Les événements musicaux sont parmi les événements les plus excitants auxquels faire partie. Il est facile de supposer que tout est « rock and roll » et se passe de manière organique, mais savoir planifier un événement musical est la clé. Beaucoup d’organisation et de planification est en fait ce qui motive la créativité et le plaisir.
Nous avons rassemblé quelques étapes clés pour vous aider à planifier un événement musical. Nous avons également inclus des conseils et des ressources spécifiques que vous pouvez utiliser.
Ces étapes ne sont pas particulièrement glamour. Mais demandez à n’importe quel promoteur de musique: Ils vous diront que tout ce qui permet de gagner du temps et d’accélérer le processus est le bienvenu.
Billetto est une plateforme de billetterie qui vous aide à gérer, promouvoir et organiser des événements. Configurez une page d’événement et commencez à vendre des billets en 5 minutes.
CRÉEZ VOTRE ÉVÉNEMENT >>
Définissez votre budget
Il y a une raison pour laquelle la budgétisation est le premier conseil de cette liste. L’argent que vous devez dépenser dictera la plupart des décisions que vous prenez. Si vous ne définissez pas de budget, vous dépenserez presque certainement trop.
Vous n’avez pas à dépenser une fortune. De nombreux concerts légendaires ont été organisés dans l’arrière-salle des pubs avec des groupes dont la plupart du public n’a pas entendu parler.
L’important est de déterminer combien d’argent vous pouvez vous permettre de dépenser. De cette façon, vous ne serez pas de votre poche. Un événement réussi finira même par faire un profit (ou du moins atteindre le seuil de rentabilité).
Le budget pour chaque concert varie légèrement. Pensez au nombre de personnes que vous espérez assister à l’événement. Qu’est-ce qu’un prix réaliste pour les billets? Votre budget ne doit jamais dépasser ce que vous prévoyez de faire à la porte. Sinon, vous finirez par perdre de l’argent.
Trouvez le bon lieu
Le lieu est une grande partie du concert. Cela ajoute à l’ambiance. Certaines personnes visitent religieusement les mêmes lieux d’événements et sont fans de l’espace autant que du groupe.
Google est certainement utile pour trouver des lieux, mais il existe d’autres méthodes.
Des sites Web comme Venuefinder sont utiles: Ils ont déjà rassemblé des détails importants tels que l’accès aux personnes handicapées et les coordonnées. Il y a aussi beaucoup de lieux non musicaux. Assurez-vous que le lieu est adapté pour des concerts ou vous perdrez du temps à entrer en contact.
Une autre bonne méthode consiste à « désosser » les listes de concerts. Jetez un oeil à des concerts similaires dans la région. Vérifiez le lieu indiqué. De là, vous pouvez trouver les contacts pertinents sur le site. Bands in Town est un site Web où des milliers d’événements peuvent être recherchés et explorés par région.
Bien sûr, un lieu doit avoir toutes les installations nécessaires. Mais il doit aussi avoir ce petit peu d’atmosphère dont vous n’avez peut—être pas besoin pour —dire – une conférence. Considérez non seulement la capacité, les installations et l’emplacement du lieu, mais la réputation qu’ils ont pour la musique.
Inscrivez-vous groupes et artistes
Cette étape est interchangeable avec la recherche d’un lieu. Vous planifiez probablement un événement musical parce que vous avez déjà des groupes et des artistes en tête. Sinon, préparez-vous à la tâche difficile (mais enrichissante) de trouver et de réserver vos musiciens.
L’ampleur de votre événement musical est une grande considération ici. Les groupes qui débutent seront probablement heureux de jouer dans les pubs et les clubs. Les petits concerts en début de carrière sont un rite de passage pour les musiciens.
Ne dépensez pas une fortune pour réserver des artistes qui coûtent cher si vous commencez à petite échelle.
D’autre part, pensez au ou aux groupes qui apportent des fans. Au moins un des groupes de votre formation devrait être un tirage au sort et amener beaucoup de leurs propres fans. L’embauche de trois groupes inconnus pour un lieu d’une capacité de 1 000 personnes est une recette pour le désastre.
Trouver des bandes nécessite un peu de travail. Cela est particulièrement vrai si vous n’en avez pas à l’esprit.
Une recherche sur Google donnera des résultats tels que la fonction et les alliances. Ceux-ci sont coûteux et joueront des reprises de chansons. Ce n’est probablement pas ce que vous avez en tête pour votre événement musical.
La meilleure méthode est d’aller là où les musiciens traînent, en ligne et hors ligne.
