La paperasse peut être un tel casse-tête. Cependant, cela fait également partie intégrante de la gestion de votre propre cabinet dentaire.
Vous devez faire face aux tâches administratives normales de la gestion d’une entreprise. De plus, vous gérez les dossiers médicaux de votre patient. Cela peut devenir délicat lorsque l’on considère les réglementations de l’État et les lois sur la protection de la vie privée.
À quoi ressemble la conformité ? Combien de temps un cabinet dentaire doit-il conserver les dossiers des patients? Où pouvez-vous les garder? Quand vous pouvez vous en débarrasser, comment faites-vous?
Pour répondre à ces questions, jetons un coup d’œil.
Pourquoi Les Dossiers Dentaires Sont-Ils Importants?
Un dossier dentaire complet et précis est très bénéfique pour le patient. Avec les informations contenues dans le dossier, les dentistes peuvent fournir les meilleurs soins possibles – même s’ils n’ont jamais vu le patient auparavant.
Les dossiers dentaires sont également importants pour vous en tant que dentiste. Si jamais vous vous trouvez dans le mauvais sens d’une poursuite pour faute professionnelle, vous pouvez présenter les documents comme preuve pour vous défendre.
Si vous avez déjà regardé un drame policier à la télévision, vous le saurez. Les dents de chaque personne leur sont uniques. Ainsi, les autorités peuvent utiliser les dossiers dentaires pour identifier les corps et les personnes disparues.
Combien de temps un Cabinet dentaire doit-il conserver les dossiers des patients?
Ce serait bien qu’il y ait une réponse rapide et facile à cette question. Malheureusement, il n’y en a pas.
Non seulement les lois varient selon les États, mais elles varient également en fonction du patient. Pour connaître les informations spécifiques à votre état, vous devez contacter le Conseil de dentisterie de votre état.
En règle générale, la plupart des États exigent que vous conserviez des enregistrements pendant 5 à 7 ans. Cependant, l’exigence réelle peut être aussi petite que 2 ans jusqu’à 10 ans.
Gardez à l’esprit que Medicare / Medicaid nécessite 5 ans de rétention à des fins de facturation. Ainsi, même si votre exigence d’État est moindre, vous devrez tenir des dossiers pour les patients utilisant ces services au moins 5 ans.
D’autres circonstances spéciales comprennent:
- Mineurs: Vous devez généralement tenir des dossiers pendant une période déterminée après l’âge de la majorité
- Un patient incompétent: Généralement jusqu’à la mort du patient
- Conflit de service: Ne détruisez pas l’enregistrement jusqu’à ce que le litige soit résolu, même si la période de conservation a expiré
Une fois que vous avez les informations de conservation pour votre état, assurez-vous que tout votre personnel comprend et suit le protocole correct pour chaque type d’enregistrement. Vous ne voulez pas avoir d’ennuis pour avoir laissé un disque tomber entre les mailles du filet.
Comment Les Dossiers Dentaires Doivent-Ils Être Conservés?
En raison de problèmes de confidentialité, vous ne devriez pas stocker les dossiers dentaires là où d’autres personnes peuvent y accéder. Seul le personnel autorisé, tel que le personnel de votre bureau, peut avoir accès à ces dossiers.
La plupart des cabinets dentaires sont suffisamment petits pour que le stockage sur place des dossiers sous forme papier soit facile et pratique. Cependant, ils doivent être stockés dans un endroit sécurisé.
Les lois sur la protection de la vie privée n’exigent pas que les documents soient stockés dans des armoires verrouillables. Mais gardez à l’esprit qu’il est de votre responsabilité de vous assurer que les personnes non autorisées n’accèdent pas aux dossiers.
Ainsi, les grandes institutions peuvent déterminer qu’il est plus sûr de stocker des documents dans des armoires verrouillées. La majorité des cabinets dentaires, cependant, sont petits et peu de gens ont accès aux salles de dossiers. Vous pouvez effectuer votre propre évaluation des risques et déterminer quelle méthode de stockage convient à votre pratique.
Que Se Passe-T-Il Si Je Manque D’Espace?
Après avoir été en affaires pendant quelques années (ou si votre pratique est un succès fracassant!) vous pouvez commencer à manquer d’espace de stockage. Dans ce cas, vous avez quelques options pour faire de l’espace supplémentaire.
La première, et la plus simple, consiste simplement à louer une unité de stockage hors site. Assurez-vous que l’installation que vous choisissez est suffisamment sécurisée et proche pour en faciliter l’accès. Vous pouvez y stocker les dossiers des patients inactifs pour libérer de l’espace pour les dossiers actifs dans votre stockage sur site. Cliquez pour plus d’informations.
Une autre façon d’économiser de l’espace consiste à convertir des enregistrements en microfilm. Le microfilm (ou microfiche) prend beaucoup moins de place que les enregistrements papier.
Vous pouvez également opter pour un service de stockage d’enregistrements. Cette méthode vous coûtera un peu d’argent au fil des ans. De plus, vous devrez vous assurer que les formulaires et les accords appropriés sont remplis pour vous conformer aux lois sur la protection de la vie privée.
Le stockage électronique est une autre excellente option. Vous devrez vous assurer de bien choisir votre service de stockage. Ne laissez jamais les dossiers de vos patients vulnérables à l’attaque d’un pirate informatique. N’oubliez pas que vous êtes responsable de leur confidentialité et de leur intégrité.
Comment se débarrasser des dossiers dentaires
Pour des raisons de confidentialité, vous ne pouvez pas simplement jeter les dossiers dentaires à la poubelle et les qualifier de bons. Vous devez suivre un certain protocole et vous assurer que les informations de votre patient restent confidentielles. Cela est vrai même si le patient dont vous vous débarrassez des dossiers est décédé.
La façon la plus courante de s’assurer que les documents sont complètement détruits en toute sécurité est de les déchiqueter. Certaines pratiques choisissent de le faire elles-mêmes, tandis que d’autres sous-traitent le travail à une entreprise de déchiquetage professionnelle. Gardez à l’esprit que tout comme avec l’entreprise de stockage, vous aurez besoin d’un accord de confidentialité.
Juste au cas où vous pensez qu’un feu de joie dans la cour est une bonne méthode de destruction, nous vous ferons savoir que ce n’est pas le cas. Les radiographies des dossiers dentaires libèrent des métaux lorsqu’elles sont brûlées, ce qui n’est pas sain pour vous ou pour l’environnement.
Au lieu de cela, gagnez un peu plus d’argent en récupérant et en vendant la teneur en argent de ces anciennes radiographies.
Conclusion
Alors, combien de temps un cabinet dentaire doit-il conserver les dossiers des patients? Nous espérons avoir aidé à lever le mystère.
Découvrez les délais spécifiques de votre état et suivez nos conseils pratiques pour la conservation et le stockage. Le bon protocole veillera à ce que vous n’ouvriez pas votre cabinet dentaire à des problèmes de confidentialité.
N’oubliez pas de consulter le reste de notre blog pour plus de bons trucs et astuces pour gérer la meilleure pratique dentaire possible!