Nous utilisons tous le courrier électronique, mais combien savent comment bien adresser un e-mail? Connaître l’éthique et la bonne façon de traiter les courriels est crucial lorsqu’il s’agit d’affaires officielles où s’adresser à tort à un destinataire peut vous disqualifier ou vous rendre incompétent.
Nous examinerons d’abord l’éthique impliquée dans la communication par e-mail avant de nous pencher sur la manière de s’adresser correctement à un destinataire inconnu dans un e-mail. Avoir les bases de l’étiquette des e-mails vous aidera à apprécier pleinement le bon format d’adressage.
Table des Matières
Éthique À considérer Dans un E-mail Professionnel
Lorsqu’il s’agit d’e-mail professionnel, vous devez être beaucoup plus formel que dans l’écriture d’e-mails normaux. La règle qui régit le type d’e-mails que vous envoyez s’appelle l’étiquette des e-mails. Cela vous aide à éviter d’envoyer des e-mails informatifs étrangers et non pertinents. En d’autres termes, il vous apprend à communiquer de manière appropriée.
Avec ces règles simples ci-dessous, vous sauriez les choses à faire et à ne pas faire dans un e-mail professionnel.
1. Utilisez Une Adresse E-Mail Professionnelle.
Si vous utilisez votre propre adresse e-mail personnelle pour des activités d’emploi, assurez-vous que l’e-mail transmet votre nom complet; un exemple est [email protected]
Il est plus approprié pour un usage professionnel. Contrairement à l’utilisation de surnoms, de poignées, de références obscures ou d’initiales telles que [email protected] ou [email protected] .
Si vous travaillez dans une entreprise, vous devez utiliser l’adresse e-mail de l’entreprise. Il est bon d’avoir deux adresses e-mail distinctes, l’une pour un usage personnel et l’autre à des fins professionnelles ou professionnelles. Il vous permettra de conserver des messages électroniques non liés et personnels de la correspondance commerciale.
Pour un usage professionnel, assurez-vous que votre compte de messagerie est connecté à Gmail, Yahoo ou Hotmail car ils sont les plus populaires.
2. Choisissez des salutations par e-mail appropriées
Évitez les styles de salutations familiers, comme si vous rattrapiez un vieil ami, en particulier dans les e-mails. Cela inclut des salutations informelles telles que « Hey » « What sap » ou « Yo » dans un cadre de messagerie professionnel. Ils sont trop détendus et inappropriés. De plus, votre destinataire aurait une mauvaise impression à votre sujet.
Si vous voulez être un peu léger, vous pouvez utiliser « Bonjour » ou « Bonjour » lorsque vous vous adressez à votre destinataire. Il y a plus à recevoir par e-mail que simplement bonjour ou bonjour et ainsi de suite. Comme vous lisez plus loin dans l’article, nous aborderions les salutations par e-mail que vous devriez utiliser.
3. Gardez un ton professionnel
En ce qui concerne les e-mails, il est difficile de savoir comment vous êtes perçu. Vous pouvez être aimable tout en restant professionnel. Vous devez éviter les situations où vos mots pourraient être mal interprétés ou mal communiqués en raison de différences culturelles, en particulier dans vos courriels.
Évitez également l’humour si vous souhaitez que votre message soit pris au sérieux. Votre message pourrait être perdu sans le bon ton ou les expressions faciales. Souvent, les mots prononcés et perçus comme drôles sont différents lorsqu’ils sont écrits. Évitez également d’utiliser des phrases négatives ou des mots extrêmes, surtout lorsqu’ils sont prévus autrement, car ils vous font paraître ennuyé, inquiet ou anxieux.
4. Utilisez des lignes d’objet bien définies Et Courtes
Il est conseillé d’avoir une ligne d’objet descriptive claire. Cela différenciera votre e-mail des autres. Et il donne également à votre destinataire des informations sur le sujet de votre e-mail avant qu’il ne lise votre message.
Il doit avoir un maximum de six mots et doit être très court. Votre ligne d’objet doit être écrite avec précision et sans humour.
Les lignes d’objet doivent être écrites avec audace. Cela facilite l’identification, surtout si le destinataire a beaucoup d’e-mails inondant la boîte de réception. Si vous n’avez pas de ligne d’objet ou si vous l’avez mais que cela ne donne pas à votre destinataire une idée du contenu de votre e-mail, il y a de fortes chances que votre e-mail ne soit pas lu.
