Microsoft Word est l’un des programmes les plus utilisés en entreprise aujourd’hui. Des recherches montrent que près de 600 000 entreprises aux États-Unis utilisent Office 365 et utilisent donc Microsoft Word comme traitement de texte principal.
Bien que la rédaction de documents soit la fonction principale de Microsoft Word, elle peut servir votre entreprise de bien d’autres manières.
Qu’est-ce que Microsoft Word ?
Microsoft Word fait partie de la plus grande suite Microsoft Office qui comprend également PowerPoint et Excel. Il existe plusieurs versions différentes, y compris Home & Business, Home & Étudiant et Professionnel.
« Microsoft Word est le traitement de texte le plus populaire et le plus compatible, disponible sur toutes les plateformes », a déclaré Colin Palfrey, directeur du marketing chez Majesty Coffee. « Les fichiers sont compatibles vers l’avant et vers l’arrière sur tous les appareils, offrant une norme universelle pour les rédacteurs. »
Quelles sont les utilisations commerciales de Microsoft Word?
Considérant que Microsoft Word a tant de fonctions et de fonctionnalités, il n’est pas étonnant que les gens aient commencé à l’utiliser de plus en plus pour leurs opérations commerciales.
« La rédaction de propositions et de contrats officiels est une grande partie de ce pour quoi j’utilise MS Word », a déclaré Palfrey. « Je rédige également des e-mails dans MS Word pour m’assurer que la mise en forme et la grammaire / syntaxe sont correctes. »
Voici quelques-unes des façons spécifiques d’intégrer Microsoft Word à vos processus métier.
Partage de documents
Comme Microsoft Word est compatible avec n’importe quelle plate-forme ou appareil, les documents que vous créez dans le traitement de texte peuvent être partagés avec n’importe qui, même ceux qui n’ont pas d’abonnement Microsoft Word.
« Pour moi, une fonctionnalité intéressante est de pouvoir extraire les présentations que j’ai faites sur un Mac et de les afficher sur n’importe quel appareil, car tous mes appareils sont capables d’afficher le même fichier », a déclaré Palfrey.
Options de modèles
Microsoft Word propose des milliers de modèles, intégrés et téléchargeables, qui vous permettent de démarrer facilement sur des documents commerciaux tels que des lettres, des rapports et des propositions. Voici quelques-uns des modèles MS Word les plus populaires à des fins commerciales:
- Calendrier
- Lettre d’affaires
- CV et lettres de motivation
- Bulletin d’information
- Rapport d’affaires
- Propositions d’affaires
- Facture
- Budget
- Brochures et dépliants
- Annonce de retraite
- Certificats (employé du mois, par exemple)
- Lettre de référence
- Matériel de marketing
- Rapports des employés
» MS Word a des modèles pour tout créer, des procès-verbaux de réunion aux brochures de produits « , a déclaré Allan Borch, fondateur de Dotcom Dollar.
Création de contrat
Vous pouvez utiliser Microsoft Word pour créer vos propres modèles de contrat ou de contrat. Bien que le programme n’ait pas de modèle téléchargeable pour les contrats commerciaux, il est assez facile d’en trouver un avec un style que vous aimez ailleurs, de le copier-coller dans un nouveau document et de brancher vos informations. (Notez que quelle que soit la voie que vous empruntez avec vos contrats, il est important de les faire examiner par un avocat.)
Collaboration en équipe
Avec les options de partage, vous pouvez envoyer des documents à des collègues pour qu’ils puissent travailler. Ils peuvent suivre leurs modifications afin qu’il soit plus facile de voir ce qu’ils ont ajouté ou supprimé. Les modifications suivies leur permettent également d’écrire des notes et des questions dans les marges pour que toute autre personne travaillant sur le document y réponde.
publipostage
Cette fonctionnalité vous permet de créer une variété de documents qui peuvent être personnalisés pour chaque personne qui les reçoit. Il peut s’agir d’un bulletin électronique, d’une invitation à une réunion ou d’une correspondance commerciale générale.
