Un moyen sûr d’améliorer l’efficacité de votre conseil est de prendre de meilleures minutes. Qu’est-ce qui rend les minutes bonnes? Les administrateurs nous disent que les bonnes minutes sont courtes, faciles à analyser et à consulter.
Prendre des notes de réunion claires et concises est crucial à des fins de conformité et également pour la référence future des membres de votre conseil d’administration. Après tout, les procès–verbaux des réunions du conseil d’administration ne se contentent pas de résumer les réunions – ils constituent un compte rendu écrit qui permet également aux participants de comprendre les mesures à prendre en conséquence.
Mais si vous êtes nouveau dans votre rôle de preneur de procès-verbaux ou si vous souhaitez améliorer l’efficacité de vos procès-verbaux de réunion, il peut être difficile de savoir par où commencer. Apprenez à produire des procès-verbaux de réunion clairs, concis et précieux grâce à notre guide complet qui comprend:
- 10 étapes simples sur la façon de prendre des procès-verbaux à la réunion du conseil
- Modèle de procès-verbaux de réunion du conseil
- Exemple de procès-verbaux de réunion du conseil
- 6 conseils pratiques pour des procès-verbaux plus efficaces du conseil
10 étapes simples sur la façon de prendre des procès-verbaux à la réunion du conseil
Comprendre votre rôle & les politiques de votre conseil
Avant de commencer, vous devez bien comprendre les attentes de votre rôle en tant que preneur de procès-verbaux de réunion. Examinez les règles d’ordre de Robert et les politiques spécifiques de votre conseil d’administration, puis clarifiez tout ce qui vous préoccupe avec le président ou le gestionnaire de votre conseil d’administration.
Préparez votre modèle de procès-verbal à l’avance
Préparer un modèle à l’avance peut vous aider à rester organisé tout en prenant des procès-verbaux lors d’une réunion du conseil d’administration. Il peut rendre les notes de réunion beaucoup plus faciles et vous aidera à gagner du temps en sachant quelles sections et informations devront être remplies. L’utilisation d’un format cohérent permet également à un remplaçant de suivre le même modèle efficace pour des minutes familières à chaque réunion.
Pour préparer votre modèle, procurez-vous l’ordre du jour de la réunion du conseil, si possible. Ensuite, commencez à créer les sections suivantes avec les informations dont vous disposez:
- Type de réunion, telle que ordinaire ou spéciale
- Date, heure et lieu de la réunion
- Nom du président et du secrétaire du conseil d’administration
- Noms des participants attendus, y compris les conférenciers et les invités
- Aperçu du compte rendu et des résultats de la réunion précédente du conseil d’administration
- Tous les points de l’ordre du jour
- Heure prévue d’ajournement
- Toutes les séances de direction/à huis clos prévues
Si des documents supplémentaires, tels que des rapports ou des documents à distribuer, sont inclus à l’ordre du jour, notez-les dans les sections appropriées.
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Apportez le matériel dont vous avez besoin à la réunion du conseil
Certains secrétaires du conseil préfèrent utiliser un ordinateur portable pour prendre les procès-verbaux de la réunion, tandis que d’autres préfèrent un stylo et du papier à l’ancienne. Quelle que soit votre préférence, assurez-vous d’emballer et de préparer le nécessaire dont vous aurez besoin, y compris un ordinateur portable, un cordon d’alimentation, un stylo, etc. Vous pouvez également vous assurer que vous disposez d’une méthode de sauvegarde pour prendre des minutes en cas d’échec de votre première option.
Comment prendre les procès–verbaux d’une réunion – Pendant la réunion du conseil d’administration
Remarque présence à la réunion du conseil d’administration
Selon la préférence de votre conseil d’administration, prenez la présence immédiatement avant le début de la réunion du conseil d’administration ou au tout début. Certaines méthodes courantes pour prendre la participation comprennent la suppression des noms sur votre modèle de procès-verbal de réunion du conseil d’administration ou la circulation d’une feuille de connexion.
Assurez-vous de noter les administrateurs qui arrivent en retard. Il est important d’avoir un décompte précis de qui était et n’était pas présent pour chaque mouvement.
