Qu’est-ce qu’un Certificat de Dédouanement Fiscal?
Un certificat de dédouanement fiscal est un document délivré par un organisme gouvernemental d’État, généralement le ministère du Revenu. Il certifie qu’une entreprise ou un particulier s’est acquitté de ses obligations fiscales à une certaine date. L’IRS délivre également des certificats de dédouanement fiscal dans certaines situations, telles que les demandes de contrats fédéraux.
Les certificats de dédouanement fiscal peuvent également être appelés lettres de dédouanement fiscal, certificats ou lettres de statut fiscal, certificats ou lettres de conformité ou de conformité fiscale, ou lettres ou certificats de bonne réputation.
Les taxes qui pourraient être couvertes par un certificat de dédouanement pour une entreprise comprennent la taxe de vente, la taxe d’utilisation, l’impôt sur les franchises ou les sociétés, l’impôt sur le chômage et d’autres types de taxes, selon les lois et les exigences de chaque État.
Quand Avez-Vous besoin d’un Certificat de Dédouanement fiscal?
De nombreux États ont ce qu’on appelle des lois sur la responsabilité du successeur, ce qui signifie que vous pouvez être tenu responsable des impôts impayés même si les impôts ont été engagés par un ancien propriétaire. Les États peuvent exiger des propriétaires d’entreprise qu’ils obtiennent un certificat de dédouanement fiscal lorsqu’ils ferment ou vendent leur entreprise, mais pour protéger vos intérêts, vous, l’acheteur, devez obtenir un dédouanement fiscal même s’il n’est pas légalement requis.
Si vous développez votre entreprise de votre état d’origine dans un nouvel état, vous constaterez peut-être que le nouvel état dans lequel vous vous trouvez nécessite un certificat. La même chose peut être vraie si vous demandez un prêt ou un contrat gouvernemental.
La plupart des États exigent que vous inscriviez votre entreprise, généralement auprès du Secrétaire d’État. Obtenir un dédouanement fiscal n’élimine pas la nécessité d’enregistrer l’entreprise que vous achetez.
Déterminer les informations fiscales Dont vous avez besoin
Si vous achetez une entreprise, vous devrez d’abord connaître les types d’impôts prélevés sur l’entreprise que vous achetez. Certains États rechercheront toutes les bases de données fiscales pour répondre à une demande de dédouanement fiscal, mais d’autres vous demanderont d’indiquer les types de taxes que vous souhaitez inclure dans la recherche. Les types d’obligations fiscales que vous devriez vérifier incluent:
- taxes de vente et d’utilisation
- taxes sur les recettes brutes
- retenues d’impôt
- taxes d’accise
- impôts sur les franchises ou les sociétés
- taxes spéciales comme les jeux, les boissons alcoolisées et le carburant
- impôts sur l’emploi comme le chômage et les retenues d’impôt
Certains États prélèvent des frais de permis et de licence et vous voudrez être certain que le vendeur est également à jour sur ces taxes.
Comment obtenir un certificat de dédouanement fiscal
Dans la plupart des États, le Ministère du Revenu délivre un certificat de dédouanement fiscal, mais dans d’autres, il peut s’agir du Département des Impôts, du Département des Finances, du Secrétaire d’État ou d’une autre agence. De nombreux États fournissent des formulaires pour demander un dédouanement fiscal en ligne. D’autres exigent que vous soumettiez une demande écrite.
Reportez-vous à la table des 50 états pour l’agence qui délivre les certificats de dédouanement fiscal dans votre État. Les procédures d’obtention d’un certificat varient considérablement d’un État à l’autre, et la procédure dépend du type d’entité commerciale, de l’industrie et de l’emplacement dans l’État. C’est une bonne idée de vérifier directement auprès de l’organisme d’État responsable de la délivrance des autorisations avant de soumettre votre demande pour savoir exactement ce que le certificat couvrira.
Certaines agences fiscales et fiscales de l’État incluent les impôts sur l’emploi, tels que l’impôt sur le chômage et la retenue à la source, dans leur recherche pour déterminer si un vendeur a des obligations fiscales en suspens. Mais dans d’autres États, vous devrez peut-être demander des informations fiscales sur l’emploi séparément du ministère du Travail ou d’une agence similaire.
Les gouvernements locaux, y compris les comtés et les villes, peuvent également percevoir des impôts. Vous devrez peut-être contacter l’agence fiscale de la région où se trouve votre entreprise pour déterminer si un vendeur est à jour sur ces taxes.
