L’appel d’offres est peut–être le plus courant dans le secteur public, les universités, les conseils, les hôpitaux et les ministères l’utilisant régulièrement pour se procurer des biens et des services – qu’il s’agisse de restauration et de sécurité, d’équipement informatique et de marketing numérique.
Il existe également de nombreuses opportunités intéressantes de travailler avec de grandes entreprises du secteur privé, en particulier dans le secteur de la construction, qui dépend fortement des entrepreneurs et des sous-traitants pour la réalisation des projets.
Si vous n’avez aucune expérience des processus d’appel d’offres, faire vos premiers pas peut sembler intimidant. La raison pour laquelle il y a tant de sociétés de rédaction d’offres est qu’il faut du temps et des compétences pour bien faire les choses. Mais de nombreuses petites entreprises ont vu leur fortune transformée lorsqu’elles ont obtenu de nouvelles et répétées affaires en tant que fournisseur agréé, de sorte que vos efforts peuvent certainement porter leurs fruits.
Que vous décidiez d’employer quelqu’un pour rédiger votre offre ou que vous envisagiez de la faire vous-même, ce guide vous montrera comment soumissionner pour le travail.
Qu’est-ce que l’appel d’offres?
L’appel d’offres est un processus formel dans lequel les entreprises sont invitées à soumissionner pour des marchés auprès d’organisations du secteur public ou privé, qui ont besoin de compétences spécifiques pour un projet, ou de biens et services sur une base continue.
Peu d’organisations ont les capacités de tout faire en interne, il est donc logique qu’elles le sous-traitent à ceux qui ont les ressources et l’expertise nécessaires pour le livrer en leur nom. Les entreprises sont toujours à la recherche de spécialistes qui peuvent les aider sur n’importe quoi, de la construction d’un site Web à une route.
Le processus d’appel d’offres est conçu pour être équitable et transparent. Lorsque des projets sont financés par des fonds publics ou qu’il y a simplement des sommes importantes en jeu, les organisations doivent obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables ou les parties prenantes, et démontrer qu’elles n’ont pas attribué de contrats injustement.
Les appels d’offres ne se limitent pas non plus aux grandes entreprises – les PME représentent plus de 99,9 % de la population des entreprises et le gouvernement s’est engagé à consacrer un tiers de son budget d’approvisionnement à ces entreprises d’ici 2022.
Le processus d’appel d’offres expliqué
Une bonne chose à propos de l’appel d’offres est que vous n’avez pas besoin d’une multitude de contacts d’affaires pour gagner du travail – une recherche en ligne vous donnera une bonne idée des options disponibles.
Le gouvernement britannique gère un service de recherche de contrats pour tout contrat actuel ou futur du secteur public d’une valeur supérieure à £ 10,000. Vous pouvez rechercher les dernières opportunités en fonction de votre secteur d’activité, de votre emplacement, de votre valeur et même si cela convient aux PME.
Parallèlement à Contracts Finder, le site Web du gouvernement suggère d’autres voies, notamment les appels d’offres Électroniques quotidiens (TED) pour le travail dans l’UE, le Marché numérique pour les fournisseurs de services numériques et l’Initiative de recherche sur les petites entreprises (SBRI). C’est également une bonne idée de contacter votre conseil local pour savoir comment vous devenez un fournisseur agréé et rechercher des avis dans les publications pertinentes de l’industrie.
Les contrats du secteur public pour l’Écosse, le Pays de Galles et l’Irlande du Nord apparaissent sur des sites Web distincts, Public Contracts Scotland, Sell 2 Wales et eSourcing NI et eTenders NI.
Contrairement au secteur public, il n’existe pas de guichet unique pour travailler avec le secteur privé. Vous pouvez vous renseigner sur les opportunités lors d’événements, sur les sites Web des entreprises, dans des publications spécialisées ou en contactant directement les entreprises. Il est important d’être proactif, alors prenez le temps de réseauter, de créer le profil de votre entreprise dans des publications pertinentes et de vous assurer que votre site Web et vos canaux de médias sociaux reflètent vos capacités.
Comme pour tout ce qui estil vaut la peine d’être stratégique, car une approche à dispersion ne fera que dévorer vos ressources sans produire de résultats. Recherchez des contrats qui correspondent à vos compétences et à votre expérience pour vous donner les meilleures chances d’être au moins présélectionné.
Il est tout aussi important d’établir quelle valeur le contrat apportera à votre entreprise – après tout, il est inutile de sécuriser un projet si vous ne faites que couvrir vos coûts.
Réfléchissez aux ressources dont vous aurez besoin pour exécuter le travail à un niveau élevé et à la nécessité d’investir dans du personnel supplémentaire, y compris des employés d’agence, et de nouveaux équipements.
Vérifiez que vous ne serez pas automatiquement exclu parce que vous n’avez pas les bonnes compétences, qualifications ou accréditations professionnelles et, le cas échéant, tenez compte du coût du voyage chez le client. Certaines organisations, comme les conseils, vous demandent de vous inscrire en ligne avant de soumissionner, alors identifiez vos prospects clés et créez un compte pour gagner du temps et vous renseigner rapidement sur les derniers projets proposés.
