Qu’entendons-nous par gestion des stocks?
La gestion des stocks est le processus de commande, de manipulation, de stockage et d’utilisation des actifs non capitalisés d’une entreprise, c’est-à–dire de ses stocks. Pour certaines entreprises, cela implique des matières premières et des composants, tandis que d’autres ne peuvent traiter que des articles finis prêts à la vente.
De toute façon, la gestion des stocks se résume à l’équilibre – avoir la bonne quantité de stock, au bon endroit, au bon moment. Et ce guide vous aidera à y parvenir.
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Gestion des stocks de détail
Le commerce de détail est le terme général utilisé pour décrire les entreprises qui vendent des produits physiques aux consommateurs. Bien qu’elle ne soit pas exclusive au commerce de détail, la gestion des stocks a tendance à jouer un rôle plus important dans cette industrie que dans toute autre.
Nous nous concentrerons donc principalement sur la gestion des stocks du point de vue de la vente au détail dans ce guide.
La vente au détail peut être divisée en plusieurs zones:
- Hors ligne. Lorsqu’une entreprise vend via un magasin physique ou un emplacement physique.
- En ligne. Lorsqu’une entreprise vend sur Internet via un site Web de commerce électronique ou un marché.
- Multicanal. Lorsqu’une entreprise vend à plusieurs endroits différents, généralement une combinaison de sites Web et de marchés en ligne.
- Omnicanal. Où une entreprise offre une expérience unifiée et intégrée aux clients sur tous les différents canaux en ligne et hors ligne sur lesquels elle vend.
Les entreprises peuvent également choisir de commercer via des canaux de vente en gros. Cela implique de vendre des stocks (généralement en vrac) directement d’entreprise à entreprise (B2B) ou de participer au commerce électronique B2B.
L’inventaire d’une entreprise devra donc être géré en fonction de l’un de ces modèles de vente au détail dans lequel elle opère.
Gestion des stocks en action
Nous avons couvert la définition large de la gestion des stocks. Mais qu’est-ce qui est réellement impliqué lorsqu’il s’agit de faire une bonne gestion des stocks?
Résultat net:
Vous souhaitez maintenir des niveaux de stock équilibrés à tout moment sans jamais avoir trop ou trop peu de chaque produit en stock.
Cela semble simple, mais l’est rarement. En réalité, une bonne gestion des stocks se résume à la compréhension:
- Types d’inventaire. Ainsi, vous savez quel type d’inventaire se trouve et pouvez avoir une visibilité complète sur celui-ci.
- Prévision des stocks. Vous savez donc combien de stock est nécessaire pour satisfaire la demande sur une période à venir.
- Inventaire d’achat. Ainsi, vous savez quand et comment créer des bons de commande pour commander de nouveaux stocks.
- Stockage des stocks. Ainsi, vous savez combien de chaque article d’inventaire peut être convenablement logé et où l’envoyer.
- Analyse des stocks. Vous pouvez donc utiliser des métriques pour prendre des décisions plus éclairées concernant votre inventaire au fil du temps.
- Techniques de manipulation. Ainsi, vous pouvez rapidement et efficacement réserver, ranger, ramasser, emballer et expédier l’inventaire au besoin à vos différents emplacements.
- Suivi multicanal. Ainsi, vous avez une visibilité sur l’emplacement exact de votre inventaire ainsi que sur les ajouts (achats) et les soustractions (retrait des ventes &), pour donner un chiffre d’affaires aussi proche que possible d’un stock réel.
- Comptabilité des stocks. Ainsi, vous pouvez enregistrer correctement votre inventaire sur des documents financiers.
- Systèmes de gestion des stocks. Ainsi, vous pouvez automatiser autant que possible le processus de gestion des stocks.Choisir un système de gestion des stocks
Ce sont les ingrédients de base de la gestion des stocks de qualité. Et vous devrez adopter une approche systématique afin de préparer au mieux votre entreprise à une croissance à long terme.
Heureusement, nous développons chacun de ces points en profondeur dans les différents chapitres de ce guide.