Remplissez votre modèle au fur et à mesure que la réunion du conseil progresse
Au fur et à mesure que la réunion du conseil progresse, remplissez votre modèle de procès-verbal de réunion du conseil. Vous pouvez choisir d’organiser vos notes en notant le numéro du point de l’ordre du jour auquel chaque minute correspond. Cela vous facilitera la préparation de votre document de compte rendu de réunion finalisé après la réunion.
Pour chaque point de l’ordre du jour nécessitant une décision, assurez-vous de noter:
- Les mesures prises et à quelle heure
- Le libellé exact des motions prises, le résultat et la personne qui a présenté la motion
- Les administrateurs qui ont voté pour, contre ou se sont abstenus sur chacune des motions
- Tout conflit d’intérêts et comment ils ont été traités
Assurez-vous également de notez si le procès-verbal des réunions précédentes a été approuvé, les motions d’ordre et les appels, toute nouvelle affaire et toute séance exécutive. Notez que les procès-verbaux des réunions ne sont pas pris lors des réunions exécutives, mais il est important d’avoir un enregistrement de leur présence.
Laissez votre modèle guider vos minutes, et pendant que vous écrivez, essayez de vous concentrer sur les points critiques tout en étant aussi objectif et clair que possible. Il est utile de se concentrer sur les thèmes et les résultats plutôt que d’essayer d’enregistrer les discussions mot pour mot. Sachez qu’il est parfaitement acceptable d’écrire « une discussion des options s’en est suivie. »Si vous avez besoin de précisions sur quelque chose, assurez-vous de demander.
Enregistrez l’heure à laquelle la réunion a été ajournée
Une fois la réunion terminée, assurez-vous de saisir l’heure d’ajournement. Si la date et l’heure de la prochaine réunion ont été décidées, notez-le également.
Obtenez des copies de tous les rapports
Si de nouveaux rapports ont été présentés pendant la réunion ou s’il vous manque des rapports, parlez-en à la personne qui les a présentés pour vous assurer d’en recevoir une copie avant la fin de la réunion.
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Après la réunion du conseil d’administration
Transcrire les procès-verbaux de réunion du conseil d’administration
Essayez d’écrire la « bonne » copie des procès-verbaux de votre réunion du conseil d’administration dès que vous le pouvez après la fin de la réunion, lorsque les détails sont encore frais dans votre esprit . Prenez le temps d’examiner attentivement les minutes que vous avez enregistrées et, si nécessaire, ajoutez des notes supplémentaires pour plus de clarté. Assurez-vous que chaque mesure prise par le conseil comprend une brève explication et une justification de la décision, et si vous n’êtes pas sûr de quoi que ce soit, demandez au président du conseil.
Il est important d’aider à faire respecter la responsabilité de l’organisation et des directeurs. Au bas du procès-verbal de la réunion, notez les engagements à l’égard des actions prises par l’équipe de direction et les administrateurs afin que le président du conseil puisse les tenir responsables.
Enfin, assurez-vous de joindre tous les documents ou rapports supplémentaires avec le procès-verbal en annexe, ou au moins d’expliquer où ils peuvent être trouvés.
Distribuer les procès-verbaux de réunion
Certains conseils choisissent de distribuer leurs procès-verbaux de réunion finalisés par courriel ou sur papier. Cependant, il est plus sûr d’utiliser le logiciel board portal. Les portails du conseil d’administration vous permettent également de créer des liens sécurisés vers des documents supplémentaires à partir de vos minutes et les membres du conseil d’administration peuvent ajouter directement leurs commentaires pour discussion si nécessaire.
Stocker les procès-verbaux pour référence future
Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration doivent toujours être stockés dans un endroit sécurisé et accessible pour référence future. De nombreux conseils choisissent de stocker leurs procès-verbaux de réunion en ligne, mais assurez-vous simplement que la méthode que vous choisissez est sécurisée, protégée par un mot de passe et uniquement disponible pour les membres du conseil. De nombreuses options logicielles de portail de cartes vous permettent de le faire.
De plus, assurez-vous de conserver tous les documents supplémentaires avec votre procès-verbal finalisé pour la référence future de votre conseil et pour les membres du conseil ne pouvant assister à la réunion.
