Les e-mails ont facilité la façon dont nous communiquons professionnellement. Ils sont peut-être le canal de communication interne et externe le plus utilisé dans toutes les grandes et petites organisations. Nous traitons souvent des informations confidentielles ou sensibles dans le monde de l’entreprise. Par exemple, un consultant financier pourrait devoir envoyer les derniers rapports d’audit à un secrétaire d’entreprise. De même, vous devrez peut-être partager un rapport confidentiel avec quelqu’un par e-mail. Comment vous assurez-vous d’envoyer de tels courriels confidentiels aux bons destinataires? La solution consiste à crypter ou à protéger vos e-mails par mot de passe. Dans ce post aujourd’hui, je vais partager comment envoyer facilement des e-mails cryptés avec protection par mot de passe!
Différence entre le cryptage et la protection par mot de passe
J’utiliserai les termes « Cryptage » et « Protection par mot de passe » tout au long de cet article, alors comprenons d’abord la différence entre ces deux termes.
Le chiffrement de courrier électronique consiste à convertir le contenu d’un message électronique d’un texte clair et lisible en texte chiffré (codes algorithmiques) qui ne peut être déchiffré par personne d’autre que les destinataires prévus. Cela empêche tout destinataire non autorisé de voir le contenu de votre message électronique. Attendu que, nous appliquons généralement une protection par mot de passe aux pièces jointes des e-mails afin que seuls les destinataires autorisés puissent afficher ces pièces jointes confidentielles.
Quand devez-vous envoyer des e-mails cryptés?
Il est préférable de chiffrer vos e-mails lorsque vous adressez quelque chose de confidentiel / sensible dans votre e-mail. Par exemple, regardez cette courte vidéo de Microsoft et comprenez le contexte dans lequel le cryptage des e-mails est utile!
Quand devriez-vous envoyer des e-mails protégés par mot de passe?
Il est préférable d’utiliser la protection par mot de passe lorsque, au lieu d’écrire quelque chose de confidentiel dans votre message électronique, vous préférez partager les informations confidentielles en pièce jointe.
En règle générale, envisagez d’envoyer des e-mails protégés par mot de passe lorsque vous avez des fichiers relevant de l’une des catégories suivantes:
- Négociations/ transactions commerciales
- Présentations/ feuilles de travail des clients
- Documents confidentiels
- Communications juridiques
- Informations financières
- Informations relatives à la gestion ou aux informations exclusives
Or…as un professionnel, vous savez peut-être mieux quelles pièces jointes pourraient être confidentielles pour votre entreprise!
Voyons maintenant comment envoyer des e-mails cryptés et protégés par mot de passe sur des clients de messagerie populaires tels qu’Outlook et Gmail.
Envoi d’e-mails confidentiels dans Outlook:
Comment envoyer des e-mails cryptés dans Outlook?
La version gratuite d’Outlook ne vous permet pas de chiffrer les e-mails. Pour utiliser la fonctionnalité de cryptage, vous devez passer au plan Office365 E3 de Microsoft. Une fois la mise à niveau effectuée, suivez simplement ces étapes pour chiffrer vos e-mails:
- Connectez-vous à votre Outlook (application Web) sur le bureau.
- Composez un nouveau message, dans le menu Options, choisissez Chiffrer et sélectionnez le type de restrictions que vous souhaitez appliquer: Chiffrer uniquement ou Chiffrer avec Ne pas transférer.
Comment envoyer des e-mails protégés par mot de passe dans Outlook?
Le cryptage et la protection par mot de passe de vos pièces jointes aident à restreindre l’accès non autorisé à vos informations confidentielles. Selon le type de fichier, il peut y avoir plusieurs façons de crypter et de protéger par mot de passe vos pièces jointes dans Outlook. Cependant, cela ajoute de la complexité et est souvent source de confusion.
Par conséquent, le meilleur moyen est d’archiver n’importe quel type de fichier à l’aide de 7Zip (logiciel gratuit), puis d’ajouter un cryptage AES 256 bits protégé par mot de passe.
Voici comment chiffrer et protéger par mot de passe n’importe quel type de fichier à l’aide de 7zip:
- Faites un clic droit sur le fichier que vous souhaitez joindre dans votre e-mail.
