Mise à jour en septembre 2020
Question des RH:
Nous avons reçu beaucoup de CV récemment – certains concernent des postes que nous avons affichés et d’autres sont non sollicités. Devons-nous conserver tous ces CV, et si oui, combien de temps avons-nous besoin pour conserver les CV et les candidatures?
Réponse HR:
Abordons ce qu’il faut faire avec les CV non sollicités. Vous n’êtes pas obligé de stocker des CV non sollicités; cependant, il est important d’être cohérent avec votre approche. S’il y a des CV non sollicités que vous avez conservés pour examen ultérieur, votre meilleure approche est de conserver tous les CV non sollicités pendant la même durée que vous conservez vos CV sollicités.
Pour les CV et les candidatures que vous avez reçus relativement à une offre d’emploi, il existe quelques lois fédérales qui exigent que les employeurs conservent les demandes d’emploi et les documents connexes pour une période d’un à deux ans à compter de la date de la décision d’embauche (la date à laquelle le poste a été pourvu, non affiché). Il incombe aux employeurs de respecter les lois fédérales en vertu desquelles ils sont couverts ainsi que toutes les exigences contractuelles qu’ils peuvent avoir (c.-à-d. les contrats syndicaux) qui peuvent nécessiter plus de temps pour tenir des dossiers.
Un autre élément important à noter concernant la tenue des dossiers des candidats est que vous devez tenir à jour non seulement les demandes d’emploi pour un poste, mais également l’ensemble du dossier d’embauche. Les dossiers d’embauche pourraient inclure des éléments tels que les candidatures, les curriculum vitae, les outils de sélection et les évaluations, la vérification des antécédents et la vérification des références. Tout ce que vous utilisez pour vous aider à prendre une décision d’emploi est considéré comme faisant partie de vos dossiers d’embauche.
Les principales lois fédérales qui traitent des exigences de conservation des dossiers d’emploi comprennent:
- Le titre VII de la Loi sur les droits civils de 1964 oblige les employeurs à conserver divers dossiers d’emploi, y compris les demandes d’emploi, pendant un an à compter de la date de réception de la demande.
- Loi sur la discrimination fondée sur l’âge dans l’emploi – Oblige les employeurs à conserver les demandes d’emploi pendant un an. Il y a cependant un libellé qui indique que si vous savez que le demandeur est âgé de plus de 40 ans, vous devriez le conserver pendant deux ans.
- Loi sur les Américains handicapés – Oblige les employeurs à conserver les demandes d’emploi et les documents pendant un an. Il existe certaines variations selon que les demandes sont sollicitées ou non, mais la rétention maximale est de deux ans.
- Décret exécutif 11246 – Si vous êtes un entrepreneur gouvernemental et que vous avez moins de 150 employés ou un contrat d’au moins 150 000 $, vous devez conserver ces documents pendant un an. Si vous avez au moins 150 employés ou plus et un contrat de 150 000 $, vous devez conserver les dossiers pendant deux ans. Si vous avez en main un curriculum vitae issu d’une recherche précédente et que vous décidez de le considérer pour un nouveau poste des mois plus tard, vous devrez conserver ce curriculum vitae ou cette candidature pendant le temps requis en fonction de la dernière consultation du document (p. ex., 1-2 ans après la date de remplissage du deuxième poste).
Une mise en garde – s’il y a une accusation de discrimination ou une pratique illégale d’emploi portée contre l’employeur, les demandes d’emploi doivent être conservées jusqu’à ce que l’affaire soit réglée. Cela peut devenir délicat si une personne fait valoir de la discrimination parce qu’elle n’a pas obtenu de promotion; l’employeur est alors tenu de conserver toutes les demandes reçues pour cette promotion jusqu’à ce que la réclamation soit résolue. Avec un long procès et un litige, cela pourrait prendre beaucoup de temps.
De manière générale, la bonne pratique consiste à conserver les curriculum vitae et les candidatures de personnes non embauchées pendant deux ans suivant la date à laquelle le processus d’embauche est terminé pour un poste (c.-à-d. à partir du moment où le nouvel employé commence à travailler). N’oubliez pas de consulter les lois de l’État en plus des réglementations fédérales pour déterminer la durée de conservation des dossiers des employés.
La tenue de documents peut être une tâche ardue, en particulier lorsque vous essayez de nettoyer les anciens documents et de conserver les documents pertinents pour rester conformes. RH stratégique inc. comprend votre frustration et possède de nombreux conseils éprouvés sur la tenue de documents, y compris une référence pratique sur le bureau de la tenue de documents pour vous aider à décider quoi conserver et quoi jeter. Consultez nos services de tenue de dossiers de conformité juridique & pour en savoir plus sur les moyens que nous pouvons vous aider à mettre de l’ordre dans vos dossiers d’emploi.