Ce dont vous avez besoin pour demander un certificat
En général, vous devrez fournir les informations suivantes pour obtenir un certificat de dédouanement fiscal:
- le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’acheteur et du vendeur
- une adresse professionnelle ou des adresses si plusieurs emplacements sont impliqués
- la date de vente
- un acte de vente ou un contrat d’achat pour l’entreprise
- les numéros d’identification fiscale et d’employeur pour le vendeur et l’acheteur, et
- informations sur la société entiercée, le cas échéant
Plus de questions à poser
Quelles taxes sont soumises aux règles de responsabilité du successeur? Comme expliqué ci-dessus, la plupart des États tiennent l’acheteur d’une entreprise responsable des impôts impayés du vendeur. Le type de taxes (telles que les taxes de vente et d’utilisation) qui sont soumises à ces lois varie selon les États.
L’État vous oblige-t-il à retenir des fonds pour couvrir les impôts impayés? De nombreux États exigent que l’acheteur retienne suffisamment de fonds pour couvrir les impôts impayés du vendeur, ainsi que les intérêts et les pénalités. Aussi injuste que cela puisse paraître, les acheteurs pourraient se voir imposer une pénalité s’ils ne mettent pas ces fonds de côté.
L’État impose-t-il des exigences pour la fermeture d’une entreprise? Certains États exigent que les propriétaires d’entreprise déposent une notification formelle lorsqu’ils ferment ou vendent leur entreprise. Cette notification avertit l’État de vérifier les impôts impayés. Les acheteurs dans ces États doivent demander une copie de l’avis de clôture ou de vente, en particulier si l’État utilise l’avis au lieu de délivrer un certificat de dédouanement. Certains États offrent la possibilité de vérifier la fermeture via le site Web de l’État. Si le vendeur ne dépose pas de notification requise et doit des taxes, l’État peut s’en prendre à l’acheteur pour le paiement.
L’État délivrera-t-il un dédouanement fiscal à l’acheteur? En règle générale, le vendeur demande le dédouanement fiscal, mais certains États permettent à l’acheteur de le demander. D’autres États délivreront un dédouanement fiscal uniquement au vendeur, et vous devrez travailler avec le vendeur pour obtenir une copie. D’autres permettent à l’acheteur de recevoir directement une copie du dédouanement fiscal si le vendeur fournit une autorisation écrite.
Aurez-vous besoin d’un dédouanement fiscal distinct pour plusieurs emplacements d’une entreprise? Si l’entreprise que vous achetez a plus d’un emplacement, vous pourriez avoir besoin d’une autorisation distincte pour chaque emplacement.
L’agence émet-elle des autorisations lorsque le vendeur a un plan de paiement en place? Dans certains États, un dédouanement fiscal peut ne pas signifier que le vendeur n’a pas d’impôts impayés, mais plutôt que le vendeur a organisé un plan de paiement pour payer les taxes. Il est important de comprendre vos droits si le vendeur ne respecte pas le plan de paiement à l’avenir.
Qu’En Est-Il Des Privilèges ?
Un privilège permet à un créancier de prendre légalement les biens ou les actifs d’un emprunteur si un prêt garanti par des biens n’est pas payé. Le privilège « colle » à la propriété, peu importe qui en est propriétaire. Pour éviter le spectre de la perte de vos biens nouvellement acquis au profit du prêteur du vendeur, assurez-vous que les actifs que vous acquérez ne sont soumis à aucun privilège.
Dans la plupart des cas, vous pouvez effectuer une recherche publique du Code de commerce Uniforme (UCC) sur le site Web du Secrétaire d’État pour déterminer si quelqu’un a placé un privilège sur le bien que vous achetez. Cela vous donne un avis sur la dette garantie que vous allez acquérir (le cas échéant) liée à l’équipement, à l’inventaire et à d’autres articles de l’entreprise. Vous voudrez le faire, que vous achetiez l’entreprise dans le cadre d’un achat d’actifs (où vous possédez la propriété de l’entreprise) ou d’un achat d’actions (où vous possédez l’entité commerciale et que l’entité possède la propriété.)
Il est également judicieux d’étudier d’autres types de dettes commerciales, telles que les garanties et autres obligations contractuelles privées.