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L’importance de la gestion des stocks
Une bonne gestion des stocks est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise de vente au détail. Sans inventaire, l’entreprise est sans valeur car elle n’a plus de stock pour générer des revenus.
Une bonne gestion des stocks permet d’offrir une expérience client fluide, d’améliorer les flux de trésorerie et de maximiser les profits, d’éviter les retraits et les gaspillages et d’optimiser le processus d’exécution. Tout cela en fait une tâche impérative pour les détaillants sérieux.
Un commerce de détail est inutile sans son inventaire. Ainsi, même si ce n’est peut-être pas le sujet le plus excitant, la gestion des stocks est d’une importance vitale pour la longévité de votre entreprise.
Une bonne gestion des stocks aide à:
- Expérience client. Ne pas avoir assez de stock pour exécuter les commandes peut entraîner une survente et, finalement, des clients mécontents.
- Amélioration des flux de trésorerie. Mettre de l’argent dans trop d’inventaire à la fois signifie qu’il n’est pas disponible pour d’autres choses – comme la paie ou le marketing. Avoir une bonne maîtrise de vos niveaux de stocks est la clé du maintien d’un bon flux de trésorerie.
- Éviter le rétrécissement. L’achat d’une trop grande partie du mauvais inventaire et / ou le stockage incorrect peut le rendre « mort », gâté ou volé.
- Optimisation de l’exécution. Les stocks rangés et stockés correctement peuvent être ramassés, emballés et expédiés aux clients plus rapidement et plus facilement.
Quels sont les quatre types d’inventaire?
Il existe plusieurs types d’inventaire qu’une entreprise peut rencontrer lors de la manipulation et du contrôle de ses stocks. Les principaux étant:
- Matières premières.
- Inventaire des travaux en cours.
- Produits finis.
- Entretien, réparation & opérations (MRO) marchandises.
Nous incluons également les matériaux d’emballage comme cinquième type d’inventaire qu’un détaillant de commerce électronique peut avoir besoin de suivre.
Comment suivez-vous l’inventaire?
Le suivi des stocks peut être effectué de différentes manières, allant du papier stylo & au tableur en ligne, en passant par un logiciel d’inventaire complet. Nous couvrons chaque méthode en détail (y compris un modèle de feuille de calcul) dans notre chapitre dédié au suivi des stocks.
Plus vous vendez de canaux de vente (et plus vous réalisez de ventes sur chacun d’eux), plus cette pratique devient difficile. Ainsi, la plupart des entreprises de vente au détail multicanaux en croissance examineront une forme de système automatisé pour s’occuper du suivi des stocks pour elles.
Comment gérez-vous efficacement les stocks?
La première étape consiste à s’engager dans des prévisions régulières et bien organisées. Vous devez avoir une idée solide de la quantité exacte d’inventaire que vous avez sous la main et prévoyez de vendre dans une période à venir, afin de pouvoir planifier les besoins de réapprovisionnement.
Vous devrez ensuite acheter un nouvel inventaire en temps opportun, de préférence en fonction de points de commande spécifiques. Et assurez-vous également d’avoir la bonne structure organisationnelle mise en place dans votre entrepôt pour permettre un stockage optimal, un retrait minimal et une exécution rapide et systématique.
Une feuille de calcul bien configurée ou un système automatisé est essentiel pour gérer les stocks sur plusieurs canaux de vente. De cette façon, vous savez exactement où se trouve l’inventaire, combien vous avez sous la main et minimisez les risques de sur ou de sous-vente de ce que vous avez.
Quelles sont les méthodes de gestion des stocks?
Les méthodes sont quelque chose que nous explorons spécifiquement dans notre chapitre sur les techniques de gestion des stocks. Mais voici quelques exemples de méthodes de contrôle des stocks de haut niveau:
- Choisissez une option d’exécution appropriée.
- Prenez les prévisions au sérieux.
- Définissez des points de commande pour chaque produit.
- Utilisez EOQ pour des quantités de commande optimales.
- Donnez à chaque variante un bac d’entrepôt dédié.
- Vendez d’abord des stocks plus anciens.
