risques exigent d’avoir un système de dépôt des politiques expirées, mais combien de temps les politiques expirées devraient-elles être conservées dans le classeur?
Lois de l’État
Les lois de l’État varient, mais exigent généralement que les agents d’assurance conservent des copies des polices de leurs clients pendant 6 à 7 ans. Étant donné qu’un organisme à but non lucratif ne peut pas toujours compter sur l’accès aux dossiers de l’agent d’assurance en cas de besoin, chaque organisme à but non lucratif doit également conserver des copies des polices expirées.
Recommandations du NRMC
Le Centre de gestion des risques à but non lucratif recommande que la politique de conservation des documents d’un organisme à but non lucratif exige que toutes les politiques, sauf celles relatives aux réclamations, soient maintenues de manière permanente. Maintenant que les polices sont disponibles électroniquement (vous pouvez soit analyser vos polices dans votre système informatique, soit demander à l’assureur de fournir la police en format électronique), le stockage prend beaucoup moins de place physique. Au lieu de déborder des classeurs ou des bibliothèques remplis de classeurs à 3 anneaux, vous pouvez enregistrer des stratégies sur votre serveur. Bien sûr, vous disposerez d’un système de sauvegarde sonore, archiverez des copies papier des politiques hors site et informerez le personnel de bureau clé ou les principaux bénévoles où les sauvegardes et les copies papier sont maintenues. Vous voudrez également exécuter des tests des supports de sauvegarde pour vous assurer qu’ils peuvent être rétablis en cas d’urgence.