Hors ligne
Vérifiez les listes de concerts pour lesquels les groupes « font le circuit » localement. Les salles et lieux de pratique locaux sont un bon endroit pour trouver les noms et les genres de certains groupes en personne. Demandez à vos amis, en particulier ceux qui se considèrent comme des amateurs de musique.
En ligne
Twitter, Soundcloud et Facebook sont tous des endroits utiles pour rechercher. Reverb Nation a une fonction qui vous permet de rechercher par emplacement. C’est une bouée de sauvetage si vous cherchez des groupes locaux. Envoyez un message aux interprètes pour leur demander comment les réserver et vérifiez leur disponibilité.
Bands in Town est idéal pour trouver des lieux, mais il y a aussi de nombreuses listes de concerts. Cela peut vous donner une liste de groupes à explorer pour votre propre événement.
Le guide non signé est un répertoire de musique qui est une ressource très détaillée et utile pour tous ceux qui travaillent dans l’industrie de la musique. Ils ont une liste de plus de 70 agents de réservation et leurs coordonnées. L’accès n’est pas gratuit, mais si vous voulez vraiment trouver des talents émergents, cela vaut les frais mensuels de 4,99 £.
Assurez-vous de réserver des groupes de genres similaires afin de ne pas rebuter vos parieurs. Cela prend du temps, mais trouver des artistes est aussi amusant.
Planifier l’équipement et la technologie
Il y a toutes les chances que vous n’ayez pas à faire face à l’équipement et aux ingénieurs du son lors de la réservation d’un concert, mais il est préférable de vérifier.
Alors que de nombreux sites auront leur propre système de sonorisation et le personnel pour le gérer, assurez-vous de le demander. Voyez si vous avez besoin de louer ou d’acheter quelque chose de plus.
Vous devez toujours demander aux artistes une liste de tout équipement spécifique dont ils ont besoin (qu’ils n’ont pas l’intention d’apporter eux-mêmes). Déterminez qui installe l’équipement et qui gère la table de mixage la nuit. La communication est la clé ici.
Heat on the Street a créé une liste de contrôle pour les événements afin de vous aider à suivre tous les coûts et considérations de production.
Considérez la logistique des événements
La logistique est un sujet assez large. Si vous êtes du genre créatif, juste le mot lui-même fera probablement ramper votre peau.
Certaines choses devront toujours être discutées et considérées bien avant le concert. La liste suivante présente certains des aspects logistiques auxquels vous devrez réfléchir pour vous assurer que tout se déroule bien. Assurez-vous que vous:
- Réservez le lieu à une date adaptée à toutes les fêtes, y compris les artistes.
- Configurez des canaux de marketing tels que des pages d’événements, des invitations et des affiches.
- Fixez un calendrier pour le jour du concert, y compris quand les artistes et le personnel doivent arriver.
- Planifiez la sécurité et le personnel de porte pour gérer la vente de billets le jour, distribuer des badges d’événement, etc. (Demandez au lieu si vous devez fournir du personnel.)
- Suivez le protocole de santé et de sécurité. Le lieu pourra vous aider, mais vous devez alerter les artistes, le personnel et les participants. Cet article contient d’excellents conseils sur la santé et la sécurité lors d’événements.
- Triez vos prix et votre billetterie. La billetterie est beaucoup plus facile en utilisant une plate-forme telle que Billetto. Vous pouvez créer plusieurs catégories de billets et définir la capacité maximale afin de ne pas avoir à vous soucier de la survente.
- Vérifiez s’il y a des problèmes de couvre-feu ou de licence. Définissez une heure ferme que vous devez terminer. Créez un ordre d’exécution. Les artistes peuvent être tentés de dépasser, alors prévenez-les que ce n’est pas possible. Dites-leur que le système de sonorisation pourrait être coupé.
Billetto est une plateforme de billetterie qui vous aide à gérer, promouvoir et organiser des événements. Configurez une page d’événement et commencez à vendre des billets en 5 minutes.
CRÉEZ VOTRE ÉVÉNEMENT >>
Obtenez les bases clouées et prospérez
Au fur et à mesure que vous acquerrez de l’expérience dans la planification d’un événement musical, vous verrez qu’il y a beaucoup à considérer. Les conseils ci-dessus sont un excellent point de départ pour vous assurer que vous avez les bases couvertes.
À l’approche de l’événement, vous devrez tout considérer, du marketing aux coureurs. Restez à l’écoute pour des articles plus détaillés sur la promotion et l’organisation d’événements musicaux ici sur le blog.