- Hiérarchiser avec l’analyse ABC.
- Suivez toujours vos métriques.
- Vérifiez l’exactitude avec des comptes réguliers.
- Automatisez autant que possible.
Termes clés de gestion des stocks
La gestion des stocks est un sujet complexe. Et il y a beaucoup de systèmes, de processus et de pièces générales qui entrent dans le puzzle.
Voici un glossaire des termes clés que vous rencontrerez probablement:
| Inventaire moyen | Inventaire moyen en main sur une période donnée, calculé en ajoutant l’Inventaire de fin (EI) à l’Inventaire de Début (BI) et en le divisant par deux. |
| Coût moyen des stocks | Méthode d’évaluation des stocks qui base son chiffre sur le coût moyen des articles tout au long d’une période comptable. |
| Back order (BO) | Une commande pour un produit qui est actuellement en rupture de stock et ne peut donc pas encore être exécutée pour le client. |
| Scanner de codes à barres | Un appareil utilisé pour identifier numériquement les articles via un code à barres unique, puis effectuer des tâches d’inventaire et d’exécution telles que la réservation, la cueillette, le comptage, etc. |
| Inventaire de début (BI) | Valeur de tout inventaire invendu en main au début d’une période comptable. |
| Bundles | Un groupe de produits individuels dans un inventaire qui sont réunis pour être vendus sous une seule UGS. |
| Frais de port | Les coûts totaux associés à la détention et au stockage des stocks dans un entrepôt ou une installation jusqu’à leur vente au client. |
| Coût des biens vendus (ROUAGES) | Coûts directs d’achat et / ou de production des biens vendus, y compris tout ce qui y est entré – matériaux, main-d’œuvre, outils utilisés, etc. N’inclut PAS les coûts indirects – comme la distribution, la publicité, les coûts de la force de vente, etc. |
| Stock mort | Inventaire qui reste invendu pendant une période suffisamment longue pour qu’il soit considéré comme périmé et pratiquement invendable. |
| Inventaire de fin (EI) | Valeur de tout inventaire invendu en main à la fin d’une période comptable. |
| Premier entré, premier sorti (FIFO) | Une méthode d’évaluation des stocks qui suppose que le stock acheté en premier est également le premier à être vendu. |
| Dénombrement des stocks | Également appelé inventaire, il s’agit du processus systématique consistant à effectuer un dénombrement physique des stocks afin de vérifier leur exactitude. |
| Retrait d’inventaire | Le retrait d’inventaire est un terme comptable pour indiquer les articles d’inventaire qui ont été volés, endommagés au-delà des réparations vendables ou autrement perdus entre le point d’achat et le point de vente. |
| Évaluation des stocks | Processus consistant à donner une valeur monétaire aux stocks invendus afin de les afficher en tant qu’actif de l’entreprise dans les registres financiers. |
| Variante d’inventaire | Les variations d’un seul produit qu’une entreprise peut détenir dans son inventaire. Par exemple, en stockant un t-shirt de différentes couleurs et tailles. |
| Visibilité de l’inventaire | Capacité d’une personne ou d’une entreprise de voir exactement où se trouve son inventaire et comment il est utilisé. |
| Dernier entré, premier sorti (LIFO) | Une méthode d’évaluation des stocks qui suppose que les produits les plus récents ajoutés à votre inventaire sont ceux qui doivent être vendus en premier. |
| Délai | Délai nécessaire à un fournisseur pour livrer un nouveau stock à l’emplacement souhaité une fois qu’un bon de commande a été émis. |
| Multicanal | Un modèle de vente au détail qui vend dans plusieurs endroits différents, généralement en ligne via une combinaison de sites Web et de marchés. |
| Omnicanal | Un modèle de vente au détail qui va au-delà du multicanal pour intégrer tous les canaux de vente en ligne et hors ligne d’une entreprise dans une expérience client unique et unifiée. |
| Exécution de la commande | Processus d’obtention de la commande client de votre entrepôt ou centre de distribution jusqu’à ce qu’elle soit en leur possession. |
| Gestion des commandes | Le processus de gestion systématique des commandes derrière l’organisation, la gestion et l’exécution de toutes les commandes de vente entrant dans une entreprise. De la réception des commandes et du traitement du paiement, jusqu’à la cueillette, l’emballage, l’expédition, la gestion des retours et la communication avec les clients. |
