Il existe de nombreux types de documents financiers que vous accumulerez tout au long de votre vie, et à mesure que vous vieillissez et que vous souscrivez davantage de produits financiers, ce nombre risque de croître et de se diversifier. Les documents financiers peuvent être très importants, non seulement pour suivre vos dépenses, votre crédit et vos revenus, mais aussi pour les utiliser comme preuve lors de la demande de prêt, de la correction d’erreurs auprès de votre banque ou de l’examen de votre évaluation fiscale auprès de HM Revenue and Customs (HMRC).
Certains de ces documents seront sur papier, mais de plus en plus, les relevés et les factures sont envoyés par voie électronique. La paperasserie en ligne peut économiser de l’espace, de l’argent et des arbres, mais elle peut également créer de nouveaux problèmes lorsqu’il s’agit de stocker et de protéger vos documents. Par exemple, la possibilité que des documents soient volés ou perdus, ce qui peut augmenter les risques de vol d’identité.
Quels documents financiers dois-je conserver et pour combien de temps?
Les documents clés comprennent des éléments liés au salaire comme vos fiches de paie, P60 et P45, ce qui peut être utile si vous devez prouver votre revenu pour des raisons d’impôt ou de crédit. HMRC suggère de conserver les fiches de paie pendant au moins 22 mois après la fin de l’année d’imposition au cours de laquelle elles ont été émises. Cependant, si possible, il pourrait être utile de s’accrocher à toutes vos fiches de paie, ou au moins à vos P60, afin d’avoir des preuves de choses comme les cotisations d’assurance nationale plus tard dans la vie.
Les relevés bancaires et les factures de services publics ne doivent pas être conservés pendant une période spécifique, si vous n’êtes pas un travailleur autonome, mais encore une fois, il peut être utile de conserver ce type de registres pendant au moins deux ans, voire plus. Même si vous ne prévoyez pas de contracter un prêt ou un autre produit financier, si votre prêteur vous demande des relevés bancaires de l’année écoulée, il sera beaucoup plus facile de garder ces documents à portée de main. De même, les relevés de prêt doivent être conservés même après avoir effectué tous les remboursements, de sorte que vous ayez des preuves en cas de litige.
Les documents d’assurance doivent être conservés jusqu’à l’expiration de la police, et vous voudrez peut-être même conserver les anciennes polices pour comparer les termes, conditions et coûts avec vos nouveaux contrats.
Si vous demandez un prêt hypothécaire, les documents ci-dessus deviennent encore plus importants. Lorsque vous postulez, vous devrez fournir une preuve de revenu à votre banque ou à votre société de construction afin qu’elle puisse calculer le montant que vous pourrez rembourser. Cela inclut vos trois derniers mois de fiches de paie, vos plus récents P60 et vos six mois de relevés bancaires. Si vous demandez des prestations ou avez des placements, vous devrez également présenter des documents pour donner aux prêteurs une image complète de votre revenu.
Comment puis-je protéger les documents financiers?
Les documents papier et électroniques doivent être protégés contre la perte, l’endommagement et le vol. Les documents financiers peuvent être très précieux pour les criminels qui cherchent à commettre un vol d’identité, en particulier les relevés bancaires et les factures de services publics, qui peuvent être utilisés comme preuve d’identité ou d’adresse. Les déclarations perdues ou détruites peuvent également être pénibles si vous devez prouver vos revenus ou résoudre un litige concernant un produit financier.
Les documents papier que vous souhaitez conserver doivent être stockés en lieu sûr, comme un classeur verrouillé ou même dans un coffre-fort si vous en avez un. Les documents plus anciens, que vous avez décidé de ne pas conserver, doivent être déchiquetés avant d’être jetés à la poubelle ou à la poubelle. Déchirer une lettre n’est pas toujours suffisant, car elle peut être reconstituée pour révéler des informations clés.
Les documents électroniques doivent également être verrouillés à l’aide de mots de passe sécurisés et de cryptage. Si vous stockez des relevés bancaires ou des factures dans votre courrier électronique ou sur un serveur cloud, assurez-vous d’utiliser un mot de passe fort et aléatoire pour le compte et activez la vérification en deux étapes si possible. Si vous stockez des documents sur un disque dur, assurez-vous qu’ils se trouvent dans un dossier protégé par mot de passe sur un ordinateur sécurisé.
Si vous vous débarrassez d’un ordinateur ou d’un disque dur, assurez-vous de transférer les fichiers dans un endroit sécurisé, puis effacez le lecteur pour effacer tous les fichiers. La simple suppression des fichiers ne suffit pas toujours, car ils peuvent être récupérés avec le bon logiciel. Des programmes spécialisés peuvent être téléchargés qui écraseront les anciennes données, et il existe également des services qui offrent un « déchiquetage » du disque dur, qui détruira physiquement les anciens ordinateurs et disques durs.
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