Le récent webinaire « Enquêtes sans hésitation » approuvé par HRCI de KPA est entré dans les livres d’histoire comme étant notre webinaire le plus populaire de tous les temps! Il a également été co-organisé par FordHarrison, le cabinet d’avocats partenaire de KPA.
Naturellement, les employeurs qui assistaient au webinaire avaient beaucoup de questions. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus courantes posées à nos experts et leurs réponses aux meilleures pratiques.
Q: Quelle est la responsabilité des RH lorsqu’un employé dépose une plainte au sujet d’un autre employé qui le harcèle, mais que le plaignant dit qu’il ne fait que se vider et ne veut pas déposer de plainte » officielle « ?
R: Chaque fois qu’une plainte ou une préoccupation est portée à l’attention des RH ou de la direction, vous avez le devoir d’enquêter pleinement sur la question. Même si les employés indiquent qu’ils « ne font que ventiler. »S’il y a un comportement inapproprié, vous voulez en être sûr et y remédier dès que possible pour éviter de futurs problèmes ou réclamations.
Q: Si nous ne posons pas la question directe à l’accusé: « Avez-vous harcelé Nancy? », alors quelle devrait être notre question?
R: Vous devriez commencer par poser des questions plus générales, telles que: » Parlez-moi de votre relation de travail avec Nancy? » ou « Parlez-moi de vos interactions quotidiennes avec Nancy. »Vous pouvez ensuite passer à une question plus pointue sur la situation: « Parlez-moi d’un incident qui s’est produit à la date XYZ entre vous et Nancy. »
Essayez d’éviter de mettre l’accusé sur la défensive en lui demandant directement : » Avez-vous harcelé sexuellement Nancy? »
Q: L’employeur a-t-il l’obligation de signaler le harcèlement sexuel à la police?
R : Non, l’employeur n’a pas l’obligation de signaler le harcèlement sexuel à la police. Cependant, s’il en résulte une agression sexuelle, vous devez le signaler à la police et encourager la victime à déposer un rapport de police. En tant qu’employeur, vous voulez être sûr de protéger l’ensemble de votre lieu de travail.
Q: Est-il valable de demander à l’accusé s’il est prêt à se soumettre à un polygraphe même si l’employeur ne prévoit pas le faire réellement?
A: Non, si l’employeur n’a pas l’intention d’administrer un test polygraphique, je ne recommanderais pas de poser la question. Si l’employé dit oui et que l’employeur ne donne pas suite, cela montre un manque de crédibilité de la part de l’employeur.
Q: Sur la base de la NLRB, sommes-nous autorisés à demander à la victime de garder les choses confidentielles?
A: Il y a eu une décision de justice en 2017 sur les enquêtes et la confidentialité dans laquelle le Conseil national des relations du travail (NLRB) a annoncé une nouvelle règle interdisant aux employeurs d’utiliser des politiques générales empêchant les discussions des employés concernant les enquêtes en cours.
La CRNT a déclaré qu’un employeur ne peut interdire les discussions sur les enquêtes en cours que s’il démontre au cas par cas qu’il a une justification commerciale légitime et substantielle qui l’emporte sur les droits des employés en vertu de l’article 7.
Au cours d’une enquête donnée, l’employeur doit déterminer si les témoins ont besoin de protection, si la preuve risque d’être détruite, si le témoignage risque d’être fabriqué ou s’il était nécessaire d’empêcher une dissimulation.
Pour plus d’informations sur ce sujet, vous pouvez vous référer à:
Les restrictions de la CRNT sur les demandes de confidentialité de l’employeur dans les enquêtes sur le lieu de travail Demeurent Après la décision du Circuit de DC
Q: Nos questions et réponses d’enquête doivent-elles être écrites / enregistrées textuellement ou pouvons-nous résumer les réponses?
R: Vos questions doivent être entièrement écrites et documentées. Les réponses peuvent être résumées. Cependant, s’il y a une phrase ou une citation qui est un élément important de l’enquête, vous devez la documenter entièrement avec des citations, en notant qu’il s’agit d’une citation directe.
Q : Est-il acceptable de demander aux employés de remplir un premier formulaire de plainte écrit s’ils viennent dans mon bureau pour parler d’une situation qui s’est produite au travail?
R : Oui, il serait considéré comme une pratique exemplaire que l’employé présente une plainte écrite à l’employeur. L’employé doit signer et dater la déclaration écrite.
Vous pouvez les aider à fournir autant de détails que possible sur la situation et à nommer des témoins potentiels.
Q : Quelles sont vos recommandations concernant la rédaction de déclarations de témoins dans le cadre du processus d’entrevue?
R: Nous encourageons fortement la collecte de déclarations écrites de l’accusateur, de l’accusé et de tout témoin. Ces déclarations aideront à sauvegarder vos notes d’entrevue.
