La saison des impôts arrive et de nombreux employés se demandent depuis combien de temps leurs employeurs actuels ou précédents ont conservé leurs formulaires W-2 dans leurs dossiers. La conservation des enregistrements varie en fonction de la documentation en question, mais il existe des réglementations spécifiques concernant la conservation W-2. L’Internal Revenue Service (IRS) peut en fait auditer les petites entreprises jusqu’à trois ans avant l’année fiscale en cours. C’est pourquoi il est impératif de connaître les règles de rétention des employeurs, que vous soyez un employeur ou un employé.
Si vous cherchez vos formulaires W-2 depuis quelques années, vous avez de la chance. L’IRS ordonne aux propriétaires d’entreprises de conserver ces documents dans leurs dossiers jusqu’à quatre ans. De nombreux employeurs choisissent de les conserver plus longtemps au cas où, mais l’exigence fédérale en ce qui concerne la copie D (copie de l’employeur) des formulaires W-2, la règle générale est d’au moins quatre ans. Si vous souhaitez obtenir des copies de vos formulaires W-2 dans ce délai, votre employeur devrait pouvoir vous les envoyer dans les 30 jours suivant votre demande.
Si vous n’avez jamais reçu de W-2 alors que vous étiez censé le faire, votre employeur devrait toujours avoir une copie de votre W-2 pour l’année en question jusqu’à six ans auparavant. Certains W-2 finissent par revenir comme « non livrables », et l’IRS exige que ces W-2 soient conservés pendant un minimum de six ans. Les six ans devraient commencer après la date de livraison initiale. Si vous avez changé d’adresse ou si le formulaire s’est perdu par la poste, vous aurez toujours accès aux formulaires en question tant que cela se fera dans ce délai de six ans.
La déclaration d’impôts est un processus mouvementé pour beaucoup, il n’est donc pas rare que les formulaires fiscaux soient égarés d’une manière ou d’une autre. Heureusement, quelle que soit la taille de l’entreprise pour laquelle vous travaillez, ils sont toujours tenus de conserver les formulaires W-2 pour la période de quatre ans. En contactant votre employeur et en demandant une copie de son formulaire Copie D, vous serez prêt pour toute transaction future concernant ces W-2 spécifiques.