- Dans le menu 7zip, sélectionnez ‘Ajouter à l’archive’
- Maintenant dans les paramètres ‘Archive’, entrez le mot de passe souhaité et définissez la méthode de cryptage sur ‘AES-256’
C’est tout. Une fois que votre fichier a été crypté.format zip, vous pouvez le joindre et envoyer l’e-mail confidentiel. Pour ouvrir et afficher ce fichier, vos destinataires devront le décompresser à l’aide du mot de passe que vous avez défini. Vous pouvez partager ce mot de passe soit par SMS, soit les informer personnellement.
Envoi d’e-mails confidentiels dans Gmail:
Pour envoyer des e-mails cryptés dans Gmail, utilisez le « mode confidentiel » spécial lors de la composition de votre e-mail. Lorsque vous envoyez un e-mail dans Gmail avec le mode confidentiel activé, les destinataires n’auront pas la possibilité de transférer, copier, imprimer ou télécharger les pièces jointes.
Le téléchargement de pièces jointes n’étant pas autorisé, vous ne pourrez rien joindre à votre e-mail lorsque le mode confidentiel sera activé. Quoi de plus? Vous pouvez définir l’heure d’expiration des e-mails et les codes d’accès SMS à vérifier afin que seuls les destinataires autorisés puissent afficher le contenu de votre e-mail.
Voici un guide étape par étape pour envoyer des e-mails cryptés dans Gmail:
- Cliquez sur ‘Composer’ pour lancer un nouveau message
- Dans la fenêtre de composition, vous trouverez une icône de cadenas dans la barre d’outils du bas.
- Cliquez sur l’icône de verrouillage (surlignée dans la capture d’écran ci-dessous) et il activera le mode confidentiel dans Gmail.
- Vos destinataires ne pourront pas transférer, copier, imprimer ou télécharger votre e-mail.
- Maintenant, vous pouvez définir le délai d’expiration et la vérification du code d’accès SMS afin que seuls les destinataires autorisés puissent voir votre e-mail, et votre e-mail disparaît automatiquement de leur boîte de réception une fois qu’il franchit la limite de temps spécifiée.
Envoi de pièces jointes protégées par mot de passe dans Gmail
Le processus d’envoi de pièces jointes protégées par mot de passe dans Gmail est exactement le même que celui expliqué pour Outlook dans le post ci-dessus. Tout ce que vous avez à faire est d’utiliser 7zip pour archiver et protéger par mot de passe le fichier que vous souhaitez envoyer en pièce jointe.
Vous voulez encore plus de sécurité et de confidentialité? Essayez Proton Mail
Si vous n’êtes pas limité par Outlook et Gmail pour le travail, je vous encouragerai à jeter un coup d’œil à Proton Mail. Vous devez configurer divers paramètres dans Outlook et Gmail pour envoyer des e-mails confidentiels. Cependant, avec Proton Mail, vos e-mails sont hautement sécurisés et privés dès la sortie de la boîte.
D’après mon expérience, voici pourquoi Proton Mail est une alternative supérieure à Gmail et Outlook pour la sécurité et la confidentialité globales des e-mails:
| Fonctionnalité | Outlook / Gmail | Proton Mail |
|---|---|---|
| Cryptage des e-mails | Besoin de configurer | Dès la sortie de la boîte |
| Suivi | Microsoft et Google suivent toutes les activités des utilisateurs, y compris l’adresse IP | Pas de suivi et de journalisation |
| Annonces basées sur | Oui | Non |
| Chiffrement de bout en bout | Non | Oui |
| Sécurité en cas de violation de données | Vos emails sont les plus susceptibles d’être exposés au cas où Gmail / Outlook subirait une attaque de violation de données | Aucune possibilité d’exposer des e-mails à quiconque, même en cas de violation de données, car Proton Mail ne stocke que des messages cryptés |
| Lois sur la confidentialité | États-Unis | Suisse et Européenne |
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Comment envoyez-vous des courriels confidentiels?
Envoyer un e-mail à quelqu’un est facile, mais protéger vos données confidentielles des regards non sollicités ou indiscrets est la chose la plus difficile de nos jours. Comment protégez-vous vos données lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu’un ? Veuillez partager vos réflexions dans les commentaires ci-dessous.
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