Dans le cadre du processus d’appel d’offres, les organisations des secteurs public et privé sont susceptibles de vérifier la cote de crédit de votre entreprise pour voir dans quelle mesure l’entreprise est financièrement stable. Une mauvaise cote de crédit est un signe avant-coureur que vous ne pourrez peut-être pas tenir vos promesses parce que vous ne pouvez pas payer vos propres fournisseurs.
Parfois, un oubli apparemment mineur, comme ne pas mettre à jour vos coordonnées avec Companies House, peut réduire votre score et vous désavantager. Effectuez un contrôle de la santé financière de votre entreprise à l’aide du service Mon profil d’entreprise d’Experian avant d’enchérir et vous verrez immédiatement quels facteurs ont un impact sur votre score et commencerez à l’améliorer.
Enfin, mais pas des moindres, décidez si vous rédigez votre offre en interne ou si vous demandez à un professionnel de le faire pour vous. Bien qu’il puisse sembler plus rentable de le faire vous-même, n’oubliez pas que vous pourriez détourner des ressources du travail facturable et que vous pourriez manquer d’expérience pour soumissionner efficacement. Employer un professionnel pourrait améliorer vos chances, mais c’est aussi une dépense supplémentaire qui ne rapporte que si vous sécurisez le contrat.
Comment fonctionne le processus d’appel d’offres?
En général, il existe deux types d’appel d’offres : ouvert et restreint.
Que sont les offres ouvertes?
Un appel d’offres ouvert consiste à répondre à une opportunité annoncée, puis l’équipe d’approvisionnement envoie un Appel d’offres (ITT) ou une DP (Demande de proposition).
Que sont les offres restreintes?
Un appel d’offres restreint est généralement un processus en deux étapes, où les parties intéressées sont présélectionnées à l’aide d’un questionnaire de préqualification (QQP). Cela s’explique normalement par le fait que l’organisation reçoit un grand nombre de candidatures et doit identifier rapidement celles qui répondent à leurs exigences. En règle générale, il vous sera demandé de soumettre des informations d’entreprise et financières, ainsi que des détails sur votre expérience, vos capacités, vos capacités et vos normes de qualité. Bien que remplir un PQQ puisse ressembler à un autre cerceau à franchir, cela peut vous faire gagner du temps sur les enchères pour des travaux auxquels votre entreprise ne serait pas éligible.
Rédaction de votre document d’appel d’offres
Que vous ayez réussi le PQQ, ou que vous ayez été invité à soumissionner directement, votre document d’appel d’offres est l’occasion de mettre en valeur vos capacités plus en détail et de surpasser la concurrence. Soyez clair sur la valeur que vous pouvez ajouter et assurez-vous que votre déclaration est succincte, sans vous soucier des détails.
Il va sans dire que vous devez répondre à toutes les questions et inclure des informations essentielles telles que vos coûts, votre calendrier, votre expérience et la façon dont vous réaliseriez le projet. Vous devrez également fournir des informations complémentaires, telles qu’une certification ISO. Bien que vous ne soyez pas nécessairement perdant si vous n’avez pas cette certification, vous risquez de perdre si d’autres soumissionnaires le font.
Avec la majorité du travail acharné effectué, veillez à ne pas tomber au dernier obstacle. Donnez-vous suffisamment de temps et demandez à au moins une autre personne de confiance de vérifier la lisibilité et les erreurs d’orthographe et de grammaire de votre dossier d’appel d’offres. Justifiez toujours vos demandes avec des preuves et rappelez-vous que vous respectez un délai strict, alors assurez-vous que votre demande arrive à temps ou qu’elle sera rejetée.
Que se passe-t-il ensuite?
Une fois votre enchère soumise, tout ce que vous pouvez faire est d’attendre pour savoir si vous avez gagné ou non. L’ITT (Appel d’offres) définit le système de notation qui sera utilisé pour juger les demandes et est généralement une répartition entre le prix et la qualité – par exemple, une pondération de 60% sur le prix et de 40% sur la qualité. Un système de notation couramment utilisé est connu comme l’offre la plus économiquement avantageuse (VIANDE).
Une fois que l’équipe d’approvisionnement a pris une décision, l’entreprise gagnante est contactée et commencera à travailler sur le projet, selon le calendrier convenu.
Cependant, essayez de ne pas vous décourager si vous n’avez pas remporté le contrat, surtout lors de votre première tentative. La concurrence est féroce et la rédaction d’offres, comme nous l’avons vu, est une compétence qui peut prendre des années à perfectionner. Pensez plutôt à ce que vous pourriez faire de mieux à l’avenir et demandez toujours des commentaires – ce que les organisations du secteur public sont tenues de fournir dans les 15 jours.
Des commentaires constructifs vous donnent l’impulsion nécessaire pour apporter des améliorations à votre entreprise et informer vos activités d’appel d’offres, vous mettant sur la bonne voie pour de futurs gains.
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