Avec la fin de l’année fiscale qui approche à grands pas, de nombreuses personnes seront engagées dans une bataille de dernière minute pour trouver tous les documents à l’appui des déductions qu’elles aimeraient réclamer en cette période fiscale. Si vous avez été organisé et que vous avez conservé tout ce dont vous avez besoin dans un dossier soigné et bien ordonné, félicitations. Mais si vous avez passé 11 mois de l’année à ignorer complètement vos impôts, vous pourriez maintenant avoir du mal à trouver des reçus et des factures pour bon nombre des choses que vous auriez pu réclamer. Avec l’ATO nécessitant une justification pour qu’une déduction soit autorisée, voici notre guide pour garder au-dessus de votre tenue de dossier fiscal.
Règle de la preuve écrite – documents que vous devez conserver pour les demandes de plus de 300
Vous devez avoir une preuve écrite pour prouver vos demandes de déduction si le total de vos demandes de remboursement dépasse 300 $. Les dossiers que vous conservez doivent prouver le montant total, pas seulement le montant supérieur à 300 $.
La limite de 300 $ ne s’applique pas aux demandes de remboursement de frais de voiture, d’indemnité de repas, d’indemnité de transport et d’indemnité de déplacement. Il existe des règles spéciales de preuve écrite pour ces réclamations (comme le journal de bord des indemnités de voiture).
Que se passe-t-il si ma réclamation est inférieure à 300 $?
Si le total réclamé est de 300 $ ou moins, vous devez être en mesure de montrer comment vous avez calculé vos demandes, mais vous n’avez pas besoin de preuve écrite.
Il existe une idée fausse répandue selon laquelle vous pouvez demander automatiquement des déductions d’une valeur de 300 automatically, sans avoir à vous soucier de les prouver. Ce n’est pas le cas. Si vous n’avez pas réellement engagé les dépenses – et que vous ne pouvez pas montrer comment vous avez calculé le montant de votre déduction – vous ne pouvez pas faire de réclamation.
Qu’est-ce qu’une preuve écrite?
La preuve écrite peut être :
1. Un document (comme une facture ou un reçu) du fournisseur des biens ou des services, indiquant: • le montant de la dépense • la date à laquelle la dépense a été engagée
• la date du document
2. Preuve que vous avez consignée vous-même :
• Pour les dépenses de 10 each chacune ou moins lorsque le total de ces dépenses est de 200 $ ou moins, ou lorsque vous n’avez pas pu obtenir de preuve écrite – par exemple, pour les frais de péage ou de stationnement lorsque vous ne pouvez pas obtenir de reçu. Dans la plupart des cas, une facture ou un reçu pour un achat est le moyen de justification préféré, mais dans certains cas, un relevé bancaire ou de carte de crédit peut être une justification acceptable.
Combien de temps avez-vous besoin pour conserver vos dossiers?
Vous devez conserver vos preuves écrites pendant cinq ans à compter du 31 octobre suivant la fin de l’année d’imposition ou, si vous vous présentez plus tard, pendant cinq ans à compter de la date de dépôt de votre déclaration de revenus. Si, à la fin de cette période, vous êtes en conflit avec l’ATO concernant une dépense de travail, vous devez conserver les registres pertinents jusqu’à ce que le différend soit résolu.
Pour les actifs amortis, vous devez tenir des registres pour toute la période au cours de laquelle vous demandez des déductions pour la baisse de valeur de ces actifs. Vous devez conserver vos dossiers pendant cinq ans à compter de la date de votre dernière demande. Les cinq années commencent le 31 octobre suivant la fin de l’année d’imposition ou, si vous vous présentez plus tard, à compter de la date à laquelle vous déposez votre déclaration de revenus. Cette période est prolongée si, à la fin des cinq ans, vous êtes en litige avec l’ATO concernant un actif déprécié.
Si vous utilisez les renseignements de vos dossiers dans une déclaration de revenus ultérieure, vous devrez peut-être les conserver plus longtemps. Ainsi, si vous reportez une perte fiscale, vous devez conserver les registres jusqu’à la fin de toute période d’examen de la déclaration de revenus dans laquelle la perte est entièrement déduite.
Si vous possédez un actif qui sera soumis à l’impôt sur les plus-values de cession, vous devrez tenir des registres couvrant toute la période de propriété jusqu’à 5 ans après le dépôt de la déclaration de revenus enregistrant la cession de l’actif.
Copie papier ou électronique?
Traditionnellement, les contribuables tiennent des dossiers papier à l’appui de leurs demandes, mais l’ATO permet de conserver des copies électroniques. Étant donné que les documents papier se perdent facilement – et s’estompent souvent avec le temps – la conservation de copies électroniques (une telle photographie sur un appareil mobile) peut être plus efficace, à condition de vous assurer que les documents électroniques sont régulièrement sauvegardés dans un espace de stockage sécurisé. Il existe des applications sur le marché qui vous permettent de stocker en toute sécurité des copies d’enregistrements.