| Survente | Prise de commandes en ligne pour un produit qui s’avère en rupture de stock (généralement à cause d’une mauvaise gestion des stocks). La prévention de la survente est essentielle pour offrir une expérience de haute qualité aux clients en ligne. |
| Gestion périodique des stocks | Type de système d’inventaire qui consiste à utiliser des processus manuels pour compter et mettre à jour périodiquement les niveaux de stock disponibles. |
| Gestion perpétuelle des stocks | Un type de système d’inventaire qui consiste à automatiser le suivi de votre inventaire afin qu’il reste constamment mis à jour en temps réel. |
| Inventaire des pipelines | Tout inventaire qui n’a pas encore atteint sa destination finale dans les rayons des entrepôts d’une entreprise, mais qui est actuellement « en route » quelque part dans sa chaîne d’approvisionnement – par exemple, en cours de fabrication ou d’expédition par le fournisseur. |
| Bon de commande (bon de commande) | Un document commercial créé par une entreprise à son fournisseur, détaillant les quantités, les articles et les prix convenus pour les nouveaux produits à ajouter aux stocks disponibles. |
| Commande client (SO) | Un document créé lorsqu’un client effectue un achat, détaillant les produits à recevoir et le montant payé ou dû. |
| Unité de stockage (UGS) | Une UGS est un code alphanumérique unique appliqué à chaque variante du stock d’une entreprise, permettant d’identifier et d’organiser facilement un catalogue de produits. |
| Chaîne d’approvisionnement | Le flux complet qu’un produit ou une marchandise prend de l’origine au consommateur – y compris les matières premières, aux produits finis, aux grossistes, aux entrepôts et à la destination finale. Un détaillant peut n’être directement responsable que de certains segments de cette chaîne d’approvisionnement, mais doit tout de même en être conscient dans son intégralité pour les produits qu’il vend. |
| La logistique tierce (3PL) | Désigne l’utilisation d’un tiers externe pour gérer l’entreposage, l’inventaire, l’exécution et/ ou le service client pour le compte d’une entreprise de vente au détail. |
Formules clés de gestion des stocks
Ce n’est pas seulement une terminologie commune que vous devez connaître en matière de gestion des stocks. Il y a aussi des formules spécifiques à prendre en compte.
Nous approfondirons plus en détail comment et quand utiliser ces formules plus tard dans ce guide. Mais voici un aperçu rapide à utiliser comme point de référence:
1) Rotation des stocks
Le ratio de rotation des stocks mesure le nombre de fois que votre inventaire est vendu sur une période donnée. Il s’agit donc d’une mesure d’analyse critique montrant l’efficacité de la gestion globale des stocks.
La formule prend le coût des marchandises vendues (ROUAGES) sur une période donnée et le divise par l’inventaire moyen sur la même période.
De manière générale, des taux de rotation des stocks plus élevés indiquent une meilleure performance et une meilleure efficacité. En effet, l’entreprise traverserait plus souvent ses stocks, ce qui minimiserait les coûts de portage par unité.
Cela donne un aperçu de l’efficacité globale d’une entreprise et de ses processus de gestion des stocks. Plus le taux de rotation des stocks est élevé, plus une entreprise est efficace pour traverser ses stocks.
Calculateur de rotation des stocks
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Votre Rotation des stocks = 0 fois
Vos Jours d’inventaire = 0 jours
2) Taux de vente intermédiaire
Taux de vente intermédiaire prend la quantité d’inventaire reçue par un détaillant et la compare à ce qui est réellement vendu sur une période donnée. Il est généralement exprimé en pourcentage:
Cela permet d’analyser si votre investissement dans un produit particulier fonctionne bien. Les faibles taux de vente intermédiaire indiquent une surachat ou un prix trop élevé, tandis que les taux de vente intermédiaire élevés indiquent que vous avez peut-être sous-acheté ou à un prix trop bas.
