Bien que le monde évolue de plus en plus vers des bureaux sans papier, la réalité est que la plupart des entreprises fonctionnent toujours avec beaucoup de paperasse. Bien que de nombreux documents doivent être conservés, vous savez qu’il y en a beaucoup qui peuvent être jetés. Certains documents à faible risque peuvent potentiellement être jetés ou recyclés, mais de nombreux documents à haut risque contiennent des informations sensibles qui pourraient vous mettre en danger, vous et votre entreprise, si elles sont obtenues par quelqu’un à des fins malveillantes.
Quels Documents Dois-Je Déchiqueter ?
Suivre les périodes de déchiquetage et de conservation des différents documents peut sembler un travail à temps plein tout seul. Alors, quels documents devriez-vous déchiqueter et quand devriez-vous les déchiqueter?
Bien que votre entreprise puisse varier, certains documents doivent être déchiquetés pour votre propre sécurité. Pour l’instant, nous allons nous en tenir à cinq types de documents qui devraient figurer en tête de votre liste.
- Factures de cartes de crédit et de services publics
- Relevés bancaires
- Formulaires I-9
- Formulaires W-2 et W-4
- Dossiers fiscaux
Les relevés de cartes de crédit et les factures de services publics sont des documents qui devraient figurer en tête de liste pour le déchiquetage. Les factures de cette nature ont tendance à contenir des informations très sensibles. Donc, une fois le paiement confirmé et que vous n’avez plus besoin de référencer cette facture, assurez-vous que le document est détruit.
Aussi tentant qu’il soit de conserver ce genre de factures même après avoir reçu une confirmation de paiement et une résolution, la meilleure façon de prévenir le vol d’identité de ces documents est de les détruire. Cela dit, si ces factures sont pertinentes pour vos déclarations de revenus, les directives de déchiquetage ci-dessous s’appliquent.
Il est recommandé de s’accrocher aux relevés bancaires pendant un an, puis de les déchiqueter. Même chose pour les talons de paie. Encore une fois, ce sont des documents qui contiennent le genre d’informations financières importantes qui identifient les voleurs.
Si vous souhaitez recevoir vos relevés bancaires en ligne – ou vos factures d’ailleurs -, vous voudrez vous assurer que votre entreprise va sans papier en toute sécurité.
Les formulaires fiscaux I-9 affirment l’identité d’un employé et doivent être conservés pendant trois ans ou pendant 1 an après la cessation d’emploi d’un employé, selon la durée la plus longue, ce qui signifie généralement trois ans. Ces documents contiennent toutes les informations dont quelqu’un aurait besoin pour voler l’identité de quelqu’un et doivent être détruits en toute sécurité et en toute sécurité.
Vous devez détruire en toute sécurité les documents W-2 et W-4 après les avoir conservés pendant quatre ans. Encore une fois, il s’agit de documents personnels contenant des informations très sensibles telles que les numéros de sécurité sociale et les codes d’identification fiscale.
Une entreprise devrait conserver les dossiers fiscaux pendant trois ans, car vous pouvez modifier une déclaration de revenus dans ce délai. Sept ans est le nombre conventionnel car si l’IRS devait vous auditer, il aurait besoin de ces informations avant que vous puissiez détruire ces documents en toute sécurité.
Dois-Je Déchiqueter Les Relevés Des Comptes Fermés?
Oui. Une fois que vous avez la confirmation que le compte est fermé et que l’argent a été transféré (ou retiré), vous devez détruire les relevés et autres informations sensibles liées au compte. Il en va de même pour les cartes de crédit expirées et autres documents similaires. Toutefois, si l’un de ces registres peut être requis pour une vérification, les règles relatives aux registres fiscaux s’appliquent et devraient être détruites après l’expiration de cette période.
Comment Disposez-Vous Des Documents Commerciaux?
Bien que certaines personnes se sentent en sécurité en utilisant une déchiqueteuse à domicile pour s’occuper de leurs besoins en matière de destruction de documents, elles ne sont pas équipées pour le grand volume de documents dont disposent de nombreuses entreprises. Le déchiquetage personnel peut également prendre du temps et n’est pas aussi sécurisé que l’utilisation d’un service professionnel. La destruction correcte des documents n’est pas seulement quelque chose à faire par gentillesse de votre cœur non plus it c’est la loi.
Les Entrepôts Sont Les Experts Dans La Gestion de Vos Besoins en Matière de Destruction de documents
Les professionnels des Entrepôts sont équipés pour vous aider à gérer tous vos besoins en matière de sécurité et de destruction de documents. Nous offrons un stockage sécurisé des documents pour garder les documents sensibles hors site. Nous avons également des unités de déchiquetage mobiles pour venir directement à votre bureau, récupérer vos documents sur place et les détruire immédiatement pour vous donner la tranquillité d’esprit. Vous pouvez planifier régulièrement nos unités de déchiquetage mobiles pour sécuriser et désencombrer votre bureau. Contactez les spécialistes de l’information des entrepôts dès aujourd’hui pour obtenir un devis gratuit.