5. Vérifiez La Longueur De Votre Paragraphe.
La longueur d’un e-mail peut être très difficile, surtout lorsqu’il n’y a pas de nombre de caractères. Évitez les longs paragraphes, en tant que tels six à dix paragraphes. Un maximum de cinq paragraphes devrait être votre message électronique. Avec quatre phrases dans chaque paragraphe.
Et assurez-vous que l’e-mail indique clairement le but de votre message. Étant donné que votre ligne d’objet donne un indice à votre lecteur, le corps de l’objet de l’e-mail ne donnerait qu’une explication définie et précise.
Notez que, si vous avez beaucoup à dire, communiquez-le via d’autres canaux. Un message électronique n’est pas une conversation téléphonique sur laquelle vous pouvez parler pendant des heures jusqu’à ce que votre téléphone soit mort.
Quand c’est trop long, cela met le destinataire hors tension. Soyez informatif et évitez d’être émotif.
6. Choisissez Soigneusement Vos Ponctuations.
Soyez attentif aux ponctuations que vous utilisez dans votre e-mail. Chaque phrase doit avoir les signes de ponctuation terminaux appropriés; que ce soit un point d’interrogation (?), arrêt complet (.), une virgule (,), un point d’exclamation (!), ou point-virgule (;).
Utilisez des points d’exclamation avec autant de parcimonie que vous utilisez des points d’interrogation. Les points d’exclamation sont considérés comme non professionnels. Il est donc préférable d’éviter de les utiliser.
Utilisez des points-virgules(;) où vous souhaitez connecter deux phrases liées et une virgule(,) comme conjonction pour connecter des clauses indépendantes.
Points d’interrogation (?) sont utilisés à la fin des déclarations douteuses et un point complet à la fin de chaque phrase.
Un exemple : Avez-vous parlé au service RH? S’ils sont prêts à négocier les conditions, il y aurait une augmentation de leurs indemnités.
7. Relisez Votre Message Avant D’Envoyer L’E-Mail.
Avant d’appuyer sur le bouton Envoyer, vérifiez les fautes d’orthographe, l’accord sujet-verbe et d’autres erreurs grammaticales.
Vérifiez votre cas de phrase. Utilisez la taille de police standard de 12 et le type de police de Calibri, Times New Roman ou Arial. Évitez les polices loufoques ou multicolores avec des couleurs qui blesseraient les yeux qui nécessitent des lunettes avant de pouvoir lire le message.
Utilisez toujours la couleur standard qui est le noir, n’utilisez pas fréquemment de gras ou d’italique. Évitez les erreurs que votre lecteur attrapera certainement. N’utilisez pas d’emojis, d’abréviations ou n’ajoutez pas de mise en garde « envoyé depuis mon téléphone » dans votre e-mail. C’est très peu professionnel et donne une mauvaise perception de vous.
Enfin, vérifiez s’il y a un bloc de signature si vous avez entré le nom et l’adresse e-mail du destinataire correct avant d’appuyer sur le bouton « envoyer ».
Comment adresser un courriel à une personne inconnue
Que vous connaissiez ou non le nom ou le sexe du destinataire, il est important de savoir quelle salutation est appropriée. Il déterminera si le destinataire continue de lire votre e-mail ou non. Dans cette section de l’article, nous identifierions les meilleures façons de résoudre de telles situations et éviterions le cas d’envoyer ce que vous n’aviez pas l’intention, à l’inconnu.
Voici quelques conseils à prendre en compte lors de l’envoi d’un e-mail à une personne inconnue;
1. Adressez le Destinataire Par le Nom
Le meilleur message d’accueil à utiliser lors de la rédaction d’un email professionnel est de s’adresser au destinataire par son nom. Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne, vous pouvez essayer de trouver les coordonnées de la personne à laquelle vous envoyez votre courrier électronique de la part de l’entreprise.
Par exemple, vous pouvez utiliser ‘Cher’ ou ‘Cher’ mais pas après plusieurs échanges d’e-mails. De plus, c’est un peu démodé et moins formel. Par conséquent, une façon polie et modernisée de s’adresser à votre destinataire devrait être « Cher Prénom » ou « Cher Nom de famille ».’
En d’autres termes, ‘Chère Madame Catherine’ ou ‘Cher Monsieur Jones. De cette façon, vous semblez plus formel que le ton à l’ancienne.
Pour un échange de courriels, vous pouvez lui répondre en lui adressant le nom qu’ils ont utilisé dans leur courriel précédent.