Q: Y a-t-il des préoccupations concernant le fait que les personnes interrogées signent les notes de la discussion après l’entrevue pour vérifier que les notes sont correctes?
R: Il n’y a aucun problème à demander aux personnes interrogées de signer leurs déclarations écrites. En fait, il est considéré comme une pratique exemplaire de demander aux personnes interrogées de signer et de dater la déclaration écrite.
Q: Quelle est votre recommandation de conservation de la documentation?
R : Vous devez conserver les documents d’enquête aussi longtemps que l’employé est un employé actif et au moins 3 ans après sa date de cessation d’emploi.
Q: Avez-vous des réflexions sur l’enregistrement d’interviews?
R: Nous ne recommandons pas d’enregistrer des interviews.
Q: Combien de temps une enquête devrait-elle prendre? Quand un plaignant est TRÈS CONTRARIÉ et veut qu’il soit pris en charge MAINTENANT, comment puis-je gérer cela?
R: Une enquête devrait commencer immédiatement après que vous ayez pris connaissance d’une situation. Selon le nombre de témoins impliqués et le nombre de personnes à interroger, une enquête devrait prendre de 24 à 72 heures.
Q: À quel moment après avoir reçu une plainte écrite ou envoyée par courriel d’un employé harcelé, informez-vous l’accusé qu’il y a une plainte pour harcèlement contre lui? Attendez-vous que les investigations aient lieu?
R: Vous n’êtes pas obligé de divulguer les détails de la réclamation ni la personne qui a présenté la réclamation. Nous vous recommandons de ne pas divulguer ces informations pour vous protéger contre les représailles et les contrecoups potentiels.
Lors de vos entretiens, nous vous recommandons de vous concentrer sur la ou les situations signalées.
Q: Si des témoins discutent d’une entrevue ou d’une enquête avec leurs coéquipiers, pouvons-nous les discipliner pour le faire?
R: Vous voulez vous assurer que vous avez donné la divulgation appropriée lors de votre entrevue d’enquête. Soulignez que toute information communiquée au cours du processus d’enquête doit demeurer confidentielle et ne doit être discutée avec personne en dehors de l’entrevue.
Si l’employé viole cette politique, il peut faire l’objet de mesures disciplinaires.
Q: Pouvez-vous forcer un témoin à participer à une enquête s’il a été désigné par le harcelé comme témoin? Que faites-vous lorsque des témoins potentiels refusent d’être impliqués?
R : Si les employés refusent de participer à une enquête sur le lieu de travail, ils peuvent être licenciés pour un motif valable.
Il y a eu une affaire judiciaire en 2016, Gilman c. Marsh & McLennan Cos., No 15-0603-cv(L), dans lequel la Cour d’appel des États-Unis a statué qu’un employé peut être licencié pour un motif valable s’il refuse de participer à une enquête.
La deuxième cour de circuit a déclaré que le facteur déterminant était de savoir si les ordres de coopérer aux entrevues étaient raisonnables. Dans l’affirmative, les employés pourraient être licenciés à juste titre pour avoir refusé » d’obéir à une ordonnance directe, sans équivoque et raisonnable de l’employeur. »
Q: Que faites-vous lorsque le comportement a été signalé et que la direction ne traite pas le comportement et qu’il continue?
R: Si la personne à qui la réclamation a été faite ne fait rien pour enquêter sur la réclamation, l’employé peut porter la réclamation à un autre membre de la direction, ou il peut la porter directement à l’agence d’État compétente ou à l’EEOC. Si vous êtes membre de la direction et que vous êtes au courant d’une réclamation, vous avez la responsabilité de la porter à un niveau supérieur de la direction ou à un propriétaire.
Q: Je suis allé sur le site Web de l’EEOC et je n’ai pas pu trouver les types de questions qu’ils utilisent dans une enquête. Ou devrais-je avoir cliqué sur le lien pour déposer un rapport?
R: Le lien pour accéder aux questions d’entrevue sur le site de l’EEOC est eeoc.gov/policy/docs/harassment.html . Les questions se trouvent à mi-chemin de la page.
Q: Que se passe-t-il si personne n’est autorisé à déposer une plainte auprès des RH? Dans notre organisation, on dit aux employés qu’ils ne peuvent pas contacter les RH pour quoi que ce soit et qu’ils ne peuvent aller voir leur superviseur, même lorsqu’ils ont un problème avec leur superviseur.
R: L’un des rôles principaux des ressources humaines est de soutenir les employés et d’aider l’entreprise à se conformer aux lois de l’Emploi des États et du gouvernement fédéral. Les ressources humaines jouent un rôle important dans l’atténuation de l’exposition d’une entreprise à une responsabilité potentielle pour des problèmes liés à l’emploi.
