À l’ère de la messagerie texte et des médias sociaux, les coutumes traditionnelles telles que la confirmation d’un événement peuvent sembler démodées. Cependant, que vous receviez une invitation à un événement papier ou une invitation GEVME via votre site de médias sociaux préféré, demander et fournir une réponse RSVP est normal. Alors vous vous demandez comment RSVP à un événement par e-mail?
Que signifie RSVP ?
RSVP est une abréviation de l’expression française « répondez s’il vous plait », qui signifie « veuillez répondre ». Traditionnellement, les invitations envoyées par la poste comprennent une enveloppe imprimée et une carte de réponse pour faciliter la réponse du destinataire. C’est l’une des façons de gérer une invitation de mariage RSVP, et le coût de l’affranchissement de retour et de l’impression supplémentaire en vaut la peine, de sorte que l’heureux couple a un nombre exact pour son grand jour.
RVSP vs regrets uniquement
Selon les instructions de l’invitation, vous pouvez envoyer un e-mail à l’expéditeur avec le RSVP, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. Même si la réponse par e-mail est acceptable, vous pouvez avoir des questions sur la façon de formater votre réponse: RVSP ou Regrets uniquement. L’expression « RSVP, regrets seulement », ou simplement « Regrets seulement », est une variante moderne populaire qui implique « Si vous ne répondez pas, cela sera considéré comme une acceptation ». L’expression « Regrets seulement » fait référence à l’hypothèse qu’une déclinaison sera rédigée avec une variante de « Nous regrettons de ne pas pouvoir assister… ».
Types de RSVP
Une RSVP à un événement par e-mail peut être effectuée de plusieurs manières. Il y a trois éléments critiques à tout RSVP d’événement: la date limite de RSVP, le nom de l’invité et la réponse. Il existe également des e-mails de RSVP formels et informels. Les options incluent la confirmation par e-mail, SMS ou message direct sur les réseaux sociaux, en fonction de votre relation existante avec l’expéditeur et de la manière dont vous choisissez d’envoyer l’invitation originale.
Quand le RVSP doit être envoyé
Faites votre date de RSVP deux à trois semaines avant la date de votre événement pour vous laisser suffisamment de temps pour obtenir un effectif final au traiteur (une semaine avant) et finaliser votre plan de places. Un RVSP formel à un événement se fait dans le cas d’une conférence, d’une réunion, d’un sommet, d’un mariage, etc. Des RSVP non formels sont également envoyés pour s’assurer que tout le monde vient.
Si vous pensez avoir besoin d’ajouter une explication pour votre absence, faites-le. Souvent, savoir à l’avance combien de personnes vont arriver est plus important pour l’organisateur de l’événement que les raisons pour lesquelles elles ne viennent pas.
Événements nécessitant une réponse
Une conférence ou un mariage, des fêtes d’anniversaire, des anniversaires, des fêtes d’entreprise, etc., nécessitent une réponse à la fois formelle et cordiale, alors assurez-vous d’utiliser un e-mail demandant une RSVP. N’oubliez pas de demander une réponse à toute invitation qui en nécessite une et de répondre à tout dîner ou à tout autre événement nécessitant une planification en fonction du nombre d’invités.
Que se passe-t-il si vous ne répondez pas ?
En effet, certaines personnes oublient, tandis que d’autres procrastinent puis se sentent coupables, alors elles tardent encore plus longtemps à répondre au courriel de RSVP pour un événement. Trop d’hôtes à l’extrémité non réceptrice d’un RSVP, il semble qu’un invité attende simplement que quelque chose de « meilleur » arrive éventuellement. Les planificateurs d’événements peuvent également appeler ceux qui ne répondent pas rapidement ou correctement par e-mail à un RSVP.
Comment RSVP par e-mail à un événement
Que votre réponse de RSVP soit formelle ou non dépend du ton de l’invitation elle-même.
RSVP formelle
La réponse à une invitation à une conférence est généralement plus formelle qu’une invitation à un barbecue avec vos amis. Vous devez dire à la personne si vous venez et amenez un invité.
RSVP informelle
Si l’invitation est inattendue ou s’il vous convient de personnaliser votre réponse, vous pouvez utiliser un langage informel.
Comment remercier votre hôte
« Richard et Rebecca Rogers sont heureux d’accepter (ou de regretter de ne pas pouvoir accepter) votre aimable invitation à (le nom de l’événement) le (la date de l’événement). Merci d’avoir organisé cet événement. »Cela fournit toutes les informations dont l’hôte a besoin pour vous ajouter ou cocher votre nom sur la liste de présence.
Libellé
Même dans un format de courrier électronique, une réponse officielle doit suivre le libellé de l’invitation. Lors de la création d’un e-mail de RSVP et pendant le processus de conception de l’invitation, vous pouvez accéder à la partie RSVP de votre colis e-mail et découvrir que vous n’avez pas beaucoup réfléchi à la formulation de cet élément.
Pour les planificateurs
Utilisez des cartes électroniques accompagnées d’une enveloppe avec un timbre-poste. Il peut également s’agir d’une carte postale recto verso, ou vous pouvez simplement indiquer un site Web avec lequel les invités peuvent interagir ou un numéro de téléphone avec lequel les invités peuvent appeler et fournir leurs réponses.
Création d’un RSVP
Capturez les détails de votre événement, personnalisez votre messagerie électronique, concevez et stylisez votre invitation comme vous le souhaitez, sans compétences en programmation requises, via la plateforme d’email marketing GEVME. Votre base de données sera mise à jour à chaque réponse à votre événement que vous recevrez via ce système de messagerie intuitif.
Écrire des instructions sur la façon de répondre
Facilite la RSVP pour les invités. Soyez clair dans votre demande et soyez prêt à les pousser. Utilisez un ton poli mais ferme. Évitez de leur donner un délai trop serré.
Définition de la date limite pour une réponse
Ecrivez un RSVP à un événement avec une date limite qui n’est ni trop tôt ni trop loin.
Annuler ou modifier un RSVP
Changer un « oui » en un « non » n’est acceptable qu’en cas de maladie ou de blessure, de décès dans la famille ou de toute autre occasion extrêmement grave.
Exemple d’e-mail de RSVP
Pour comprendre les spécificités de l’écriture et des applications de RSVP, parcourez ces RVSP pour accéder à des échantillons d’événements:
Événements de puissance dans le monde entier avec l’aide de GEVME
La plate-forme de gestion d’événements GEVME permet de gérer des millions d’invités à travers le monde. Envoyez des invitations numériques à vos invités ou intégrez votre RSVP sur votre site Web et GEVME facilitera le suivi des présences.
Utilisez un seul outil pour répondre à des besoins spécifiques de RSVP.
Utilisez le logiciel de gestion d’événements et de marketing entièrement intégré de GEVME pour alimenter chaque étape du cycle de vie de votre événement. Utilisez un seul outil pour répondre à des besoins spécifiques de RSVP, ou profitez de certaines fonctionnalités en personnalisant vos e-mails. Vos invités peuvent visiter votre site web de RSVP en ligne et compléter votre RSVP en ligne personnalisée en quelques minutes!