Dans ce cas, un type de feuille de calcul ou de liste doit être associé au document afin que Microsoft Word sache quels noms et adresses tirer dans les espaces réservés.
Quelles sont les autres utilisations de Microsoft Word?
Microsoft Word peut être utilisé non seulement pour les affaires, mais aussi pour le plaisir et la commodité générale. Vous pouvez utiliser ce logiciel de bureau pour une pléthore de tâches autres que la rédaction d’une lettre, la saisie d’un essai ou la rédaction d’un mémo.
Calendrier
Microsoft Office inclut des modèles de calendrier prêts à être personnalisés. Si vous ne souhaitez pas utiliser l’un des calendriers Microsoft, vous pouvez créer le vôtre et le personnaliser comme vous le souhaitez dans le logiciel. En transformant simplement la mise en page d’un document en paysage et en insérant un tableau de sept colonnes de large et de cinq ou six lignes de long, vous pouvez créer un calendrier mensuel pleine page pour suivre votre emploi du temps.
Pour créer un calendrier plus petit, vous pouvez utiliser l’orientation portrait à la place et inclure un en-tête en haut de la page avec la partie calendrier en bas de la page. Vous pouvez même insérer des images, des filigranes ou d’autres illustrations pour le personnaliser avant de le gifler sur votre réfrigérateur.
Papeterie ou papier à en-tête
Avec le vaste choix de clipart inclus dans Microsoft Office, vous pouvez facilement créer de la papeterie personnelle ou des en-têtes professionnels. Tout d’abord, vous choisissez un cadre complet ou un cadre partiel à insérer sur la page. À partir de là, vous le personnalisez avec vos propres images, filigranes et polices différentes pour embellir la page. Microsoft Word inclut également des modèles de papier à en-tête et de papier à en-tête que vous pouvez utiliser si vous ne souhaitez pas créer les vôtres.
Cartes postales
Au lieu de payer des cartes postales coûteuses pendant votre voyage, vous pouvez attendre de rentrer chez vous et les créer vous-même avec des images de votre propre appareil photo. Microsoft Word facilite la création de cartes postales avec une configuration de 4 x 6 pouces. En cliquant sur l’onglet Mise en page, puis en changeant la taille du document en taille de carte postale, vous pouvez commencer à le personnaliser. Vous pouvez même imprimer la carte postale sur une photo ou un papier cartonné pour la rendre plus durable lorsque vous l’envoyez par la poste.
Newsletters
Grâce à la fonction à colonnes multiples de Microsoft Word, vous pouvez facilement créer des newsletters familiales ou professionnelles. Tout d’abord, choisissez l’orientation portrait ou paysage. Vous pouvez ensuite le personnaliser comme vous le souhaitez. Vous pouvez ajouter des colonnes et mettre une ligne continue entre elles pour une séparation plus distincte. Microsoft Office inclut des modèles de newsletter prêts à l’emploi à partir desquels vous pouvez travailler si vous ne souhaitez pas prendre le temps de créer le vôtre.
Dépliants ou invitations
Que vous ayez besoin d’un dépliant pour une vente de garage ou une fête de travail ou d’une invitation pour la fête d’anniversaire de votre enfant, vous pouvez facilement le créer dans Microsoft Word. Si vous voulez être créatif, vous pouvez partir d’un document vierge et créer un dépliant ou une invitation à partir de zéro. Si vous ne vous sentez pas à la hauteur, vous pouvez choisir parmi de nombreux modèles de dépliants et d’invitations prêts à l’emploi dans Microsoft Office pour une création rapide.
Que vous rédigiez des e-mails, que vous rédigiez des propositions ou que vous personnalisiez l’un des nombreux modèles disponibles dans Microsoft Word, il ne fait aucun doute de la valeur du traitement de texte à des fins commerciales.