Définir clairement la portée de votre projet aide à gérer efficacement les attentes des parties prenantes et garantit que tous les éléments du projet sont alignés sur les objectifs, augmentant ainsi les chances de succès. Voici ce que vous devez savoir sur la définition de la portée du projet.
Définition de la portée du projet
La portée du projet est un aperçu détaillé de tous les aspects d’un projet, y compris toutes les activités connexes, les ressources, les échéanciers et les produits livrables, ainsi que les limites du projet. La portée d’un projet décrit également les principales parties prenantes, les processus, les hypothèses et les contraintes, ainsi que le sujet du projet, ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.Toutes ces informations essentielles sont documentées dans un énoncé de portée.
L’énoncé de portée du projet
L’énoncé de portée du projet est un document clé qui fournit à toutes les parties prenantes une compréhension claire des raisons pour lesquelles le projet a été lancé et définit ses objectifs clés. La plupart des énoncés de portée du projet incluront ces éléments.
- Un énoncé des travaux de projet (ÉT), qui est une ventilation détaillée de tous les travaux à effectuer par une équipe de projet et de tous les éléments importants qui peuvent avoir une incidence sur le résultat
- Contraintes qui pourraient limiter ou avoir une incidence négative sur le résultat du projet, y compris les ressources, les problèmes d’approvisionnement, le calendrier ou le manque d’information
- Exclusions de portée, qui peuvent être tout ce qui ne fera pas partie du projet ou de ses produits livrables
- Jalons qui fournissent la date exacte à laquelle quelque chose sera livré ou terminé
- Les livrables finaux qui seront être fourni au client à la fin du projet — par exemple, un rapport, une fonctionnalité logicielle, toute analyse ou analyse de processus, ou tout produit ou service dont un client a besoin
- Critères d’acceptation qui précisent exactement comment le succès sera mesuré
- Approbation finale par laquelle le client approuvera l’énoncé de portée confirmant que tous les paramètres ont été inclus et que le document est complet et exact
Étapes clés pour définir la portée de votre projet
Définir correctement la portée d’un projet est la clé d’une gestion réussie de votre projet. Voici les étapes à suivre pour définir la portée de votre projet.
- Travailler avec les parties prenantes clés pour définir et créer un énoncé de portée en identifiant ce qui est dans la portée et hors de la portée. La collaboration avec les parties prenantes permet de s’assurer que les choses essentielles ne tombent pas entre les mailles du filet.
- Identifiez, documentez et communiquez les hypothèses. Les hypothèses sont les éléments liés au projet qui sont supposés être vrais pour la durée du projet. Des hypothèses sont nécessaires pour fournir une estimation du coût et du calendrier de réalisation de la portée du projet pendant la phase de planification d’un projet.
- Obtenez une adhésion pour l’énoncé de portée auprès des parties prenantes les plus touchées pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Exemple de portée de projet
Supposons que vous soyez un chef de projet définissant la portée d’un projet de marketing de contenu. Un énoncé de portée de projet très simple peut inclure ce qui suit.
Introduction
Ce projet de marketing de contenu est entrepris pour la société XYZ dans le but de créer un article à publier sur leur site afin de créer une notoriété de la marque.
Portée du projet
Ce projet comprendra la recherche, la stratégie de contenu, la rédaction de l’article et sa publication sur le site Web de XYZ sous le blog XYZ. Il comprendra également le partage de l’article sur les médias sociaux pour le mois d’avril 2020. Toutes les activités seront menées par Joe Smith de la société ABC.
Livrables du projet
Les livrables du projet comprendront un article écrit bien documenté de jusqu’à 1 000 mots à livrer par courrier électronique à [email protected] au plus tard à ___ date.
Critères d’acceptation du projet
Jane chez XYZ Company examinera et approuvera la version finale de l’article avant sa publication.
Exclusions de projet
Ce projet ne comprendra pas le paiement à des fournisseurs externes pour la recherche ou les services externalisés.
Contraintes de projet
Les contraintes peuvent inclure des retards de communication, des changements de portée ou des difficultés techniques.
Une fois que l’énoncé de la portée du projet est terminé et approuvé, et qu’un projet est en cours, la portée du projet devra être gérée avec soin pour éviter le fluage de la portée.
Qu’est-ce que le fluage de la portée?
Scrope fluage désigne un scénario dans lequel des changements surviennent après le démarrage du projet et les changements ne sont pas définis ou anticipés dans l’énoncé de portée. Lorsque le glissement de la portée se produit, il peut avoir un impact négatif sur le calendrier du projet, la qualité des livrables, les ressources, le budget et d’autres aspects. La gestion de la portée de votre projet peut vous aider à éviter les mauvaises surprises.
Gestion de la portée du projet
En plus de l’examen et du suivi continus des activités du projet, il convient de prendre des mesures pour gérer la portée du projet afin d’éviter le fluage de la portée.
- Déterminez s’il y a des changements aux exigences de votre projet. Il s’agit d’une étape essentielle car ces changements affectent directement les objectifs du projet et toutes les activités connexes.
- Identifiez l’impact des changements sur le projet. Avant de pouvoir apporter des ajustements à la portée du projet, vous devez comprendre où et comment les changements ont un impact sur le résultat.
- Obtenir l’approbation des changements avant de procéder à un changement d’activités ou de direction.
- Mettre en œuvre les modifications approuvées en temps opportun afin de réduire les retards et les risques.
Modèle de portée du projet
– Portée du projet
Introduction
L’introduction fournit un aperçu général du projet.
Portée du projet
Indiquez la portée du projet. Cela devrait inclure ce que le projet fait et n’inclut pas. Cela aidera à clarifier ce qui est inclus dans le projet et à éviter toute confusion de la part des membres de l’équipe du projet et des parties prenantes.
Livrables du projet
Indiquez les livrables prévus pour le projet.
Critères d’acceptation du projet
Définissez les critères d’acceptation. Quels objectifs seront atteints et comment le succès sera-t-il mesuré?
Exclusions du projet
Ce qui n’est pas inclus dans la portée de ce projet.
Contraintes du projet
Indiquez les contraintes du projet, les dates fixes, les limitations du personnel ou de l’équipement, les contraintes financières ou budgétaires, ou les limitations techniques.
En ayant une compréhension solide de l’objectif d’un projet et en définissant, documentant et gérant clairement la portée de votre projet, vous pouvez vous assurer que vous êtes bien placé pour mener à bien un projet sans avoir à gérer le glissement de la portée.