Modèle de procès-verbal de réunion du conseil d’administration
Assurez-vous que ces éléments essentiels sont inclus dans votre modèle de procès-verbal de réunion:
- Date, heure, lieu
- Type de réunion du conseil — régulière, spéciale ou annuelle
- Présence du président du conseil, des membres du conseil, du secrétaire et des autres invités
- Si les exigences de quorum sont satisfaites
- Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes
- Rapports et présentations, y compris les noms et titres du présentateur
- Mesures à prendre
- Pièces jointes des présentations ou des documents distribués
- Résumé de clôture qui comprend un horodatage de l’ajournement, la date et l’heure de la prochaine réunion et la signature d’approbation de président
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Procès-verbal de réunion du conseil d’administration
Raynor Inc.
Procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration: Juin 2021
13 h HNP, Par Zoom, Vancouver, C.-B.
Participants au Conseil d’administration:
Présents: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
Regrets: Cara Johnson
Invités : Exec. Directrice Sheila Swanson, Charles Stallworth, Comptable-conseil
Quorum présent? Oui
Appeler à l’ordre
- 1:00 p. m. par la présidente, Carol Devoe
Ordres des travaux
RAPPORTS
Rapport de la directrice générale fourni par la directrice générale, Sheila Swanson
- Swanson a présenté au Conseil un résumé des divers objectifs de la société, y compris des mises à jour sur les initiatives de marketing, les ventes, les nouvelles embauches et les développements de produits. Les administrateurs ont posé plusieurs questions, auxquelles ils ont répondu à leur satisfaction, et une discussion s’est ensuivie.
Rapport du Comité des finances présenté par la présidente, Carol Devoe
- Devoe a présenté Charles Stallworth, qui a examiné les procédures comptables de l’organisation et les a jugées satisfaisantes, en prévision de la prochaine vérification financière annuelle. Stallworth recommande à notre société de s’assurer que l’auditeur fournit une lettre de gestion avec le rapport financier de l’audit.
- Le prochain rapport financier trimestriel sera prêt à être communiqué pour la réunion du conseil d’administration du mois prochain.
AFFAIRES INACHEVÉES
- Le procès-verbal du 14 mai 2021 a été modifié et approuvé
NOUVELLES AFFAIRES
- Devoe a annoncé qu’elle avait récemment embauché une nouvelle secrétaire, Karla Porter.
- Lewis a confirmé que Diann Wilson démissionnait du Conseil d’administration pour des raisons personnelles, laissant une lacune au Comité des finances. En outre, Lewis a informé le Conseil que le Comité de recherche recevait des mises à jour hebdomadaires du consultant en recherche et que les questions du Conseil étaient les bienvenues.
Mesures futures
Devoe responsable de la préparation du prochain rapport financier trimestriel d’ici le 15 juillet 2021 avant la prochaine réunion.
Clôture
- Séance levée à 14 h 30
- Prochaine réunion date : 26 juillet 2021 à 14 h
Procès-verbal soumis par: Tammy Burke
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Signature du président
Maintenant que vous avez les bases et que vous avez vu des exemples de procès-verbaux de réunion du conseil d’administration, voici 6 conseils supplémentaires pour rendre la prise de notes plus efficace.
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6 conseils pratiques pour des procès-verbaux de réunion du conseil plus efficaces
La préparation est primordiale.
Préparez-vous à la réunion spécifique du conseil pour laquelle vous prendrez des notes. Cela vous guidera pour savoir ce qui sera pertinent à résumer et facilitera la tâche. Donnez-vous amplement de temps pour examiner les procès-verbaux des réunions précédentes du conseil d’administration ainsi que l’ordre du jour à venir. Assurez–vous de connaître le but de la réunion à venir – s’agit-il d’une réunion régulière ou extraordinaire, qui devrait y assister, ce qui sera discuté et tous les documents qui seront examinés ou distribués.
Visez la concision et la précision.
Les bons procès-verbaux sont un résumé de ce qui s’est passé et a été convenu, pas un enregistrement de tout ce qui a été dit. Sautez donc la longue description et conservez un résumé court et succinct des faits et des actions. Par exemple, « nous avons nommé, pour, pour, sur ».