Nous vous encourageons à revoir votre politique actuelle et vous encourageons fortement à mettre en œuvre une politique de porte ouverte. Une partie importante d’une politique anti-harcèlement efficace et conforme consiste à fournir de multiples méthodes de déclaration des réclamations, y compris, non seulement le gestionnaire direct de l’employé, mais aussi les ressources humaines, tout membre de la direction et des organismes externes.
Autoriser uniquement les employés à signaler les problèmes à leur gestionnaire est très limitatif, surtout si le problème concerne leur gestionnaire. Les employés devraient avoir plus d’une option pour signaler les problèmes et les préoccupations.
Q: Comment pouvez-vous promettre aux employés qu’il n’y aura pas de représailles si dès que les superviseurs découvrent les plaintes des employés, ils planifient les gens différemment, les traitent différemment, leur confient des tâches plus difficiles, etc.?
R: Si un gestionnaire prend une mesure négative contre un employé sur la base d’une plainte ou d’une préoccupation concernant ce gestionnaire ou toute autre personne, le gestionnaire devrait faire l’objet de mesures disciplinaires et rappeler la politique anti-représailles de l’entreprise. Les représailles contre un employé pour une activité protégée sont illégales et pourraient entraîner des poursuites très coûteuses pour l’entreprise.
Vous trouverez ci-dessous un lien vers l’EEOC avec des informations supplémentaires sur les représailles.
Représailles: Considérations pour les gestionnaires d’organismes fédéraux
Q: Et si ce n’est pas un problème de harcèlement sexuel verbal mais une infraction visuelle? De plus, que se passe-t-il si les employés confondent le harcèlement sexuel avec « simplement se balader? »
R: Que l’infraction soit verbale ou visuelle, vous voudrez enquêter sur l’affaire.
Pendant que vous menez une enquête, vous pouvez déterminer le plus souvent qu’autrement qu’une plainte de harcèlement représente un comportement inapproprié en milieu de travail. L’employé qui affiche un comportement inapproprié doit être conseillé et éventuellement discipliné.
C’est également l’occasion de communiquer à tous les employés les attentes en matière de comportement au travail.
Q: Si une personne porte plainte contre quelqu’un, l’accusé n’a-t-il pas le droit de savoir qui est l’accusateur et la plainte spécifique? Je sais que vous avez conseillé de ne pas poser de questions directrices et de ne pas simplement demander ouvertement « avez-vous fait xyz…? », mais à un moment donné, ils devraient savoir quelle est la plainte exacte et qui s’est plaint, car il ne devrait y avoir aucune attente de confidentialité lors d’une enquête.
R: Une enquête doit toujours rester confidentielle et seuls ceux qui la mènent devraient avoir tous les détails.
Un employeur n’est pas tenu ou obligé de divulguer qui a déposé une préoccupation et les détails de la préoccupation/ de la plainte. Vous voulez vous assurer de manière confidentielle autant que possible. Les préoccupations de représailles et de contrecoups deviennent d’autant plus importantes si l’accusateur et la revendication spécifique ont été divulgués à l’accusé.
En tant que tel, vous n’êtes pas tenu d’informer l’accusateur des résultats spécifiques de l’enquête ni des mesures spécifiques qui ont été prises, seulement qu’une enquête a été menée et que les mesures appropriées ont été prises.
Q : Si une personne qui porte plainte, est un témoin, est l’accusé, etc. au cours d’une enquête, ils retournent dans leur zone de travail ou même en dehors du travail et discutent du cas, des questions posées, de leurs réponses avec d’autres témoins potentiels can l’employeur peut-il les discipliner ou devrions-nous au moins les informer que leur activité a été signalée et leur donner un avertissement verbal. Je pense qu’à ce moment-là, ils ont peut-être déjà contaminé d’autres témoins et même perturbé davantage les opérations.
A: Vous voulez vous assurer que vous ouvrez vos entretiens d’enquête avec la déclaration sur la confidentialité et les conséquences en cas de violation de la confidentialité.
Si vous êtes préoccupé par la confidentialité, vous voudrez peut-être mettre les personnes impliquées en congé administratif payé jusqu’à ce que votre enquête soit terminée. Si un employé est mis en congé administratif, vous voulez être sûr de communiquer les attentes de confidentialité et de communication avec ses collègues pendant son congé.
Si un employé parle à des collègues ou à d’autres témoins, vous devez vous assurer de prendre des mesures disciplinaires rapides et immédiates, ce qui pourrait inclure un licenciement. Vera HR de KPA offre un accès en ligne et sur appel à une équipe d’experts RH certifiés ayant une connaissance des lois des États et des lois fédérales.
Ceci est juste un avant-goût des informations utiles partagées lors des webinaires de KPA. Inscrivez-vous à une session à venir aujourd’hui.
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