Bien que les deux concepts relativement simples, les allocations et les contingences soient souvent confondus. Confondre les deux peut entraîner des pièges. Un moyen facile de se rappeler la différence est: les allocations sont pour des inconnues connues, et les contingences sont pour des inconnues inconnues.
Indemnités
Une indemnité est un montant établi dans les documents contractuels à inclure dans le montant du contrat pour couvrir le coût des articles prescrits non spécifiés en détail. Les variations entre ces montants et le coût finalement déterminé des articles prescrits seront reflétées dans des ordres de modification ajustant de manière appropriée le montant du contrat. Les entrepreneurs voudront peut-être garder à l’esprit les points suivants lors de l’attribution et de la rédaction des indemnités:
- Les quotas sont souvent utilisés: (1) pour permettre une flexibilité dans le choix des matériaux, comme le choix des finitions, des luminaires ou des appareils de plomberie lorsque les spécifications n’ont pas été finalisées; ou (2) lorsqu’une portée particulière des travaux est prévue mais que l’étendue des travaux requis est inconnue au moment de la formation du contrat.
- Les indemnités pour les matériaux ne couvrent généralement que le coût des matériaux et non le coût de la main-d’œuvre pour décharger et installer les matériaux ou le coût de toute conception nécessaire à l’installation. Le coût de la main-d’œuvre est généralement déjà pris en compte dans le prix du contrat.
- Les quotas peuvent être rédigés pour répondre aux questions suivantes:
- Si les indemnités ne couvrent que des éléments matériels ou à la fois la main-d’œuvre et les éléments matériels
- Quelles informations et autorisations sont nécessaires pour dépasser les montants des indemnités
- Si les excédents et les insuffisances sont rapprochés au moyen d’ordonnances de modification ou de la contingence
Éventualités
Une éventualité est un montant ajouté à une estimation pour tenir compte d’éléments, de conditions ou d’événements dont l’état, l’occurrence et/ ou l’effet sont incertains et qui, selon l’expérience de l’entrepreneur, entraînera probablement des coûts supplémentaires. Il existe deux types généraux d’éventualités : (1) la réserve du propriétaire (un montant réservé pour les ajouts à la portée du projet ou aux éléments de risque du propriétaire); et (2) les éventualités de l’entrepreneur (un montant intégré au prix prévu de l’entrepreneur pour le projet afin de tenir compte de divers facteurs de risque qui ne peuvent autrement être pris en compte dans une liste de valeurs). Une éventualité d’entrepreneur est utilisée parce qu’il existe un certain degré de certitude statistique que des coûts individuels imprévisibles se produiront; en conséquence, le montant de la contingence est fixé à un niveau qui équilibre le désir d’avoir des liquidités avec la nécessité de contrôler le risque. Les entrepreneurs voudront peut-être garder à l’esprit les points suivants lors de la formulation des éventualités:
- De nombreux facteurs de risque doivent être pris en compte, tels que les conceptions incomplètes, les erreurs de portée, les perturbations de la construction (grèves, accidents ou pannes), les faillites, les risques réglementaires, l’inexactitude de l’estimation, les changements technologiques, les conditions météorologiques calamiteuses et les hausses imprévues des prix ou des taux d’intérêt.
- Les différends d’urgence surviennent souvent sur des projets avec des contrats à coût majoré avec un prix maximum garanti (CP / BPF). Étant donné que les imprévus relèvent des BPF, le propriétaire » finance » les imprévus à partir desquels les coûts découlant des risques énumérés sont prélevés jusqu’à épuisement du fonds de prévoyance. Les fonds d’urgence non dépensés à la fin du projet reviennent généralement au propriétaire ou sont partagés. Des différends surgissent au sujet du droit d’accès à la contingence, des utilisations autorisées et des idées fausses sur le rôle de la contingence.
- Une bonne clause de contingence fait ce qui suit:
- Précise si l’éventualité est une réserve du propriétaire ou une éventualité d’un entrepreneur
- Décrit les types de coûts (risques) pour lesquels l’éventualité doit être utilisée
- Décrit le processus par lequel l’éventualité est accessible pendant le projet
- Décrit les documents et les approbations nécessaires pour utiliser l’éventualité
- Décrit le financement supplémentaire des éventualités et le partage des éventualités non dépensées à clôture du projet.
La contingence de l’entrepreneur existe pour atténuer les risques liés au projet dont l’entrepreneur est responsable. La contingence de l’entrepreneur peut être comprise par toutes les parties comme de l’argent « dépensé ». Les différends surviennent fréquemment lorsque les parties perdent de vue l’objectif fondamental de la contingence de l’entrepreneur et considèrent la contingence comme une source possible d’économies de coûts du projet.
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