2. Pour un Sexe inconnu
C’est la partie la plus difficile lors de la rédaction d’un e-mail formel. Si vous ne pouvez pas obtenir le nom de votre destinataire, vous pouvez utiliser « Cher Monsieur / Madame » car il est moins personnel et poli. Il a été fréquemment utilisé dans un contexte africain. Il est neutre, il peut donc être utilisé même si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire.
Mais si vous connaissez le sexe du destinataire, vous pouvez utiliser ‘DearMadam ou DearSir’ selon qu’il s’agit de lui ou d’elle. C’est également l’une des meilleures options à utiliser en ce qui concerne les e-mails professionnels et les lettres formelles.
3. En utilisant les titres d’emploi
, cela s’applique lorsque vous connaissez le titre d’emploi du destinataire. Vous devez utiliser des titres de poste qui correspondent au poste du destinataire. Par exemple, « Cher Responsable des Ressources Humaines » ou « Au Responsable des Ressources Humaines ». Cela indique au destinataire que vous connaissez bien le poste qu’il occupe et vous donne un crédit supplémentaire lorsqu’il s’agit de demandes d’emploi.
Vous pouvez également utiliser le nom de l’entreprise si vous ne connaissez pas le titre du destinataire. Un exemple clair est: « Chère entreprise Incorp. »Cela montre que l’e-mail est destiné à l’entreprise. Cela dépeint le message que vous connaissez sur la société du destinataire et cela vous donne également des scores, surtout si c’est pour une demande d’emploi.
4. Une adresse e-mail générique
Si vous envoyez un e-mail à une adresse e-mail générique, vous pouvez utiliser « À qui cela peut concerner ». Cela semble passif et un peu agressif; selon le contexte, il a été utilisé. Dans certains cas, le destinataire pourrait croire que cela ne le concerne pas et cesser de lire.
C’est bien de l’utiliser lors de la rédaction de lettres de motivation pour des demandes d’emploi car c’est très impersonnel. Mais s’il est destiné aux e-mails de bureau, vous voudrez peut-être ajouter « Thankyouforyourtime » dans la phrase pour adoucir le ton.
5. En utilisant des Salutations moins formelles
En aucun cas, si vous utilisez ‘Salut’, ‘Salutations à’ ou ‘Salut Là-bas’ ou ‘Bonjour Là-bas’, ce ne sont pas les meilleures options pour adresser des e-mails à une personne inconnue, surtout lorsque vous essayez de rester formel. Vous pouvez les utiliser si vous connaissez le destinataire et si c’est pour un contenu informel.
Lorsque vous souhaitez rester moins formel ou strict, vous devez utiliser ‘Bonjour Nom’ ou Bonjour Nom. » En d’autres termes, « HelloMrJames » ou « HiMrsLaura « . »Ce sont des moyens simples et légers de commencer vos messages électroniques. Si votre destinataire est une femme et que vous ne savez pas si elle est mariée afin de savoir quel titre utiliser, il est préférable d’utiliser « Ms », cela couvre les femmes mariées et non mariées.
Conclusion
Utiliser des salutations professionnelles est très important car c’est la première chose que le destinataire voit dans votre e-mail. Cela ne signifie pas que vous devez commencer votre e-mail magnifiquement et le terminer horriblement, laissant un goût amer dans la bouche de votre destinataire. L’utilisation de la bonne ligne de fermeture d’e-mail et des signatures laisse les bonnes impressions, car c’est la dernière chose que votre destinataire lit.
Vous pouvez terminer par « Merci », « Merci pour votre temps », « au plaisir de travailler avec vous », « Passez une merveilleuse journée » ou « Au plaisir de notre prochaine conversation », en guise de conclusion. Et avec de bonnes signatures telles que « Sincèrement », « Avec Cordialité ou Cordialement », « À vous Fidèlement », « Respectueusement » ou « Cordialement, alors votre bloc de signature et votre nom complet.
L’utilisation de l’une de ces lignes de fermeture et de ces signatures compléterait votre salutation et votre message électronique. Et il est susceptible d’influencer une réponse rapide et positive.
Quels sont vos conseils sur l’étiquette des e-mails et la façon dont vous adressez les e-mails à un public inconnu?
Cinq points à retenir;
- Choisissez judicieusement votre ligne d’objet. Il doit être court et concis.
- Utilisez l’accueil professionnel, les lignes de fermeture et les signatures.
- Restez amical, formel et évitez les sarcasmes tout au long de votre message.
- Vérifiez votre grammaire, votre ponctuation et votre orthographe.
- Vérifiez fréquemment et répondez rapidement à vos e-mails.