C’est un excellent moyen de prendre des décisions sur les quantités d’achat futures pour un produit ou auprès d’un fournisseur particulier.
3) Jours d’inventaire en circulation (DIO)
Jours d’inventaire en circulation (DIO) mesure le nombre typique de jours qu’il faut pour que l’inventaire se transforme en ventes.
Il est difficile de tirer des informations d’un seul calcul. Mais vous devriez examiner les normes typiques de l’industrie et savoir si vous êtes tendance à la hausse ou à la baisse au fil du temps.
4) Stock de sécurité
Le stock de sécurité est le stock de secours nécessaire pour répondre à des problèmes d’approvisionnement inattendus et / ou à des changements soudains de la demande.
Gardez à l’esprit que vous souhaitez disposer d’un stock de sécurité suffisant pour répondre à la demande. Mais pas tellement que l’augmentation des coûts de portage exerce une pression sur les flux de trésorerie.
5) Point de commande
Le point de commande permet de déterminer quand commander un nouvel inventaire. C’est un moment précis qui agit comme un déclencheur pour commander à nouveau dès que le stock a diminué à ce certain niveau.
Il est important de prendre en compte le délai de livraison du nouveau stock lors du réglage des points de commande. Il devrait rester suffisamment de stock pour répondre à la demande avant que l’inventaire nouvellement acheté ne soit disponible à la vente.
6) Quantité de commande économique (EOQ)
EOQ est une formule qui permet de calculer exactement la quantité de stock à commander. Il prend en compte la demande typique d’une entreprise, les coûts de commande et les frais de port pour fournir le chiffre le plus économique possible:
C’est évidemment une formule assez compliquée à utiliser. Mais nous abordons cela plus en profondeur dans le chapitre 4: Inventaire des achats.
Logiciel de gestion des stocks
Un logiciel ou un système de gestion des stocks fait tout le travail lourd pour une entreprise de vente au détail en ce qui concerne ses stocks. Il suit automatiquement les ajouts et les soustractions d’inventaire, sans recourir à des processus manuels, papier ou tableur.
De tels systèmes sont de plus en plus populaires parmi les entreprises en croissance, car ils relèvent les défis du commerce de détail multicanal et omnicanal moderne.
Choisir un système de gestion des stocks adapté à votre entreprise peut être un processus délicat. Mais voici quelques fonctionnalités piliers d’un bon logiciel:
- Suivi en temps réel. Synchronise un chiffre d’inventaire en direct sur tous les canaux de vente et entrepôts.
- Prévisions. Utilise les données sur les ventes passées pour projeter les besoins en inventaire estimés dans le futur.
- Achat. Aide à gérer tous les fournisseurs et bons de commande pour un réapprovisionnement rapide et facile des stocks.
- Règles & automatisations. Permet la création de règles d’inventaire, par exemple pour dicter la quantité de stock affichée sur chaque canal de vente.
- Basé sur le cloud. Accès depuis n’importe où, les données n’étant jamais écrasées par les membres de l’équipe apportant des modifications.
De nombreux systèmes (comme Veeqo) aideront également à gérer et à automatiser une pléthore d’autres tâches opérationnelles – comme les ventes & commandes en gros, la cueillette & emballage, expédition et retours.
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Veeqo peut-il gérer la gestion des stocks pour moi?
Oui! Le logiciel de gestion des stocks de Veeqo synchronise les stocks multicanaux, prévoit les besoins, organise les stocks en entrepôt, gère les bons de commande et offre également la possibilité de tout exécuter numériquement via un scanner de codes-barres. Il existe également des fonctionnalités pour gérer les commandes multicanales et l’expédition dans le même système à
Ce guide initial couvre toutes les bases de la gestion des stocks. Mais il y a beaucoup plus que nous explorerons dans les prochains chapitres, en commençant par les différents types d’inventaire dont vous devez être conscient. Vous voudrez peut-être également en savoir plus sur les rapports d’inventaire.