Remarquez l’absence d’adjectifs, d’adverbes, d’émotion ou de langage coloré. Évitez les acronymes et le jargon – tous les administrateurs peuvent ne pas être familiers avec les termes de votre secteur, le jargon juridique et le langage d’initié. Il faut de la pratique et un montage diligent pour ceux qui débutent dans la prise de notes. Assurez-vous de vérifier pour:
- utilisation d’un langage simple et facile à interpréter
- grammaire et ponctuation correctes
- orthographe correcte
Utilisez une voix objective.
Les procès-verbaux des réunions doivent être brefs, fondés sur des faits et impartiaux. Suivez ces directives pour vous assurer que vos minutes sont objectives:
- S’en tenir strictement au rapport des faits et des décisions tout en restant neutre dans le ton.
- Gardez les critiques, les arguments personnels ou les désaccords et la politique hors du compte rendu.
- Laissez le chat inactif, les blagues, les résumés d’événements actuels ou les anecdotes personnelles hors de vos minutes. Alors que les discussions peuvent aider à améliorer l’engagement du conseil d’administration, si elles n’ont aucune valeur en matière de gouvernance, ne documentez pas.
- Supprimez tout ce qui pourrait entraîner une responsabilité indue.
Tenir les membres du conseil responsables.
Les procès-verbaux des réunions du conseil servent de compte rendu des actions et des résolutions. L’une des tâches les plus importantes pour la prise de minutes est de préciser quelles missions, délégations et délais sont sortis de la réunion pour tenir les membres du conseil responsables.
Il peut être utile de formater spécialement les résolutions ou de suivre les actions dans un tableau avec des caractères gras ou soulignés. Chaque résolution doit être facilement comprise sans explication ni contexte du reste du procès-verbal. Allez plus loin et résumez les résolutions de la réunion à la fin du document pour un rappel facile plus tard.
N’ayez pas peur de demander des éclaircissements.
Les réunions se déroulent rapidement et couvrent beaucoup de terrain. Si vous manquez quelque chose ou que des choses ne vous sont pas claires, demandez immédiatement des éclaircissements afin que vous puissiez enregistrer avec précision ce qui a été décidé ou quelle est la prochaine étape. Parfois, le langage juridique ou de l’industrie peut ne pas être familier, alors assurez-vous d’arrêter et de demander si vous n’êtes pas sûr.
Le timing est la clé.
Rédiger et éditer les minutes dès que possible alors que les sujets sont encore frais dans votre esprit facilitera la prise de notes. Il veille également à ce que les procès-verbaux des réunions soient distribués aux membres du conseil pour approbation en temps opportun lorsque leurs souvenirs sont également frais et que les affectations et les délais sont les plus pertinents.
Améliorez l’efficacité des minutes de réunion du conseil avec Aprio
Maintenant que vous savez prendre des minutes lors d’une réunion du conseil, améliorez votre efficacité de prise de minutes avec les outils fournis dans un logiciel de gestion du conseil comme Aprio.
Saviez-vous qu’Aprio inclut un outil de génération de minutes ? Cette fonctionnalité vous fournit un modèle de procès-verbal de réunion du conseil de départ qui préremplit des éléments tels que la liste des participants, la date et le lieu de la réunion, ainsi que les éléments de l’ordre du jour de votre réunion du conseil. Il est également possible d’inclure des hyperliens pratiques pour une référence rapide sur des points de l’ordre du jour individuels, rendant chaque document de votre colis facilement accessible et partageable depuis votre portail sécurisé.
Avec Aprio, les procès-verbaux des réunions sont stockés dans une bibliothèque centrale facilement consultable, ce qui facilite et sécurise l’obtention des approbations. Et grâce à une fonction de clonage pratique, les administrateurs peuvent facilement dupliquer des dossiers et des documents de réunion pour gagner du temps et assurer la cohérence avec les packs de cartes.
Laissez-nous vous montrer comment Aprio peut vous aider à prendre des minutes encore plus rapidement lors d’une réunion du conseil d’administration. Obtenez une démo personnalisée.