Qu’est-ce qu’un Dossier des employés?
Les employeurs doivent utiliser un fichier des employés pour saisir et conserver tous les documents relatifs aux RH, à la paie, aux avantages sociaux et à la conformité au même endroit. Avec l’évolution de la technologie RH, les employeurs devraient stocker tous les documents personnels essentiels pour chaque employé dans leur système RH. Le défaut de maintenir et de produire correctement la documentation peut entraîner des violations de la conformité ou des amendes potentielles.
Les documents protégés par les lois sur la protection de la vie privée, tels que les dossiers médicaux/d’assurance et la vérification des références/antécédents, ne devraient pas être inclus dans le dossier de base de l’employé.
Voici un instantané des éléments pouvant être inclus dans un fichier d’employé de base:
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Description du poste
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Candidature et/ou CV
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Offre d’emploi
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Formulaire IRS W-4
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Réception ou accusé de réception signé du manuel de l’employé
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Évaluations du rendement
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Formulaires relatifs aux avantages sociaux
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Formulaires fournissant des contacts d’urgence
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Plaintes des clients et/ou des collègues
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Prix ou citations pour une excellente performance
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Registres de présence ou d’achèvement de programmes de formation
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Avertissements et/ou autres mesures disciplinaires
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Notes sur la présence ou le retard
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Tout contrat, accord écrit, reçu ou accusé de réception entre l’employé et l’employeur
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Documents relatifs au départ du travailleur de l’entreprise
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