Obtenir un certificat de Dédouanement fiscal dans votre État
| État | Agence d’État | Certificats d’État |
| Alabama | Ministère du Revenu | Certificat de conformité |
| Alaska | Ministère du Travail et du Développement de la Main-d’œuvre | Certificat de dédouanement fiscal, Feuille d’instructions |
| Arizona | Ministère du Revenu | Dédouanement fiscal |
| Arkansas | Ministère des Finances et Administration Bureau de l’Administration de la Taxe d’accise | Certificat de statut fiscal |
| Californie | Département de l’Administration fiscale et des frais; | Certificat de dédouanement fiscal |
| Colorado | Ministère du Revenu | Lettre sur le statut fiscal |
| Connecticut | Ministère des Services fiscaux | Certificat de dédouanement fiscal, Feuille d’instructions |
| Delaware | Répartition des revenus | Certificat de dédouanement fiscal |
| District de Columbia | Bureau des impôts et des recettes | Certificat de mains propres |
| Floride | Ministère du Revenu | Certificat de Conformité, Lettre de Dédouanement Fiscal |
| Géorgie | Ministère du Revenu | Lettre d’autorisation fiscale |
| Hawaii | Département des Impôts | Certificat de dédouanement fiscal |
| Idaho | Commission fiscale de l’État | Certificat d’autorisation fiscale |
| Illinois | Ministère du Revenu | Avis de Vente, d’achat ou de Transfert d’actifs commerciaux |
| Indiana | Ministère du Revenu | Lettre de bonne Debout |
| Iowa | Département des revenus | Annulation de la taxe professionnelle de l’Iowa |
| Kansas | Ministère du Revenu | Certificat de dédouanement fiscal |
| Kentucky | Ministère du Revenu | Mise à jour ou Annulation de Comptes fiscaux existants, Articles de Dissolution |
| Louisiane | Ministère du Revenu | Dédouanement fiscal |
| Maine | Services fiscaux | Lettre de dédouanement fiscal |
| Maryland | Département des évaluations et de la Fiscalité | Certificat de statut |
| Massachusetts | Ministère du Revenu | Certificat de bonne réputation et/ou de conformité fiscale |
| Michigan | Ministère du Trésor | Certificat de dédouanement fiscal |
| Minnesota | Département du Commerce | Dédouanement fiscal |
| Mississippi | Ministère du Revenu | Avis de transfert d’entreprise |
| Missouri | Secrétaire d’État | Certificat de bonne réputation |
| Montana | Ministère du Revenu | Certificat de dédouanement fiscal |
| Nebraska | Ministère du Revenu | Certificat de bonne réputation |
| Nevada | Ministère du Revenu | Demande de dédouanement fiscal |
| New Hampshire | Département des Impôts | Autorisation de divulgation de renseignements aux Successeurs de l’Acheteur Responsabilité |
| New Jersey | Ministère de l’Administration fiscale | Certificat de retrait, de dissolution ou de bonne réputation |
| Nouveau-Mexique | Division du Revenu et des Services aux entreprises | Certificat permanent d’entité commerciale |
| New York | Département des impôts et des recettes | Certificat d’autorisation fiscale |
| Caroline du Nord | Ministère de la Fiscalité et des Finances | Consentement à la dissolution Avis de Vente Transfert ou Cession en vrac |
| Dakota du Nord | Ministère du Revenu | Lettre en règle |
| Ohio | Bureau du Commissaire aux impôts de l’État | Certificat de bonne réputation, Certificat de libération fiscale |
| Oklahoma | Commission fiscale | Autorisation de divulgation des informations fiscales |
| Oregon | Ministère du Revenu | Certification de conformité fiscale |
| Pennsylvanie | Ministère du Revenu | Certificat d’autorisation fiscale |
| Rhode Island | Ministère du Revenu | Lettre en règle |
| Caroline du Sud | Ministère du Revenu | Certificat de conformité fiscale |
| Dakota du Sud | Ministère du Revenu | Certificat d’autorisation fiscale |
| Tennessee | Ministère du Revenu | Certificat de dédouanement fiscal |
| Texas | Contrôleur | Certificat d’état du compte |
| Utah | Commission fiscale | Lettre de bonne réputation |
| Vermont | Département des Impôts | Avis d’entiercement / Certificat fiscal ou Dédouanement |
| Virginie | Taxe de Virginie | Aucun formulaire disponible |
| Washington | Ministère du Revenu | Certificat d’autorisation des recettes |
| Virginie-Occidentale | Département des impôts | Lettre en règle |
| Wisconsin | Ministère du Revenu | Certificat d’autorisation de taxe de vente et d’utilisation |
| Wyoming | Secrétaire d’État | Certificat de bonne réputation |